Tabellenkalkulationen sind ein beliebtes Werkzeug im Büro und können auch zu Hause nützlich sein. Egal, ob Sie einen detaillierten Zeitplan benötigen und die Kosten für eine Hochzeit automatisch addieren, eine Rechnung für Ihren freiberuflichen Kunden erstellen oder einen Finanzbericht für Ihr Unternehmen erstellen müssen - Tabellenkalkulationen sind der Aufgabe gewachsen.
Wenn Sie einige der fortschrittlicheren Funktionen verwenden möchten, kann es zu einer Lernkurve kommen. Wenn Sie jedoch erst einmal verstanden haben, wie Tabellenkalkulationen und ihre Fähigkeiten funktionieren, werden Sie feststellen, dass ihre Verwendung nahezu endlos ist.
Was ist eine Kalkulationstabelle?
Eine Kalkulationstabelle ist ein elektronisches Dokument, das zum Speichern und Bearbeiten von Daten Zeilen und Spalten verwendet. Es ist ein digitales, auf Software basierendes Arbeitsblatt, das der Papierform eines Rasterpapiers eines Buchhalters nachempfunden ist. Die Zeilen und Spalten bilden Zellen, die getrennte Daten enthalten. Sie können Kalkulationstabellen verwenden, um mathematische Berechnungen und andere Manipulationen der von Ihnen eingegebenen Daten durchzuführen.
Viele Leute verwenden auch Tabellenkalkulationen, um Daten mit mehreren Attributen aufzuzeichnen und zu speichern. Beispielsweise können der Name einer Person, ihre Adressdaten, der Name des Unternehmens, für den sie arbeiten, ihr Titel und der Geschäftsbeziehungsstatus für eine Datenbank zur Verkaufsprognose verwendet werden.
Sie können Daten in einer Kalkulationstabelle sortieren und verschiedene Arten von Analysen darauf durchführen. Sie können auch verschiedene Formeln und Funktionen auf die Daten anwenden. Tabellenkalkulationen bieten die Möglichkeit, Ihre Informationen zu organisieren und auf dieser Basis Tabellen, Diagramme und Diagramme für die Analyse zu erstellen.
Warum eine Kalkulationstabelle verwenden?
Einer der beliebtesten Gründe für die Verwendung von Tabellenkalkulationen ist das Speichern, Aufzeichnen und Drucken von Daten. Es ist einfach, Daten mit einer Kalkulationstabelle zu organisieren und zu sortieren. Aufgrund des Layouts mit Zeilen und Spalten von Zellen können Sie auf eine beliebige Stelle klicken, um die Informationen einfach zu aktualisieren, ohne sich wie in anderen Programmen über unsichtbare Leerzeichen, Rückgaben oder Registerkarten sorgen zu müssen wie ein Textverarbeitungsprogramm.
Sie können verschiedene Funktionen automatisieren, um Berechnungen auszuführen, bestimmte Elemente nachzuschlagen oder Aktualisierungsinformationen aus anderen Programmen oder dem Web abzurufen. Zum Beispiel könnten Buchhalter jeden Monat neue Daten zu ihren Tabellen hinzufügen und eine einfache Summenformel verwenden, um die Summe der Daten automatisch zu aktualisieren.
Tabellenkalkulationen bieten eine schnelle und einfache Möglichkeit, Daten anzuzeigen und mit anderen zu teilen. Sie können Daten eingeben oder aus einem anderen Programm kopieren und in eine Kalkulationstabelle einfügen, Ihre Datei speichern und einfach an eine andere E-Mail senden. Büroangestellte können eine Tabelle in ihrem Bürocomputernetzwerk speichern, damit andere Personen die Datei öffnen und verschiedene Teile davon aktualisieren können.
Tabellenkalkulationen bieten die Möglichkeit, große Datenmengen an einem Ort zu speichern, da eine Tabellenkalkulationsdatei mehr als eine Tabelle enthält. Jede Registerkarte der Datei wird Arbeitsblatt genannt, und die Datei wird Arbeitsmappe genannt. Sie können Finanzinformationen, die in Finanzberichten formatiert sind, für ein kleines Unternehmen speichern und für jeden Monat des Jahres eine andere Registerkarte verwenden. Sie können dann eine weitere Registerkarte hinzufügen, die Links verwendet, um alle Daten in einer Jahreszahl zusammenzufassen.
So verwenden Sie Google Excel
Excel ist der Name des Microsoft Office-Tabellenkalkulationsprodukts, Sie können es jedoch mit Google anstelle der Google-Tabellenkalkulationsanwendung verwenden. Einer der größten Vorteile der Verwendung des Microsoft Excel-Tabellenkalkulationsprogramms in der Google-Anwendung Google Drive besteht darin, dass Sie online mit Excel-Kalkulationstabellen arbeiten können.
