Selbst in einem Ein-Personen-Büro ist die Organisation von Büroabläufen für den effizienten Betrieb eines Unternehmens unerlässlich. Durch das Erstellen einer Reihe von organisierten Prozeduren wird das Führen eines Unternehmens vereinfacht und der Zeitaufwand für Overhead-Aufgaben wie Ablegen, Kaufen und grundlegende Papierarbeit verringert.
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Erstellen Sie eine Liste von Prozeduren, die organisiert werden müssen. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Büroabläufe auflisten, die Sie in der Zukunft erwarten, auch wenn sie selten ausgeführt werden.
Bestimmen Sie die Person, die aktuell für jedes Amtsverfahren verantwortlich ist. Wenn mehrere Personen dafür verantwortlich sind, ermitteln Sie die Person, die das Verfahren am effektivsten durchführt oder die sich am besten mit der Beschreibung des Verfahrens befasst.
Bitten Sie darum, dass jede Person eine detaillierte Beschreibung ihrer Arbeitsweise aufzeichnet. Stellen Sie sicher, dass jede Person ein schrittweises, klares Format hat, indem Sie eine Vorlage oder ein Beispiel für die Beschreibung der einzelnen Office-Verfahrensbeschreibungen bereitstellen. Bitten Sie darum, dass jede Person eine Kopie ihrer Beschreibung in einem gemeinsamen Textformat bereitstellt.
Kombinieren Sie alle Beschreibungen der Office-Prozeduren in einem einzigen Masterdokument, das nach Funktionen in Kapitel unterteilt ist. Gruppieren Sie beispielsweise alle Buchungsvorgänge in einem einzigen Kapitel, alle Versandvorgänge in einem anderen Kapitel.
Drucken Sie das vollständige Dokument aus und stellen Sie Ihren Mitarbeitern mindestens einen dreifachen Ringbinder mit allen Büroprozeduren zur Verfügung. Stellen Sie jedem Mitarbeiter ein separates Dokument zur Verfügung, das alle für ihn verantwortlichen Amtsverfahren abdeckt, und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter die Dokumente lesen, die sich auf die regelmäßig von ihnen durchgeführten Amtsverfahren beziehen.
