Eine Aufgabe ist eine Arbeitseinheit. Der Umfang einer Aufgabe kann von einer Angelegenheit, die minimale Arbeit erfordert, bis hin zu einer Aufgabe, die beträchtliche Arbeit erfordert, die eine Vielzahl von Unteraufgaben zur Ausführung umfasst. Aufgaben beziehen sich im Allgemeinen auf bestimmte, zeitlich begrenzte Ziele und Ziele. Daher ist das Organisieren und Verfolgen von Aufgaben wichtig, um Ziele und Ziele zu erreichen. Durch das Festlegen von Aufgaben auf Papier oder eines Computerprogramms übernehmen Sie die Kontrolle über Ihren Tag und letztendlich Ihre kurzfristigen und langfristigen Ziele.
Artikel, die Sie benötigen
-
Aufgabenliste
-
Kalender
Gehen Sie Ihre Aufgabenliste durch und platzieren Sie einen numerischen Wert für jedes Element basierend auf seiner gemessenen Priorität. Dies ordnet Ihre Aktionen so an, dass Sie die besten Chancen haben, im Laufe des Tages die größte Wirkung zu erzielen. Priorisieren Sie Aufgaben, indem Sie die Wichtigkeit jeder Aufgabe für Ihre Ziele und Ziele festlegen. Einige Aufgaben haben ein natürliches Gefühl der Dringlichkeit, während andere eine Pause einlegen können, um zu beurteilen, ob sie überhaupt eine Bedeutung haben.
Schätzen Sie den Zeitbedarf für die Ausführung jeder Aufgabe. Platzieren Sie einen Zeitbereich, der die minimale und maximale Zeitzuordnung für die Ausführung jeder Aufgabe festlegt. Die zum Abschließen einer Aufgabe erforderliche Zeit kann sich auf die Priorität des Tages auswirken. Beispielsweise kann eine einfache Aufgabe, deren Abschluss fünf Minuten in Anspruch nimmt, Vorrang vor einer Aufgabe mit relativ größerer Wichtigkeit haben, für deren Abschluss drei bis fünf Stunden erforderlich sind. Aufgaben, für deren Abschluss längere Zeiträume erforderlich sind, müssen natürlich über einen längeren Zeitraum kalendert werden.
Legen Sie Fristen für jede Aufgabe fest. Fristen fokussieren Ihre Aufmerksamkeit und fördern Ihre Einhaltung. Für einige Aufgaben gelten Fristen, die von externen Parteien festgelegt werden, z. B. von Kunden oder externen Institutionen. Für andere Aufgaben müssen Sie eine Frist festlegen. Dies wird durch Faktoren wie die für die Erledigung der Aufgabe erforderliche Zeit und die Frage, ob die Arbeit anderer erforderlich ist, um die Aufgabe zu erledigen, bestimmt. Beim Delegieren von Aufgabenzuweisungen hilft es auch, Anforderungen mit Terminen zu liefern, die etwas vor Ihrer eigenen Frist für die Aufgabe liegen.
Aufgaben planen Dazu müssen Sie entscheiden, wie Sie Aufgaben und Aktivitäten in Ihrem Kalender anordnen. Berücksichtigen Sie die natürliche Beziehung zwischen Aufgaben, wenn Sie sie planen. Sie erhalten die größtmögliche Effizienz, wenn Sie ähnliche Aufgaben bündeln, z. B. die Fakturierung für verschiedene Projekte zu einem bestimmten Zeitpunkt. Berücksichtigen Sie beim Planen von Aufgaben auch Ihre persönlichen Energiespitzen im Tagesverlauf. Wenn Ihre mentale Stärke während der Morgenstunden ansteigt, planen Sie Aufgaben ein, die während dieser Zeit eine optimale mentale Aufmerksamkeit erfordern. Wenn Ihre Energie um 15.00 Uhr nachlässt, ist dies möglicherweise die beste Zeit, um einfache Aufgaben zu planen.
Sei flexibel. Sie können Prioritäten setzen, Termine festlegen und Aufgaben so planen, dass Ihre Zeit möglichst effizient genutzt wird, nur um einen Anruf von jemandem zu erhalten, dessen eigene Dringlichkeitsliste Ihre Zeit und Aufmerksamkeit erfordert. Lassen Sie sich nicht Ihre Bemühungen entgleisen. Zeitmanagementtechniken umfassen die Berücksichtigung der Flex-Zeit in Ihrem Tagesablauf. Wenn dies eine sinnvolle Option ist, legen Sie bestimmte Zeiträume als "störungsfreie Zeit" für Aufgaben fest, die ein hohes Maß an Konzentration erfordern.
Verfolge und markiere deinen Fortschritt. Entwickeln Sie ein visuelles Flussdiagramm oder ein Diagramm Ihrer Aufgabenliste, in dem die Aktivitäten nacheinander ablaufen. Entwickeln Sie individuelle Aktivitätsflussdiagramme für Hauptaufgaben, die eine Reihe von Unteraufgaben enthalten. Wenn Sie Aufgaben und Unteraufgaben erledigen, kreuzen Sie sie von Ihrer Liste ab. Überprüfen Sie am Ende eines jeden Tages und am Ende jeder Arbeitswoche Ihre Fortschritte und ordnen Sie Ihre Aufgaben mit neuen Listen und Diagrammen für den neuen Tag und die neue Woche neu an.
Tipps
-
Stellen Sie fest, ob Sie über ausreichende Ressourcen zum Abschließen einer Aufgabe verfügen. Die Qualität der Arbeit ist im Allgemeinen wichtiger als das Einhalten einer Frist.
