Heutzutage haben viele Unternehmen und staatliche Stellen die Kostenrechnung durch Erstattungspläne ersetzt. Dieser Erstattungsplan verhindert, dass Mitarbeiter Unternehmens- oder Staatskostenkonten aus anderen Gründen als den genehmigten Ausgaben verwenden. Es kann jedoch schwierig sein, die Artikel auf den Quittungen zu verfolgen. In manchen Fällen vermischen sich die persönlichen Ausgaben mit den Geschäftskosten, und Sie sind dafür verantwortlich, das Problem zu melden und nur die Erstattung zu akzeptieren, die Sie für das offizielle Geschäft geschuldet haben. In diesem Fall werden Sie aufgefordert, einen Brief zu schreiben, um die Quittungen zu erläutern und zu erklären, welche Ausgaben erstattet werden müssen.
Beginnen Sie den Buchstaben, indem Sie das Datum eingeben. Überspringen Sie eine Zeile und geben Sie den Namen und den Titel der Kontaktperson, den Firmennamen und die Firmenadresse in separaten Zeilen ein. Überspringen Sie einen anderen Zeilenbereich und geben Sie "Dear Ms. (Nachname)" gefolgt von einem Doppelpunkt ein.
Identifizieren Sie sich und erklären Sie sofort den Zweck Ihres Schreibens. Zum Beispiel: "Mein Name ist Jill Harrison von der Buchhaltungsabteilung, und ich schreibe, um meine Quittungen von meiner letzten Geschäftsreise nach Akron zu erklären, um zu klären, für welche Gegenstände ich eine Erstattung erhalten sollte und welche meine persönlichen Ausgaben nicht erforderlich sind Rückerstattung."
Beschreiben Sie die Kosten, die in einer nummerierten Liste erstattet werden sollen, und verweisen Sie auf die entsprechende Quittung und das Datum der Quittung, um die Person zu unterstützen, die die Erstattung bearbeitet. Wenn Ihre Organisation auf Tagesbasis arbeitet, wobei Ihnen pro Tag nur ein bestimmter Betrag für Lebensmittel, Unterkünfte oder andere Gegenstände zugeteilt wird, müssen die Kosten pro Tag aufgeschlüsselt werden, damit der Verarbeiter sehen kann, ob Sie den Tagessatz überschritten haben.
Listen Sie die Ausgaben auf, die auf den Belegen angezeigt wurden, die Ihre persönlichen Ausgaben sind. Sie müssen nicht erklären, was diese sind. Geben Sie einfach an, dass dies Ihre persönliche Gebühr ist. Geben Sie auch eine Summe dieser Ausgaben an. Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation kann Sie auch bitten, die entsprechenden Steuerbelastungen für diese persönlichen Gegenstände aus dem Erstattungsbetrag zu streichen.
Geben Sie am Ende die Summe an, für die Sie eine Erstattung erhalten sollten, sowie die Summe der Beträge, für die Sie die Erstattung verweigern. Diese beiden Zahlen sollten sich auf den Gesamtbetrag der Einnahmen in Dollar belaufen. Geben Sie den Dollarbetrag an, für den Sie die Erstattung beantragen, und den Dollarbetrag, für den Sie die Erstattung ablehnen. Oft verlangen Organisationen, dass Sie diese Aussagen aus rechtlichen Gründen in einer klaren Sprache formulieren.
Danken Sie dem Prozessor für seine Zeit und entschuldigen Sie sich für die Unannehmlichkeiten, die Quittungen durchgehen zu müssen. Geben Sie Ihre geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse an, falls er Fragen zu den Gebühren auf den Quittungen hat.
Schließen Sie den Buchstaben mit "Mit freundlichen Grüßen" und überspringen Sie drei Zeilen. Geben Sie Ihren vollständigen Namen und Titel ein. Drucken Sie den Brief auf den Firmenbriefkopf und unterschreiben Sie Ihren Namen über dem eingegebenen Namen. Machen Sie eine Kopie des Briefes und der Quittungen und bewahren Sie sie für Ihre Unterlagen auf. Senden Sie den Brief an die Kontaktperson, die die Erstattung bearbeitet.
