Schriftliche Anweisungen an Mitarbeiter sind oft hilfreicher als verbale Anweisungen. Ein Schreiben, das Einzelheiten zu einer neuen Richtlinie oder einem neuen Verfahren enthält, gibt den Mitarbeitern ein Dokument zur zukünftigen Bezugnahme. Ein Richtlinienschreiben trägt nicht nur dazu bei, sich daran zu erinnern, wie ein neues Verfahren zu befolgen ist, sondern es erfüllt auch die gesetzliche Verpflichtung, eine neue gesetzlich vorgeschriebene Richtlinie offiziell zu melden. Anfang 2011 führen beispielsweise viele Städte Rauchverbote ein, die sich auf Unternehmen in der Region auswirken. Es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, die Arbeitnehmer darüber zu informieren, wie sie die neuen Rauchverbote einhalten sollen.
Legen Sie den Firmenbriefkopf in Ihren Drucker. Diese Richtlinie ist eine offizielle Benachrichtigung, und der Briefkopf wird den formalen Charakter der Informationen verstärken.
Geben Sie das vollständige Datum ein. Sie müssen das Datum immer in einer Direktive angeben, da es den Zeitpunkt der Benachrichtigung festlegt. Überspringen Sie eine Zeile.
Geben Sie den Namen des Empfängers und ihre Adresse ein, wenn die Anweisung nur an eine Person gerichtet ist. Wenn es sich um ein Rundschreiben an alle Mitarbeiter handelt, lassen Sie den Namen und die Adresse aus.
Geben Sie "Sehr geehrte Mitarbeiter" ein, gefolgt von einem Doppelpunkt, wenn der Brief an alle Mitarbeiter gerichtet ist. Geben Sie einen bestimmten Namen ein, wenn er zu einer Person geht.
Beginnen Sie den Brief mit einer direkten Aussage, worum es in den Anweisungen geht. Geben Sie die relevanten Details zu der Richtlinie oder dem Verfahren an, z. B. wann sie in Kraft tritt und wer von der Richtlinie betroffen ist.
Listen Sie die Schritte auf, um die Aufgabe auszuführen oder die neue Richtlinie einzuhalten. Verwenden Sie eine klare, leicht lesbare Sprache, der die Mitarbeiter folgen können.
Erläutern Sie, wie diese neue Politik den Empfängern nützen kann, und bedanken Sie sich für ihre Zusammenarbeit. Erläutern Sie, was passiert, wenn ein Mitarbeiter die Richtlinie nicht einhält.
Geben Sie im letzten Abschnitt geeignete Fristen oder Kontaktinformationen an. Beschreiben Sie gegebenenfalls die Methode zur Bewertung der Einhaltung der Mitarbeiter. Bieten Sie an, alle Fragen zu beantworten, die die Empfänger haben könnten.
Schließen Sie den Brief, indem Sie einen respektvollen Abschluss eingeben und Ihren vollständigen Namen und Titel eingeben. Unterschreiben Sie Ihren eingegebenen Namen.
Lassen Sie einen anderen Vorgesetzten den Brief lesen, um sicherzustellen, dass Sie keine Informationen übersehen haben.
Mailen Sie den Brief. Wenn die Richtlinie das Ergebnis einer Gesetzesänderung ist, sollten Sie die Bestätigung der Unterschrift des Empfängers anfordern, um den Erhalt der Richtlinie nachzuweisen.
