Der W-9, eine der zahlreichen Formen des Internal Revenue Service, bietet Arbeitgebern die Möglichkeit, Steuerzahler-Zahlen von Mitarbeitern einzuholen. Nach den US-Steuergesetzen besteuert die Regierung einige Unternehmen als Einzelpersonen und nicht als Unternehmen. Die Frage, ob Unternehmen ein W-9 benötigen, hängt von den Besonderheiten der Situation und der Art des Unternehmens ab. Der IRS überprüft regelmäßig die Anweisungen zum Ablegen des W-9.
Formular W-9
Mit Formular W-9 erhält ein Arbeitgeber die Steueridentifikationsnummer eines Arbeitnehmers. Jeder, der für eine Arbeit in den Vereinigten Staaten zugelassen ist, einschließlich Bürger und ausländische Ausländer, besitzt diese Nummer. Das Ausfüllen des Formulars stellt ein relativ einfaches Unterfangen dar, da nur wenig mehr als Name, Adresse, Steueridentifikationsnummer, Steuerklassifizierung und Unterschrift der betreffenden Person erforderlich sind. Unternehmen legen diese Formulare nicht bei der Regierung ab, sondern führen sie in den Mitarbeiterakten als Referenzblatt.
Einreichung eines W-9 bei einer Corporation
Wenn ein Unternehmen Unteraufträge erledigt, bittet es häufig den Unterauftragnehmer, ein W-9-Formular auszufüllen und als Referenz zurückzugeben. Unternehmen verwenden die von einem W-9 bereitgestellten Informationen zu Steuerzwecken. Mit der Steueridentifikationsnummer eines Leiharbeitnehmers können Unternehmen - und jeder andere Arbeitgeber - die Angestellten ordnungsgemäß bezahlen und besteuern und alle an Leiharbeitnehmer geleisteten Zahlungen an den IRS melden. Banken können Kunden auch auffordern, einen W-9 als Identitätsnachweis und Status des Steuerpflichtigen einzureichen.
Einreichung von W-9 als Corporation
In einigen Fällen müssen Unternehmen W-9-Formulare einreichen, wenn sie für Arbeiten von anderen Unternehmen oder Arbeitgebern beauftragt werden. Wenn eine natürliche Person unter einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung wie einer S Corporation, einer C Corporation, einer Gesellschaft oder einer Einzelunternehmung arbeitet, muss diese Person eine W-9 als Körperschaft mit der Steuernummer der Corporation einreichen. In solchen Fällen muss das W-9 die Steueridentifikationsnummer der Gesellschaft und nicht die Person enthalten. Jede Person, die als Körperschaft tätig ist und für eine bestimmte Stelle eine persönliche Steueridentifikationsnummer auf einem W-9 verwenden möchte, muss das Formular als natürliche Person und nicht als Körperschaft einreichen.
zusätzliche Information
Für einen Bürger der Vereinigten Staaten bildet eine Steueridentifikationsnummer Ihre Sozialversicherungsnummer. Personen mit ständigem Wohnsitz ohne Sozialversicherungsnummer können bei der IRS eine Steueridentifikationsnummer beantragen. Neue Einwohner der Vereinigten Staaten müssen sich vor Arbeitsbeginn eine Sozialversicherungsnummer besorgen. Wenn ein Unterauftrag für ein Unternehmen mit einem Nicht-US-Bürger oder Einwohner zusammenarbeitet, kann diese Person ein W-8-Formular anstelle eines W-9-Formulars einreichen.
