Programmverwaltung ist der Prozess der Planung, Überwachung, Steuerung und Bewertung mehrerer Projekte. Alle Projekte werden in einem Programmverwaltungsbüro zu einem Portfolio zusammengefasst, das überwacht, wie die einzelnen Projekte miteinander verknüpft werden können, die Kosten jedes Projekts und auch die mit jedem Projekt verbundenen Risiken. Im Bereich der Programmverwaltung stehen die Outputs oder Endergebnisse jedes Projekts im Vordergrund. Die Auswertung der Programmverwaltungsergebnisse trägt zu einer zukünftigen Planung bei, die erforderlich ist, um sicherzustellen, dass die richtigen Projekte innerhalb eines Portfolios ausgewählt werden, um die organisatorische Leistung zu maximieren.
Projekte verwalten
Ein Ziel des Programmmanagements ist die Verwaltung einer Vielzahl verwandter Projekte. Projekte können daher gleichzeitig oder in unterschiedlichen Zeitabständen geplant werden. Ein Programmverwaltungsbüro ist dafür verantwortlich, Strategien für jedes der Projekte mit Maßnahmen zu verknüpfen, die eine kontinuierliche Verbesserung im Bereich des Programmmanagements sowie eine Konsistenz seiner Praktiken und Verfahren ermöglichen. Bei der Verwaltung von Programmen ist es sehr wichtig, Anweisungen für die Programmverwaltung zu geben. Aus diesem Grund konzentriert sich das Project Management Institute auf die Steuerung des Bereichs Programmmanagement.
Ressourcen verwalten
Ein zweites Ziel in der Programmverwaltung ist die effiziente und effektive Verwaltung von Ressourcen. Dies umfasst Ressourcen, die sowohl intern als auch extern für ein Programm sind. Nach Angaben des Project Management Institute ist das Stakeholder-Management fester Bestandteil der Programmmanagement-Ressourcen. Stakeholder sind Programmverwaltungsbehörden, Manager und Endbenutzer oder Kunden. Ohne die vollständige Beteiligung der Stakeholder wird das Programmmanagement nicht erfolgreich sein. Die Verwaltung der Ressourcen ist erforderlich, da die Programme global sein können und komplexe Aktivitäten oder Aufgaben umfassen können, die häufig unterschiedliche Kulturen und geografische Regionen betreffen.
Risiken und Projektkosten kontrollieren
Weitere Ziele des Programmmanagements umfassen die Steuerung von Projektrisiken und Projektkosten durch eine Risikoanalyse. Eine Risikoanalyse besteht darin, Risiken zu identifizieren, zu analysieren und zu priorisieren, um die Vorteile eines Programms zu realisieren. Die Identifizierung von Risiken erfordert die Dokumentation bekannter, aktueller Ereignisse, die sich auf die Kosten, den Zeitplan oder die Gesamtleistung eines Projekts auswirken, sowie die Dokumentation von Ereignissen, die in naher Zukunft während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts auftreten können. Die Analyse von Risiken ermöglicht es einem Plan, Strategien abzuschwächen, indem beschrieben wird, wie Risiken minimiert, eliminiert, vermieden oder auf eine andere Quelle übertragen werden können. Sobald Risiken priorisiert sind, werden die Kosten für jedes Projekt innerhalb eines Programms so konfiguriert, dass sichergestellt wird, dass die Projekte im Budget eines Unternehmens liegen.
