Für einen Arbeitgeber ist es oft kosteneffizient, Mitarbeiter bei der Arbeit mit dem eigenen Auto zu beauftragen, anstatt in firmeneigene Fahrzeuge zu investieren. Dies verursacht jedoch Kosten für den Mitarbeiter. Organisationen zahlen häufig Meilenerstattungen, um gute Arbeiter anzuziehen und zu halten. Befolgung der Internal Revenue Service-Richtlinien für die Erstattung der Fahrzeugbetriebskosten auf der Grundlage der Kilometerleistung bietet sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer erhebliche Steuervorteile.
Grundlagen zur Meilenrückerstattung
Der IRS veröffentlicht jedes Jahr einen aktualisierten Normalsatz für die Erstattung steuerlich absetzbarer Kilometer. Die Rate spiegelt die durchschnittlichen Kosten für den Betrieb von Kraftfahrzeugen wie Autos, Lieferwagen und SUVs wider. Beispielsweise beträgt der Normalsatz für 2015 57,5 Cent pro Meile. Der IRS legt den Tarif auf ein Niveau fest, das nicht nur Benzin, sondern die normalen Betriebskosten einschließlich Versicherung, Lizenzen und Wartung abdeckt. Die Arbeitgeber können die tatsächlichen Fahrzeugkosten nachverfolgen, tun dies aber in der Regel nicht, da die Verwendung des Standardtarifs die zusätzliche Aufzeichnung der Daten überflüssig macht. Der Standardtarif umfasst keine Artikel wie Parkgebühren oder Mautgebühren. Arbeitgeber können diese Kosten als Geschäftskosten erstatten, müssen jedoch als separate Positionen behandelt werden.
Zulässige Geschäftsreisen
Arbeitgeber können nur steuerbefreite Kilometererstattungen für arbeitsbezogenes Fahren zahlen. Dies bedeutet, dass ein Mitarbeiter möglicherweise keine persönlichen Besorgungen macht und trotzdem die Reise als Geschäftskosten geltend macht. Zum Beispiel ist eine Reise zum Treffen mit Kunden abzugsfähig, aber eine Nebenreise für eine persönliche Bankeinzahlung ist nicht möglich. Darüber hinaus ist das Fahren zwischen Arbeit und Zuhause jeden Tag kein Selbstbehalt. Manchmal zahlt der Arbeitgeber die Meilen vorab aus, insbesondere für lange Geschäftsreisen. Wenn dies geschehen ist, muss der Mitarbeiter den nicht verwendeten Betrag zurückzahlen.
Verfolgung von Geschäftsreisen
Die Anforderungen an die Dokumentation der IRS-Meilenrückerstattung sind einfach, wenn der Standardtarif verwendet wird. Dies ist darauf zurückzuführen, dass der Normalsatz alle normalen Betriebskosten abdeckt. Daher ist es nicht erforderlich, dass ein Arbeitgeber die Kosten wie Gas und Reparaturen nachverfolgt. Ein Mitarbeiter muss einen Nachweis über die berufliche Reise vorlegen. Sie führen in der Regel ein Kilometerprotokoll und sollten es regelmäßig zur Rückerstattung einreichen. Jeder Protokolleintrag muss die anfänglichen und die abschließenden Kilometerzählerstände enthalten. Die Einträge müssen auch eine kurze Beschreibung des Zwecks und des Ziels der Reise enthalten.
Erstattung und Steuern
Wenn ein Arbeitgeber einen Arbeitnehmer mehr als den erlaubten Betrag zahlt, ist der Selbstbehalt steuerpflichtig und muss vom W-2 des Arbeitnehmers als solcher getragen werden. Andernfalls ist die Erstattung der Meilen ein abzugsfähiger Geschäftsaufwand für den Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer hat keine Steuerpflicht für die Erstattung bis zum Normalsatz, und das Geld wird nicht als Entschädigung auf dem W-2 ausgewiesen. Wenn sich Arbeitgeber für einen geringeren Betrag entscheiden, können die Mitarbeiter die Differenz in ihren Steuererklärungen abschreiben.
