Wenn Sie sich in einem Ausschuss befinden und einen Bericht erstellen müssen, um Ihre Sitzung zu besprechen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie auf die Sitzung vorbereitet sind und die Grundlagen für das Schreiben eines Ausschussberichts verstehen. Wenn Sie mehrere Schritte ausführen, können Sie von Anfang bis Ende durchlaufen. Sie haben einen vollständigen Bericht, den Sie der Person oder Gruppe zur Verfügung stellen können, um die Fortschritte Ihres Ausschusses zu überwachen.
Bringen Sie Stift und Papier oder einen Laptop mit zu Ihrer Ausschusssitzung. Notieren Sie sich Datum, Uhrzeit, Teilnehmer, Titel und Dauer der Besprechung. Schreiben Sie die Themen auf die Tagesordnung und das, was möglicherweise ohne Zeitangabe besprochen wurde. Notieren Sie sich, wer zustimmte und wer nicht zustimmte, den Grund und andere wichtige Informationen, die während des Meetings aufgetreten sind. Wenn ein Ausschussthema nicht vereinbart wurde und der Ausschuss beschlossen hat, die Diskussion bis zu einer zukünftigen Sitzung vorzuschlagen, stellen Sie sicher, dass Sie dies zur Kenntnis nehmen und wann der Ausschuss sich erneut zu diesem Thema trifft.
Erstellen Sie aus Ihren Notizen einen Bericht, in dem die Besprechung eingehender geprüft wird. Dabei werden alle Informationen in einem organisierten Format angezeigt. Sie können mit einer Titelseite beginnen, die Datum, Uhrzeit, Dauer der Besprechung und die Teilnehmer enthält.
Fahren Sie fort, indem Sie das erste Thema der Ausschusssitzung sowie detaillierte Informationen darüber, was besprochen und entschieden wurde, einschließlich der Informationen zu den Stimmen des Ausschusses, schreiben. Gehen Sie jedes Thema durch und machen Sie dasselbe. Abhängig von der Art des Ausschusses und dem Grund für die Sitzung möchten Sie möglicherweise potenzielle Risikofaktoren einschließen, wenn eine Maßnahme nicht befolgt wird oder wenn eine Maßnahme nicht bestimmt wird. Schreiben Sie, wenn der Ausschuss sich wieder treffen wird. Schreiben Sie eine Liste der Personen, die den Bericht erhalten, am Ende der Liste.
Lesen Sie den Bericht durch, um sicherzustellen, dass das Dokument frei von Satzzeichen und Grammatikfehlern ist. Überprüfen Sie den Ausschussbericht, um sicherzustellen, dass der Inhalt korrekt ist, und überprüfen Sie Ihre Notizen. Überarbeiten Sie das Dokument nach Bedarf, bevor Sie einen vollständigen Besprechungsbericht abschließen.
Machen Sie Kopien und stellen Sie den Bericht den Teilnehmern sowie dem Verwaltungsrat, anderen Ausschüssen, Managern oder anderen Personen zur Verfügung, falls dies relevant ist.
Tipps
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Wenn Sie die Besprechung lieber auf Band aufnehmen möchten, vergewissern Sie sich vor dem Aufzeichnen der Besprechung, dass Sie die Erlaubnis jedes Ausschussmitglieds besitzen.
Warnung
Vermeiden Sie es, Informationen in den Bericht aufzunehmen, die vom Thema ablenken, um Füller zu vermeiden, und halten Sie sich an die Fakten. Wenn jemand im Ausschuss anfing, über seine Kinder zu sprechen, sollten Sie dies nicht einschließen, es sei denn, es handelt sich um eine Arbeit, die das Komitee leistet, beispielsweise ein Leseprogramm für Kinder.
