Jede Transaktion, bei der Unternehmensgelder gleich welcher Art beteiligt sind, muss bilanziert werden, um die Bücher im Gleichgewicht zu halten und alle Konten auf dem neuesten Stand zu halten. Dazu gehören autorisierte Auszahlungen von Unternehmen, die Konten für den persönlichen Gebrauch erstellen. Die Hauptmethode für das Markieren solcher Kontotransaktionen ist das Hauptbuch, ein Buch, das einen Eintrag aus jeder Transaktion enthält, die in dem Geschäft in chronologischer Reihenfolge abläuft, sobald sie auftreten. Eine persönliche Bargeldabhebungsbuchung ist einfach: Bestätigen Sie die Bargeldabhebung und passen Sie den Kontostand entsprechend an.
Tragen Sie das Datum des Bargeldbezugs in der ersten freien Zeile nach dem letzten Eintrag in Ihrem Journal in der Spalte "Datum" ein.
Geben Sie den Namen der Person ein, die die Auszahlung vorgenommen hat, und notieren Sie die Transaktion als "Zeichnung" neben dem Datum in der Spalte "Beschreibung".
Buchen Sie die Schecknummer für den Scheck, mit dem der Auszahlungsbetrag in der Spalte „Referenz“ rechts neben der Beschreibungsspalte erweitert wird. Wenn das Geld in bar ausgezahlt wird, ist keine Schecknummer erforderlich.
Geben Sie den Auszahlungsbetrag in der Spalte "Debit" des Journals an, um zu zeigen, dass es eine Erhöhung des Ziehungskontos der Bargeldabhebungsperson gibt. Die Person, die den Abzug vornimmt, ist beispielsweise der Inhaber namens Lou Peters. Die persönlichen Auszahlungen lassen sich leicht verfolgen, indem Sie ein Konto mit dem Namen "Lou Peters - Zeichnung" erstellen. Durch das Abheben von 1.000 USD für den persönlichen Gebrauch erhöht sich das Ziehkonto um 1.000 USD, da Unternehmensgelder in dieses Konto eingezahlt werden.
Gehen Sie zur nächsten Zeile des Journals. Ziehen Sie etwas in die Spalte "Beschreibung" ein und schreiben Sie "Bargeld", um anzuzeigen, dass es sich um eine Entnahme aus dem Geldkonto des Unternehmens handelt. Alle Auszahlungen aus dem Unternehmen zum persönlichen Gebrauch stammen aus dem Geldkonto des Unternehmens, unabhängig von der Auszahlungsmethode. Selbst wenn ein Scheck für den Auszahlungsbetrag ausgestellt wird, würden Sie immer noch den Betrag aus dem Geldkonto verbuchen.
Schreiben Sie den Auszahlungsbetrag in die Kassenzeile in die Spalte "Guthaben". Dies zeigt eine Absenkung des Geldkontos in diesem Betrag an. Die 1.000 US-Dollar, die Peters gezahlt hat, stammen direkt aus den Bargeldreserven des Unternehmens. Die 1.000 US-Dollar senken somit das tatsächlich verfügbare Bargeld.
