Die Barauszahlung bestimmt, wie eine Organisation, wie ein Unternehmen oder eine Regierungsbehörde, die Verwendung von Geldern regelt. Auszahlungen erfolgen an verschiedene Bereiche des Unternehmens oder an verschiedene Konten, die für Leistungen an Arbeitnehmer und für andere Zwecke eingerichtet sind. Organisationen entwickeln interne Kontrollen oder selbst erstellte Regeln und Vorschriften, um auf diese Weise Geld auszuzahlen. Solche internen Kontrollen sind normalerweise für das Funktionieren der Organisation erforderlich, sie weisen jedoch inhärente Schwächen auf, die die Führungskräfte der Organisation feststellen sollten.
Unsachgemäße Bedienelemente
Interne Kontrollen werden vom Unternehmen erstellt und festgelegt, in der Regel von einem Verwaltungsrat für ein Unternehmen, aber von Führungskräften in allen Arten von Organisationen. Diese Entscheidungen sind nicht immer angemessen. Kontrollen können in einigen Bereichen zu lasch sein, Sicherheitsbedenken hervorrufen und in anderen zu streng, was zu zeitraubenden und unangemessenen Verzögerungen bei der Finanzierung führt. Dies ist ein Grund, warum Organisationen sich entscheiden könnten, speziell für interne Kontrollen zu prüfen, um eine externe Meinung einzuholen.
Fehlende Steuerelemente und spezifische Umstände
Wenn interne Kontrollen nicht durch eine externe Behörde geregelt werden, besteht die Möglichkeit, dass einige erforderliche Kontrollen übersprungen werden. Beispielsweise verfügt eine Organisation möglicherweise über detaillierte Kontrollen für Barauszahlungen für normale Geschäftsprojekte, kann jedoch bei Auszahlungen für ein neues Zuschussprogramm schaden, nur weil für diesen Umstand keine Regeln erstellt wurden. Solche blinden Flecken können bei unzureichenden Kontrollen zu zukünftigen Problemen führen.
Rechenschaftspflicht
Verantwortlichkeit bezieht sich auf die Sicherheit der internen Kontrollen und ihre Fähigkeit, Fehlverhalten und Missbrauch zu widerstehen. Bei großen Barauszahlungen sind Unterschlagung und andere Arten von Diebstahl oder Betrug möglich. Interne Kontrollen mit fehlerhaften Nachverfolgungssystemen (z. B. keine Anmeldungen beim System) oder andere Probleme haben schlechte Verantwortlichkeitsfunktionen. Sie schaffen Lücken, durch die ein Unternehmen durch skrupelloses Verhalten Geld verlieren kann.
Kontinuierliche Anpassungsprobleme
Geldauszahlungen werden im gesamten Leben einer Organisation selten auf dieselbe Weise vorgenommen. Zulassungssysteme und -prozesse ändern sich mit der Organisationsform und der Entwicklung neuer Technologien. Sicherheitsmaßnahmen können die Kanäle ändern, durch die sich Bargeld bewegt. Neue behördliche Vorschriften können weitere Schritte hinzufügen. Die internen Kontrollen ändern sich jedoch möglicherweise nicht so schnell, sodass eine Organisation im Rückstand bleibt, wenn sie versucht, die neuen Anforderungen mit veralteten Strategien zu erfüllen.
