Wenn Sie stundenlang nach einem bestimmten Dokument oder einer bestimmten Datei suchen, kann es an der Zeit sein, das Organisationssystem Ihres Büros zu überarbeiten. Wenn Sie über viele Dateien und Ordner verfügen, kann es einige Zeit dauern, bis alle durchlaufen und organisiert sind. Am Ende wird es sich jedoch lohnen, denn Sie werden genau wissen, wo Sie alles finden können. Wenn Sie sich überfordert fühlen, das gesamte Büro auf einmal in Angriff zu nehmen, gehen Sie jeden Tag durch nur einen Bereich, bis Sie fertig sind.
Artikel, die Sie benötigen
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Posteingang / Postausgang
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Dateien
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Ordner
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Etiketten
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Aktenschrank / Aktenschrank
Platzieren Sie einen Posteingang und einen Postausgang an einer Ecke Ihres Schreibtischs. Bewahren Sie alle ausgehenden Rechnungen, Mitteilungen und sonstigen Elemente für den Versand oder die Verteilung im Postausgang auf. Versenden Sie diese Artikel täglich. Eingehende Dateien, Dokumente und E-Mails in den Posteingang legen. Täglich handeln oder diese Elemente ablegen; So werden sie nicht unübersichtlich.
Erstellen Sie Kategorien für Ihre Dateien und Ordner. Diese variieren je nach Geschäftsart. Einige Kategorien können offensichtliche Labels enthalten, wie Kunden, Steuerinformationen, Anbieter und anstehende Projekte. Konzentrieren Sie sich darauf, alle Ihre Dokumente in diese großen Kategorien einzuordnen.
Unterteilen Sie ggf. die großen Kategorien in kleinere Unterkategorien. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise über Kunden verfügt, erstellen Sie für jeden Kunden einen Ordner. Wenn die Dokumente eines Kunden zu zahlreich sind, um in einen Ordner zu passen, teilen Sie diese Kategorie noch weiter auf. Trennen Sie die Clientdatei in verschiedene Ordner für verschiedene Dokumenttypen.
Beschriften Sie alle Ihre Dateien. CNN Money empfiehlt, Dateien entsprechend Ihrer Suchkriterien zu kennzeichnen. Anstatt eine obskure Datei mit „Formular 27G-28A“ zu beschriften, beschriften Sie sie mit „Rechnungen“ oder einer ähnlichen zutreffenden Kategorie. Dies erleichtert das schnelle Auffinden von Dokumenten.
Legen Sie alle Ihre Dokumente in einen Aktenschrank, einen Aktenkasten oder einen ähnlichen Behälter. Wenn Sie über viele Dateien verfügen, behalten Sie die am häufigsten verwendeten Dateien neben Ihrem Schreibtisch. Wenn Sie keine Bürofläche mehr haben, bewahren Sie die Dateien, die Sie nur einmal pro Jahr verwenden dürfen, in einem separaten Schrankfach oder in einem anderen Raum auf.
Bewahren Sie einen separaten Stapel von für den Papierkorb bestimmten Dokumenten auf, während Sie Ihre Dateien durchsuchen. Die rechtzeitige Vernichtung alter und irrelevanter Dokumente ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung eines organisierten Büros. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie über ein Dokument verfügen können, legen Sie einen Ordner für möglichen Papierkorb fest und bewahren Sie das Dokument dort auf, bis Sie es vernichten können.
