Das Sitzungsprotokoll ist eine Aufzeichnung aller wichtigen Informationen und aller Entscheidungen, die während eines Geschäftstreffens getroffen werden. Normalerweise zeichnet ein ausgewiesener Protokollführer das Meeting auf Papier oder auf einem Laptop auf. Sitzungsprotokolle stellen sicher, dass nichts von Bedeutung in einer Besprechung vergessen wird und verhindern künftige Meinungsverschiedenheiten über das, was die Teilnehmer gesagt haben. Sitzungsprotokolle sind auch hilfreich für Personen, die nicht an einem Meeting teilnehmen konnten. Stellen Sie sicher, dass Sie alles ordnungsgemäß aufzeichnen, indem Sie die Richtlinien für einige Sitzungsprotokolle befolgen.
Sammeln Sie vor dem Beginn der Sitzung Informationen vom Gastgeber, z. B. die Namen aller Teilnehmer, den Zweck der Sitzung und die Tagesordnung der Sitzung. Dies hilft Ihnen, in der Diskussion mitzumachen. Sie können sich besser auf das Protokollieren konzentrieren, wenn Sie nicht an dem Meeting teilnehmen. Bestätigen Sie Ihre Rolle beim Gastgeber, wenn Sie sich nicht sicher sind.
Hören Sie genau zu, sobald das Meeting beginnt. Vermeiden Sie Ablenkungen wie Mobiltelefone oder, wenn Sie einen Laptop mitgebracht haben, Ihre E-Mails abrufen oder im Internet surfen. Bleiben Sie auf die Diskussion konzentriert.
Nimm nur die wichtigsten Punkte auf. Jedes Detail aufzuschreiben ist unmöglich und unnötig. Entscheiden Sie, was wichtig ist, indem Sie den Zweck des Meetings berücksichtigen. Notieren Sie alle Meinungen oder Vorschläge, die nicht angenommen wurden, und treffen Sie Entscheidungen.
Paraphrase wenn möglich. Es ist nicht notwendig, Aussagen wörtlich zu schreiben, und es dauert zu viel Zeit. Das Umschreiben zeigt, dass Sie verstanden haben, was die Teilnehmer diskutieren.
Nummerieren Sie Ihre Seiten, wenn Sie mit Stift und Papier schreiben, um ein Verwechseln der Papiere zu vermeiden.
Bei Bedarf Fragen stellen. Scheuen Sie sich nicht, die Besprechung zu unterbrechen oder anzuhalten, wenn Sie überprüfen müssen, was jemand gesagt hat.
Stellen Sie Fragen direkt nach dem Meeting, solange die Informationen noch in Ihrem Kopf sind, wenn Sie ein Problem klären müssen, das zu kompliziert ist, um während des Meetings angesprochen zu werden.
Schreiben Sie so objektiv wie möglich. Als Protokollgeber ist es nicht Ihre Aufgabe, Ihre Meinung zu äußern oder die Zensur zu zensieren, sondern die Aussagen unparteiisch zusammenzufassen.
Überprüfen Sie Ihre Notizen auf Rechtschreibung, Interpunktion und Klarheit, wenn Sie sie später überprüfen. Geben Sie eine gute Kopie ein, bevor Sie die Protokolle an die erforderlichen Personen verteilen.
