Unternehmen verwenden Tabellenkalkulationen für verschiedene Zwecke. Die Programme können Daten berechnen, sortieren und analysieren, sodass das Management die Funktionsweise des Unternehmens besser verstehen kann. Tabellenkalkulationen werden in einem Rasterformat erstellt. Jedes Datenelement wird in einer eigenen Zelle abgelegt, damit es ordnungsgemäß verwendet werden kann. Daten können Zahlen oder Wörter sein. Wörter werden alphabetisch und numerisch sortiert. Zahlen werden mit Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division berechnet. Formeln können auch erstellt werden, um kompliziertere Berechnungen durchzuführen.
Unternehmen nutzen Kalkulationstabellen, um Mitarbeiter, Produktion und Finanzen zu verfolgen. Mitarbeiterdaten können Überstunden und Fehlzeiten erfassen und nachverfolgen. Produktionsmengen können zusammen mit den Stunden gesammelt werden, die zur Fertigstellung der Produkte benötigt werden. Diese Mitarbeiter- und Produktionsdaten können kombiniert werden, um die Mitarbeiterproduktivität basierend auf der Produktmenge zu analysieren. Das Management kann die Daten aufschlüsseln, um zu zeigen, wie viel Produkt durchschnittlich in einer Stunde hergestellt wird, wie viel Geld das Produkt benötigt und wie viele Mitarbeiter verwendet wurden.
Tabellenkalkulationen können auch helfen, die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben gegenüber den budgetierten Beträgen zu ermitteln. Finanzanalysten können Budgetdaten, die das Management in einem Jahr ausgeben und verdienen soll, in eine Spalte in einer Kalkulationstabelle eingeben. In einer separaten Spalte können die tatsächlichen Ausgaben aufgeführt werden, sodass sie nebeneinander verglichen werden können. Die Gesamtspalten zeigen, was im Laufe der Monate von Jahr zu Tag gemacht wurde. Die Summen können dann analysiert werden, um zu entscheiden, ob Maßnahmen zur Korrektur großer Abweichungen zwischen dem Budget und den tatsächlichen Beträgen erforderlich sind. Der Tabellenkalkulationsbenutzer kann aus den Daten Diagramme erstellen, um ein visuelleres Beispiel für die Ausgaben oder andere Abschnitte der Kalkulationstabelle anzuzeigen.
Tabellenkalkulationen können verwendet werden, um Finanzinformationen in Form von Gewinn- und Verlustrechnungen, Kapitalflussrechnungen und Bilanzen darzustellen. Diese werden normalerweise eingerichtet, um Informationen aus einer Datenbank mit Finanzinformationen oder anderen damit verknüpften Kalkulationstabellen abzurufen. Diese Angaben zeigen den Nettogewinn, das Vermögen und die Verbindlichkeiten sowie die Entwicklung des Bargeldes im Unternehmen.
Grundsätzlich können Tabellenkalkulationen für alles verwendet werden, was mit Berechnungen zu tun hat, und sind sehr nützlich, wenn mehrere Berechnungen gleichzeitig ausgeführt werden müssen. Produktpreise sind ein Beispiel dafür. Eine Datenbank mit Produkten kann eine Aufgliederung aller Komponenten und ihrer Preise anzeigen. Wenn die Kosten einer Komponente steigen, können sie in der Kalkulationstabelle geändert werden, und die Berechnungen und Verknüpfungen ändern sie in allen Produkten. Dies spiegelt dann die neuen Kosten jedes Produkts wider, sodass das Management die Preisgestaltung an seine Kunden anpassen kann.