Mit Microsoft Office können Sie, sofern Sie nicht über ein Online-Office 365-Abonnement verfügen, nur auf Ihre Excel-Tabellendateien von der Festplatte oder dem Netzwerkordner Ihres eigenen Computers aus zugreifen. Wenn Sie mit Excel-Tabellen in Google Drive arbeiten möchten, können Sie Ihre Excel-Tabelle auch in eine Google Sheets-Datei konvertieren. Wenn Sie eine Excel-Datei zum Speichern in Google Drive hochladen und versuchen, sie zu öffnen, wird ein statisches Dokument angezeigt, in dem Sie keine Änderungen vornehmen können.
Microsoft und Google haben jedoch ihre Fähigkeit verbessert, mit Microsoft Office-Dateien in Google zusammenzuarbeiten. Sie können das Microsoft Office-Plug-In von Google Drive installieren, das Sie in Google Play finden. Nachdem Sie das Plug-In installiert haben, wenn Sie Ihre Microsoft Office-Anwendungen öffnen, wird ein Dropdown-Menü mit der Aufschrift Google Drive angezeigt. Sie erhalten verschiedene Optionen zum Öffnen, Bearbeiten und Speichern Ihrer Microsoft Office-Dateien im Microsoft Office-Format, während Sie sie in Ihrem Google Drive speichern.
Um das Plug-In zu erhalten, führen Sie in Ihrem Browser eine Online-Suche nach dem Google Drive Plug-In für Microsoft Office durch. Sie werden aufgefordert, die. Herunterzuladen "_driveforoffice.exe "_ file und folge einem einfachen Installationsvorgang.
So verwenden Sie Google Sheets
Um eine Tabelle in Google Sheets zu erstellen, vergewissern Sie sich, dass Sie in Ihrem Google-Konto angemeldet sind, öffnen Sie eine Browser-Registerkarte, navigieren Sie zu drive.google.com oder Sheets.google.com und erstellen Sie ein neues Sheets-Dokument.
Nachdem Sie zu Google Drive navigiert haben, erstellen Sie mithilfe der Menüleiste auf der linken Seite Ihres Bildschirms oder des roten "+" - Schalters unten rechts auf Ihrem Bildschirm ein neues Sheets-Dokument. Nun können Sie Ihr Google-Dokument verwenden Kalkulationstabelle. Mit Google Sheets können Sie einfach online mit anderen Personen zusammenarbeiten, sobald Sie ihnen einen Link zu Ihrer Tabelle senden. Mehrere Personen können gleichzeitig aktiv in der Datei arbeiten, und Sie können sehen, wer sich in der Datei befindet und sogar, in welchem Tab und in welcher Zelle sie arbeiten. Mit Arbeitsblättern können Sie auch andere integrierte Tools von Google verwenden, z. B. das Übersetzen von Text in Ihrer Kalkulationstabelle, das Verwenden von Formeln, um automatisch Aktienkursdaten von Online-Websites zu übernehmen und andere Datentypen direkt von Webseiten in Ihre Kalkulationstabelle zu importieren.
Google Sheets bietet vorgefertigte Vorlagen für verschiedene Zwecke, z. B. für ein Budget, eine freiberufliche Rechnung, einen Unternehmensabschluss, einen Projekt-Tracker, ein Gantt-Diagramm, einen Schichtplan für Mitarbeiter, eine Kontaktdatenbank und vieles mehr. Sie finden diese und andere Vorlagen auch in Microsoft Excel und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen. Der Vorteil von Google Sheets besteht darin, dass Ihre Arbeit alle paar Sekunden automatisch gespeichert wird. Wenn Sie das Excel-Tabellenkalkulationsprogramm verwenden, haben Sie die Möglichkeit, automatisch zu speichern. Dies ist jedoch nicht die Standardfunktion. Sie verlieren möglicherweise die Arbeit, es sei denn, Sie speichern Ihre Arbeit häufig manuell.
Grundlegende Tabellenkalkulationsfunktionen
Die grundlegenden Funktionen einer Kalkulationstabelle beinhalten das Speichern von drei Datentypen, nämlich Text, Zahlen und Formeln oder Funktionen. Die meisten Leute verwenden Kalkulationstabellen, um grundlegende mathematische Berechnungen durchzuführen, wie Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division ihrer Daten. Sie können auch Datenzeilen mit mehreren Attributen speichern, z. B. Namen und Adressangaben.
Tabellenkalkulationen haben normalerweise viele Zeilen, um eine große Datenmenge aufnehmen zu können. Maximal zwei Millionen Zellen bestehen aus beliebig vielen Spalten und Zeilen, die Sie bis zu diesem Zellenlimit benötigen. Die neueste Version von Microsoft Excel bietet derzeit 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten, in denen Sie Ihre Daten speichern können.
Tabellenkalkulationsdaten können als Tabellen kopiert und in andere Programme wie z. B. ein Textverarbeitungsprogramm oder ein Präsentationsprogramm eingefügt werden, um verschiedene Zeitpläne für Analyse-, Berichterstellungs- und Präsentationszwecke zu erstellen. Sie können Ihre Daten auch mithilfe von Farben, Linien, Textfeldern, Bildern und vielen anderen Funktionen formatieren, um auf bestimmte Teile Ihrer Daten oder Ihren Kalkulationsplan aufmerksam zu machen.
