Niemand mag schlechte Nachrichten, besonders an Mitarbeiter. Wenn das Geschäft ausfällt, ist es jedoch häufig notwendig, Mitarbeiter zu entlassen oder Arbeitszeiten zu reduzieren. Diese Nachrichten sind besonders schwer in einem Brief zu schreiben, da es so aussehen mag, als würden die Empfänger, egal wie sie die Fakten angeben, wütend und verärgert sein. Glücklicherweise können Sie mit etwas Planung einen Brief schreiben, in dem die Angestellten sich leicht fallen lassen und ihnen helfen, die schwierige Natur Ihrer Entscheidung zur Reduzierung ihrer Arbeitszeiten zu verstehen.
Geben Sie das Datum ein. Überspringe ein Leerzeichen. Wenn Sie einen Brief an jeden einzelnen Mitarbeiter personalisieren, verwenden Sie die Serienbrieffunktion in Ihrem Textverarbeitungsprogramm, um die Namen und Adressen hinzuzufügen. Alternativ können Sie die interne Adresse vollständig weglassen und einen generischen Brief schreiben, wenn Sie einfach zu viele Mitarbeiter haben, um personalisierte Kopien anzufertigen.
Öffnen Sie den Brief, indem Sie "Sehr geehrter (Name des Mitarbeiters einfügen)" gefolgt von einem Doppelpunkt eingeben. Wenn Sie einen allgemeinen Brief schreiben, geben Sie "Sehr geehrter Mitarbeiter" gefolgt von einem Doppelpunkt ein.
Beginnen Sie den Brief, indem Sie den Hintergrund angeben. Erklären Sie, dass das Unternehmen Geld verliert und was Sie versucht haben, dem Niedergang entgegenzuwirken. Schreiben Sie in klarer Sprache, aber so detailliert, dass die Mitarbeiter verstehen, dass das Unternehmen schwierige Zeiten durchmacht. Erwähnen Sie die reduzierten Stunden im ersten Abschnitt nicht, da die Mitarbeiter dann wahrscheinlich nur noch aufhören zu lesen und Sie die Gelegenheit verlieren, die Situation zu erklären oder zu versuchen, ihren guten Willen zu bewahren.
Erläutern Sie die Reduzierung der Stunden im zweiten Absatz. Sei präzise. Wie viele Stunden können die Arbeiter pro Woche verlieren? Wann kehren sie gegebenenfalls zu ihrem normalen Zeitplan zurück? Die Mitarbeiter werden viele Fragen haben, und wenn sie jetzt angesprochen werden, werden Verwirrungen und Telefonanrufe im Büro vermieden.
Betonen Sie die guten Nachrichten, wenn überhaupt. Wenn Sie beispielsweise die Arbeitszeit reduzieren, um zu vermeiden, dass jemand entlassen wird, geben Sie dies an. Wenn Sie eine Strategie haben, von der Sie glauben, dass sie Ihr Geschäft bald wieder in die Gewinnzone bringen wird, lassen Sie die Mitarbeiter Ihren Optimismus spüren. Selbst wenn die guten Nachrichten relativ gering sind, wird der Mitarbeiter das Gefühl haben, dass er im besten Interesse ist.
Geben Sie im letzten Absatz Aktionsinformationen an. Wenn die Mitarbeiter zusätzliche Unterlagen ausfüllen müssen, informieren Sie sie. Vielen Dank, dass Sie sich in diesem schwierigen Prozess mit Ihnen befunden haben.
