Mitarbeiter aller Ebenen müssen möglicherweise Ankündigungsanmerkungen (im Allgemeinen als Memos bezeichnet) als Teil ihrer Arbeit schreiben. Das Schreiben effektiver Memos reflektiert die Person, die sie verfasst hat, positiv, da dies ein Zeichen guter Kommunikationsfähigkeiten ist. Ankündigungsnotizen geben Mitarbeitern in der gesamten Organisation positive und negative Nachrichten. Ankündigungen von Angeboten und Stellenangeboten werden oft mit Spannung aufgenommen, während Änderungen der Richtlinien und Kürzungen von Ankündigungen Angst und Stress verursachen können. Das Erstellen einer festen Nachricht hilft, Botschaften klar und auf positive Weise zu übermitteln.
Identifizieren Sie die Schlüsselbotschaft, die Sie vermitteln möchten. Überlegen Sie, ob die Nachrichten begrüßt werden oder nicht, und verwenden Sie diese Informationen, um zu entscheiden, wie die gesendete Nachricht am besten gerahmt werden soll. Negative Mitteilungen benötigen mehr Informationen darüber, warum etwas getan wird. Positive Mitteilungen können sich auf die übermittelten Nachrichten konzentrieren, ohne detaillierte Hintergrundinformationen zu den Gründen für die Veranstaltung hinzuzufügen.
Erfahren Sie, wie die vier Grundkomponenten eines Memos aussehen. Die besten Memos halten sich an das akzeptierte Format, das in der Geschäftsschrift anerkannt wird. Memo-Schreiber bleiben dabei neutral in ihren Ankündigungen und erscheinen nicht voreingenommen. Memos enthalten vier Hauptabschnitte: Überschrift, Eröffnung, Hauptteil und Schlussfolgerung.
Erstellen Sie Ihre Überschrift. Die Überschriften umfassen vier Hauptabschnitte: bis, Datum und Betreff. Das Feld "An:" enthält eine Liste mit Empfängern und deren Berufsbezeichnungen. Das Feld "Von:" enthält den Namen und den Titel der Person, von der das Memo stammt. Das Feld „Datum:“ ist am häufigsten das Datum, an dem die Memo geliefert wird, gegenüber dem Datum, an dem sie erstellt oder erstellt wird. Das Feld "Betreff:" informiert die Empfänger über den Zweck des Memos. Diese Felder ähneln den Feldern, die üblicherweise in E-Mails verwendet werden, und sollten jeweils wie folgt aussehen:
Bis: Von: Datum: Betreff:
Schreiben Sie die Eröffnung des Memos. Der einleitende Absatz konzentriert sich auf den Zweck der Kommunikation. einschließlich der Hintergrundinformationen, die benötigt werden, um die Empfänger zu verstehen, welche Ankündigung gemacht wird.
Schreiben Sie den Hauptteil der Notiz. Der Körper enthält alle detaillierten Informationen, die die Empfänger wissen müssen. Werbeaktionen können Informationen über den neuen Job und die neuen Verantwortlichkeiten eines Mitarbeiters sowie den Zeitpunkt enthalten, zu dem er seine neue Rolle übernehmen wird. Richtlinienänderungen sollten Informationen darüber enthalten, wann die neue Richtlinie wirksam wird und wie sie sich auf die Mitarbeiter auswirkt.
Schreiben Sie die Schlussfolgerung des Memos. Eine gute Schlussfolgerung zeigt den Mitarbeitern, was sie tun müssen, um sich auf Änderungen vorzubereiten.
Nehmen Sie sich etwas Zeit für das Memo und kehren Sie anschließend mit frischen Augen zurück. Gut geschriebene Memos sind grammatikalisch fehlerfrei und liefern klare Botschaften.
