Angebotsschreiben können wichtige Instrumente sein, um neue Kunden zu gewinnen, neue Projekte zu starten und ein Unternehmen zu entwickeln. Unternehmensleiter müssen alle Aspekte eines Vorschlags berücksichtigen, bevor sie sie an den vorgesehenen Empfänger senden, um die Wirksamkeit des Dokuments zu maximieren. So wie das Öffnen eines solchen Briefes entscheidend ist, um einen Leser dazu zu bringen, den gesamten Inhalt zu lesen, sind auch die letzten Sätze eines Vorschlagsbriefes von besonderer Bedeutung, da dies die letzten Wörter sind, die der Empfänger lesen wird, bevor er möglicherweise eine Entscheidung trifft.
Einen effektiven Vorschlag schreiben
Um einen effektiven Vorschlag zu verfassen, sollten Sie zunächst alle relevanten Informationen zusammenstellen, die Sie in das Dokument aufnehmen möchten. Dies kann Statistiken, Budgetzahlen, Datumsangaben, Definitionen und Angaben zu Ihrem Unternehmen umfassen. Sie können auch mit einer Gliederung beginnen, einem Schreibwerkzeug, mit dessen Hilfe Sie die verschiedenen Kategorien Ihres Vorschlags planen können.
Die Einführung Ihres Vorschlags sollte das Interesse des Lesers wecken und wahrscheinlich einige grundlegende Informationen über Ihr Unternehmen enthalten und darüber, warum es für die Ausführung der jeweiligen Aufgabe qualifiziert ist. Die Einführung kann auch einen umfassenden Überblick über das Thema des Vorschlags enthalten, so dass die Empfänger verstehen, was sie gerade lesen und warum sie weiterlesen sollten. Einige Vorschläge können auch mit einer Zusammenfassung beginnen, bei der es sich um einen kurzen Überblick handelt, der die wichtigsten Punkte des Vorschlags zusammenfasst. Die Zusammenfassung ist nützlich für Empfänger, die zu wenig Zeit haben, aber ein Gefühl dafür bekommen möchten, worum es in dem Vorschlag geht.
Die Hauptabschnitte Ihres Vorschlags variieren je nach Projekt, können jedoch Abschnitte enthalten, in denen das Budget oder die Preise des Projekts, der vorgeschlagene Zeitplan für das Projekt und die mit dem Projekt verbundenen Risiken besprochen werden. Sie können auch das für die Fertigstellung des Projekts erforderliche Material, die zur Fertigstellung des Projekts erforderlichen Arbeitskräfte oder Arten von Mitarbeitern sowie die voraussichtlichen Einnahmen oder Leads, die durch das Projekt generiert werden, besprechen.
Es ist wichtig, dass Sie Ihr Dokument während des Angebots an Ihre spezifische Zielgruppe anpassen. Die Sprache, die Sie verwenden, hängt von der Fachkompetenz des Publikums sowie davon ab, wie gut Sie mit den technischen Aspekten des Projekts vertraut sind.
Bearbeiten Sie das Dokument vor dem Senden des Vorschlags stets sorgfältig und entfernen Sie etwaige Schreibfehler, grammatikalische Fehler und sachliche Ungenauigkeiten. Tippfehler und andere Fehler können als unprofessionell empfunden werden und dazu führen, dass der Vorschlag abgelehnt wird.
Abschluss eines Angebotsschreibens
Die Schlussfolgerung eines Vorschlags ist ein kritischer Bestandteil des Gesamtdokuments. Wenn die Empfängerin den Vorschlag zu Ende gelesen hat, sollten die letzten paar Sätze oder Absätze in ihrem Kopf bleiben. Eine effektive Schlussfolgerung kann helfen, den Deal abzusichern und den Leser dazu zu bringen, Geschäfte mit Ihrem Unternehmen zu tätigen. Während andere Teile des Vorschlags auch wichtig sind, um die Genehmigung für den weiteren Fortschritt zu erhalten, ist es sinnvoll, die letzten paar Sätze mehr Zeit in Anspruch zu nehmen, um sicherzustellen, dass der Vorschlag überzeugend ist.
Erwägen Sie in der Schlussfolgerung, die wichtigsten Punkte des Vorschlags noch einmal zusammenzufassen, um die wichtigsten Konzepte hervorzuheben, und achten Sie darauf, das, was Sie bereits geschrieben haben, nicht wörtlich zu wiederholen. Diese abschließende Zusammenfassung sollte eine Analyse oder Erklärung liefern, die alle Hauptpunkte miteinander verbindet. Möglicherweise möchten Sie den Empfänger auch dazu ermutigen, das Gespräch fortzusetzen, indem Sie anbieten, eventuell verbleibende Fragen zu beantworten oder die Idee zu einem späteren Zeitpunkt eingehender zu diskutieren. Sie können beispielsweise schreiben: "Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie weitere Fragen haben - ich würde sie gerne beantworten." Einige wirksame Ausschreibungsschreiben enden auch mit einer Aufforderung zum Handeln, was ein Gefühl der Dringlichkeit hervorrufen und den Empfänger veranlassen kann, den Vorschlag voranzutreiben. Ein Beispiel für einen Aufruf zum Handeln: "Beginnen Sie noch heute mit diesem Projekt, indem Sie unser Team kontaktieren."