Was sind erweiterte Tabellenkalkulationsfunktionen?
Je nachdem, ob Sie Google Sheets, Microsoft Excel oder ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm verwenden, haben Sie Zugriff auf viele erweiterte Funktionen, mit denen Sie alle Arten von Modellen für die Verarbeitung und Analyse von Daten erstellen können.
Sie können zum Beispiel Tabellenkalkulationen verwenden, um statistische Regressionsanalysen, Discounted-Cashflow-Modellierungen und viele andere Übungen durchzuführen. Sie können eine Arbeitsmappe mit mehreren Tabellenkalkulationen erstellen, die Finanzdaten für jeden Monat eines Jahres enthalten. Sie können dann in derselben Arbeitsmappe oder in einer neuen Arbeitsmappe eine weitere Kalkulationstabelle erstellen, die Annahmen für das Geschäftswachstum, das Umsatzwachstum, die prozentualen Änderungen der Kosten und andere Annahmen enthält. Mithilfe von Formeln und Links können Sie dann eine Prognose erstellen, die automatisch aktualisiert wird, wenn Sie Annahmen auf der Registerkarte Annahmen der Tabellenkalkulation ändern.
Sie können verschiedene automatisierte Formeln und Funktionen verwenden, einschließlich "Wenn / Dann" -Formeln, in denen Sie sagen können, ob die Bedingung "X" erfüllt ist, und dann die Funktion "Y" oder die Formel ausführen. Sie können diese Wenn / Then-Anweisungen sogar verschachteln, und Microsoft Excel kann bis zu sieben If / Then-Anweisungen verarbeiten, die ineinander verschachtelt sind. Dies bedeutet, dass bis zu sieben bedingte Funktionen abhängig voneinander automatisch auf Ihre Daten angewendet werden können.
Einige Tabellenkalkulationsprogramme bieten einen Makrorekorder, mit dem Sie verschiedene Schritte eines Routineprozesses aufzeichnen können, z. B. Formatieren von Tabellenkalkulationen oder die Eingabe bestimmter Datentypen, ohne dass Sie Visual Basic oder eine andere Programmiersprache kennen müssen. Anstatt die eigentlichen Funktionen in Ihrer Kalkulationstabelle auszuführen, können Sie Tastenkombinationen verwenden und Ihr Prozess wird automatisch ausgeführt, da die Schritte in Form eines Makros gespeichert wurden.
Tabellenkalkulationsprogramme bieten Funktionen wie "Zielsuche", mit denen Sie Formeln durchlaufen und nach bestimmten definierten Antworten lösen und die Eingaben entsprechend ändern können. Wenn Sie über große Datensätze verfügen, mit denen Sie arbeiten können, können Sie mit bestimmten Funktionen Duplikate identifizieren und entfernen, Daten sortieren und filtern, konsolidieren, Zwischensummen hinzufügen, Datenwerte vertikal oder horizontal nachschlagen und in eine neue Tabelle zurückgeben. Dies sind nur einige Beispiele für die Vielzahl der erweiterten Funktionen der Tabellenkalkulation.
Tabellenkalkulation im Vergleich zu Datenbankprogrammen
Viele Leute verwenden Tabellenkalkulationen, um Datenzeilen zu speichern, und Sie fragen sich vielleicht, warum Sie nicht einfach ein Datenbankprogramm wie Microsoft Access zum Speichern der Daten anstelle einer Tabellenkalkulation verwenden. Während Datenbank- und Tabellenkalkulationsprogramme sowohl Datenzeilen mit mehreren Attributen speichern können, hat jedes seine Stärken.
Excel, Google Sheets und andere Tabellenkalkulationen speichern Daten mit Kopfzeilen auf dieselbe Weise wie ein Datenbankprogramm. Mit Tabellenkalkulationsdaten können Sie jedoch auf einfache Weise automatische Formelberechnungen oder manuelle Berechnungen der Daten durchführen. Tabellenkalkulationen sind auch einfach zu verwenden. Sie können Ihre Daten sofort eingeben und bearbeiten, anstatt die Datenbank wie in einem Programm wie Access einrichten zu müssen. Mit Tabellenkalkulationen können Sie auf einfache Weise Diagramme und Diagramme auf der Grundlage Ihrer Daten erstellen.
Andererseits sind Datenbanken tendenziell stabiler. Mit Tabellenkalkulationsdaten ist es leicht, versehentlich eine Zelle, Zeile oder Spalte von Daten zu löschen, wenn Sie nicht aufpassen, was in einem Datenbankprogramm viel schwieriger ist. Wenn Sie über große Datenmengen verfügen, können diese zudem in einer Tabellenkalkulation nicht mehr verwaltet werden, in der Datenbankprogramme speziell für die Verwaltung von Tausenden und sogar Millionen von Datensatzzeilen vorgesehen sind. Wenn Sie die Elemente jeder Datensatzreihe fortlaufend aktualisieren oder verschiedene Arten von Sortierungen und Berichten ausführen müssen, ist ein Datenbankprogramm möglicherweise sinnvoller als eine Kalkulationstabelle.
