Das Schreiben einer Einkaufsrichtlinie mag vor allem in kleinen Unternehmen wie Zeitverschwendung erscheinen. Wenn Sie jedoch eine formelle Richtlinie haben, die von allen Mitarbeitern verstanden wird, können Sie dafür sorgen, dass Sie Ihr operatives Geld sinnvoll ausgeben. Wenn Sie wachsen, werden schriftliche Richtlinien für Ihren Erfolg entscheidend. Schreiben Sie Ihre Einkaufsrichtlinien mit denen, die sie verwenden möchten. Wenn sie die Richtlinie nicht verstehen können oder wenn der Prozess zu kompliziert oder unhandlich ist, werden die Mitarbeiter frustriert und machen eher Fehler oder ignorieren die Richtlinie absichtlich, um die Aufgabe zu erledigen.
Entscheiden Sie, wer berechtigt ist, im Namen des Unternehmens Einkäufe zu tätigen. Legen Sie alle Grenzwerte für die Einkaufsbehörde fest und legen Sie fest, wer Einkäufe über diese Grenzwerte genehmigt.
Schreiben Sie Richtlinien für die Lieferantenauswahl. Bestimmen Sie, wie der Gebotsvorgang funktioniert und wie viele Gebote für jede Opportunity eingeholt werden müssen. Erläutern Sie alle Kriterien, die Käufer zur Bewertung der Angebote verwenden sollten. Die Kriterien können Preis, Qualität, Versicherung, Dauer des Lieferanten und mehr umfassen.
Geben Sie die Umstände an, unter denen Arbeitnehmer einen Vertrag abschließen können. Beschreiben Sie den Prozess für die Vertragsgenehmigung und weisen Sie die Berechtigung für die Vertragsunterzeichnung zu. Legen Sie ein maximales Vertragslimit fest. Legen Sie fest, wie oft regelmäßige Serviceverträge bewertet werden müssen.
Legen Sie Regeln für die Annahme von Geschenken und Mahlzeiten von Anbietern fest. Einige Unternehmen erlauben Mahlzeiten, aber keine Geschenke, während andere Unternehmen Geschenke bis zu einem bestimmten Dollar-Wert zulassen. Einige Unternehmen erlauben Gruppengeschenke, aber keine persönlichen Geschenke, und andere verbieten das Verschenken von Lieferanten vollständig.
Entwurf einer Politik für Interessenkonflikte. Einige Unternehmen untersagen den Mitarbeitern den Kauf von Anbietern, an denen sie beteiligt sind. Andere Unternehmen verbieten das Verbot auf Unternehmen, an denen ein enger Freund oder ein Familienmitglied beteiligt ist. Wieder andere wenden keine solche Einschränkung an.
Vertraulichkeitsrichtlinien festlegen. Legen Sie fest, welche Informationen als vertraulich betrachtet werden, und legen Sie einen Zeitraum fest, in dem Mitarbeiter, denen diese Informationen zur Verfügung stehen, nicht freigegeben werden dürfen.
Erklären Sie Ihr Bestellsystem. Anweisungen zum Schreiben und Ausgeben von Kaufaufträgen geben. Wenn es Ihr Computersystem erlaubt, Mindestbestände festzulegen und den Einkauf zu benachrichtigen, wenn diese Werte erreicht sind, erläutern Sie, wie Sie dies tun. Wenn in Ihrem Business-Warehouse Waren mit einem Strichcode- oder einem anderen Computersystem gelagert werden, geben Sie Anweisungen zum Ändern vorhandener Produkte und zum Einrichten neuer Produkte.
Dokumentieren Sie die Richtlinien, die andere Mitarbeiter, wie z. B. das Empfangspersonal, verwenden, um die Einkäufer über fehlende, beschädigte oder fehlerhafte Sendungen zu informieren.
Tipps
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Möglicherweise möchten Sie die Vertragsunterlagen vor der Unterzeichnung durch einen Rechtsanwalt überprüfen lassen.
Richtlinien auf Logo-Papier drucken.
Warnung
Bei börsennotierten Unternehmen besteht in der Regel ein strikter Interessenkonflikt. Wenden Sie sich an einen Anwalt, wenn Sie eine Einkaufsrichtlinie für eine Aktiengesellschaft schreiben.
