In einem Bewerbungsschreiben werden Sie als Urheber des Angebots vorgestellt und potenzielle Antwortende aufgefordert, mehr zu erfahren. In diesem Schreiben werden die erforderlichen Materialien und Anweisungen zusammengefasst und übermittelt, um auf Ihre Aufforderung zur Angebotsabgabe zu reagieren. Sie sagen Ihren Lesern, wer Sie sind, was Sie suchen und wie Sie die Fragen der Bieter beantworten. Sie erfahren, wie Sie Gebote erhalten möchten und wie Ihr Zeitplan aussieht. Während Ausschreibungsschreiben häufig auf einen Blick, tabellarisch und Memoformate angenommen werden, können Sie einen formalen Brief verwenden, um eine Zusammenfassung Ihres Ausschreibungsprozesses zu präsentieren und die wichtigsten Punkte hervorzuheben.
Bitten Sie die Leser, Angebote einzureichen, die den beigefügten Angebotsunterlagen entsprechen. Ihre Angebotsunterlagen enthalten möglicherweise eine Beschreibung des Bewertungsprozesses und Anweisungen des Bieters, in denen Format und Inhalt des einzureichenden Materials angegeben werden. Sie können auch die Bedingungen enthalten, die die Bieter in einem Vertrag erwarten sollten, sowie eine detaillierte Beschreibung oder Spezifikation der Dienstleistungen oder Waren, die Sie anfordern. Geben Sie als Anleitung für Ihre Leser eine Aufzählung der Angebotsunterlagen an, die Sie Ihrem Brief beigefügt haben.
Identifizieren Sie sich als Bid Solicitor. Stellen Sie Ihr Unternehmen kurz vor und geben Sie einen Überblick über Ihr Leitbild, Ihren Standort und Ihre Website. Geben Sie auch den Namen und die Kontaktinformationen der Kontaktstelle des Lesers für alle Fragen im Zusammenhang mit der Angebotsanfrage an. Dies können Sie oder eine andere Person sein, an die Sie die Verwaltung des Ausschreibungsprozesses delegiert haben.
Beschreiben Sie die Bemühungen, für die Sie Angebote einholen. Geben Sie Angaben zu Standort, Budget, Umfang und Größe des Unternehmens an. Besprechen Sie, wie das Unternehmen zu Ihren großen Zielen und Zielen passt.
Präsentieren Sie Ihren Zeitplan für den gesamten Gebotsvorgang. Geben Sie Ihre Termine und Standorte für den Erhalt von Absichtserklärungen, Fragen und Angebotsvorschlägen an. Geben Sie die Termine für geplante gebotsrelevante Ereignisse an, wie z. B. ein Treffen vor dem Bieten, die Angebotseröffnung und eine öffentliche Auswahlliste, Auswahl- oder Preisbesprechungen.
Verweisen Sie die Leser auf die beigefügten Anweisungen für Bieter, um detaillierte Anweisungen zu erhalten, was in welchem Format eingereicht werden soll. Betonen Sie genau die vorgeschriebenen Formate und Anforderungen und erwähnen Sie die Möglichkeit des Angebotsausschlusses bei Nichterfüllung. Geben Sie klar die Basis oder Kriterien für die Vergabe des Angebots sowie alle anderen Informationen an, die Sie hervorheben möchten, z. B. die Anzahl der erforderlichen Exemplare und die Art und Weise, wie Gebote versiegelt, verpackt und gekennzeichnet werden sollen.
Wiederholen Sie Ihre Ausschreibung, und danken Sie dem Leser für sein Interesse. Schließen Sie den Brief formell und unterschreiben Sie dann Ihren Namen und Titel.
Tipps
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Ausschreibungen können komplex werden. Konsultieren Sie einen Anwalt, bevor Sie Ihr Bewerbungsschreiben und Ihr Paket abschließen. Lesen Sie Ihren Brief auf Grammatik- und Rechtschreibfehler.
Blockieren Sie Ihren Brief und formatieren Sie ihn auf Ihrem Briefkopf.
