Jeder kann den Anblick einer geschäftigen, hochrangigen Führungskraft, die hinter einem großen Schreibtisch sitzt, ohne ein Stück Papier - geschweige denn einen Staubkorn - in Sicht nehmen. Scheinwerfer glauben an die Realität, denn diese Führungskraft ist wahrscheinlich genauso beschäftigt wie Sie, aber er hat einen Weg gefunden, seine Arbeitsbelastung im Büro zu organisieren. Sie können auch, solange Sie ein System entwickeln, das für Sie funktioniert. Dies kann bedeuten, dass Sie einige bewährte Techniken anwenden und andere abweisen.Denken Sie wie diese Führungskraft daran, dass Sie verantwortlich sind und dass Sie die Kontrolle über Ihre Arbeitslast übernehmen müssen, bevor sie die Kontrolle über Sie übernimmt.
Richten Sie ein Ablagesystem ein - elektronisch und auf Papier -, damit Sie nach der Prüfung sofort auf Informationen verzichten können. Viele Geschäftsleute sind "Master-Stacker", was bedeutet, dass sie dazu neigen, Papierstapel anzulegen, die sie schließlich überfordern. Verpflichten Sie sich, an einem Projekt zu arbeiten, und legen Sie es anschließend ab, wenn Sie fertig sind. Richten Sie für Papierdateien ein farbcodiertes Dateisystem ein, wobei jede Farbe eine Nachricht bezeichnet, die für Sie von Bedeutung ist. Implementieren Sie beispielsweise ein dreifarbiges Hierarchiesystem, in dem Grün "hohe Priorität" bedeutet, Gelb "moderate Priorität" und Rot "niedrige Priorität". Verwenden Sie ein zweifarbiges System, um die Anzahl der Dateien auf Ihrem Schreibtisch zu reduzieren. Folgen Sie der gleichen Logik, um ein Computer-Ablagesystem zu erstellen.
Erstellen Sie eine tägliche To-Do-Liste, und behalten Sie sie immer bei sich, damit Sie stets auf dem Laufenden sind. Kreuzen Sie Aufgaben ab, wenn Sie sie abschließen. Behalten Sie stets einen Kalender bei sich, und führen Sie gegebenenfalls einen Querverweis durch. Überprüfen Sie Ihre To-Do-Liste am Ende eines jeden Tages und am Anfang eines jeden neuen Tages, um Ihre täglichen Verpflichtungen zu festigen.
Legen Sie Fristen und Termine für jede dieser Aufgaben fest, optimistisch aber auch realistisch. Achten Sie besonders auf die Zeit, die Sie für das Lesen und Beantworten von E-Mails benötigen, da es unglaublich einfach ist, in den zeitaufwändigen "E-Mail-Vortex" hineingezogen zu werden. Markieren Sie Ihre E-Mails mit Nachrichten mit hoher Priorität, um Ihre Bemühungen zu konzentrieren - und Entscheiden Sie dann, ob Sie entsprechend reagieren möchten.
Beginnen Sie Telefongespräche und Meetings mit einer Schätzung der Dauer - und beobachten Sie dann die Uhr und halten Sie sich an den Plan. Die Menschen werden Ihre Disziplin respektieren, wenn Sie so etwas sagen: "Da ich weiß, dass wir alle beschäftigt sind, versuchen wir unser Bestes, um diesen Anruf oder dieses Meeting auf 30 Minuten zu beschränken."
Legen Sie Grenzen für Kollegen fest, die versuchen können, Sie bei einem längeren Mittagessen oder einem langwierigen Gespräch über ihr schreckliches Blind Date am Abend zuvor zu verführen. Während einige soziale Interaktionen für den Aufbau von Beziehungen zwischen Kollegen wichtig sind, sollten Sie darauf achten, dass sie nicht außer Kontrolle geraten und Ihren ansonsten gut strukturierten Arbeitstag mit einem Curveball belasten.
Überdenken Sie das Multitasking erneut. Sie denken vielleicht, dass das Telefonieren, das Schreiben einer E-Mail und das Überprüfen eines Marketingvorschlags Sie zu einem hervorragenden Mitarbeiter machen. In der Tat können Sie Ihre Aufmerksamkeit jedoch zerstreuen und sind stattdessen kontraproduktiv. Wenn Sie müssen, zwingen Sie sich, Ihre Aufmerksamkeit auf eine Aufgabe zu konzentrieren, und vergleichen Sie die Ergebnisse mit dem Multitasking-Modus zum Organisieren Ihrer Arbeitslast.
Bewerten Sie Ihre aktuelle Arbeitsbelastung, bevor Sie zustimmen, neue Verantwortlichkeiten zu übernehmen. Obwohl viele Mitarbeiter davon ausgehen, dass sie solche Anfragen nicht ablehnen und niemals ablehnen sollten, sollten Sie sorgfältig überlegen, ob Sie Zeit haben, um die Aufgaben auszuführen und ob sie nach Ihren eigenen hohen Standards ausgeführt werden können.
Wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten, um sicherzustellen, dass Sie mit Ihrem Plan zur Organisation Ihrer Büroarbeit auf dem richtigen Weg sind. Überprüfen Sie Ihren „Aktionsplan“ und bitten Sie um Feedback.
