Überall dort, wo Menschen sind, finden Meetings statt. Kirchen, Schulen und Unternehmen halten aus irgendeinem Grund Versammlungen ab. Wenn die Protokolle ordnungsgemäß erstellt wurden, können sie leicht an andere Mitglieder der Besprechung weitergeleitet werden, die etwas bestimmtes hören müssen, insbesondere ein oder zwei Tage nach der Besprechung. So sehr wir es auch versuchen können, wir werden uns nie an alles erinnern. Deshalb ist es so wichtig, bei einem Meeting das Protokoll richtig zu nehmen.
Brauchen Minuten
Prüfen Sie, ob für Ihr Unternehmen, Ihre Kirche oder Ihre Schule das erforderliche Format für die Protokollierung von Besprechungen vorhanden ist. Manche Geschäfte haben eine bestimmte Art, wie sie Dinge gerne tun, auch wenn sie etwas vom Standard abweicht. Vergewissern Sie sich, dass Sie dem gewünschten Format folgen.
Setzen Sie sich an einen Ort, an dem Sie alle sehen und hören können. Es ist schwer, die Minuten aufzuschreiben, wenn Sie suchen, wer was gesagt hat. An einem zentralen Ort zu sitzen, ist am besten, wenn der Raum recht groß und ohne Verstärkung ist. Setzen Sie sich vor den Raum, wenn große Gruppen Mikrofone verwenden.
Schreiben Sie das Datum auf Ihre Zeitung. Halten Sie Papier und Stift bereit, bevor das Meeting beginnt, um zu verhindern, dass Sie am Anfang etwas Wichtiges verpassen. Notieren Sie sich auch, ob es sich bei diesem Meeting um ein bestimmtes Thema oder Problem handelt. Notieren Sie auch schnell die Sitzanordnung, wenn die Anzahl der Mitglieder relativ gering ist. Dies hilft Ihnen später auch, wenn Sie wissen, wer was gesagt hat.
Zeichne jeden auf, der da ist. Notieren Sie sich den Verantwortlichen des Treffens sowie diejenigen, die aus irgendeinem Grund nicht anwesend waren. Bereiten Sie, wenn möglich, im Voraus einen Überblick über das Thema vor, damit Sie etwas verfolgen können, während Sie während des Meetings ein Protokoll führen.
Schreiben Sie auf, wer was, Ideen oder Themendiskussionen und Entscheidungen zu diesen Diskussionen gesagt hat. Wenn eine Abstimmung stattfindet, notieren Sie sich, wer die Stimme abgegeben hat, wer abgeordnet wurde und wie das Ergebnis der Abstimmung war, z. B. 4 Nein zu 9 Ja.
Nehmen Sie nicht unbedingt alles auf, was während des Treffens gesagt wurde. Schreiben Sie einfach die Ideen und die Themen zusammen. Du wirst dich verrückt machen, wenn du versuchst, jedes Wort aufzuschreiben, das jede Person sagt.
Kopieren Sie Ihre Protokolle so schnell wie möglich nach dem Meeting. Dies verhindert Fehler und Gedächtnisverlust. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Rechtschreibung überprüft haben, bevor Sie die Protokolle ausdrucken und an die Teilnehmer verteilen.
