Während der meisten Geschäftsvorgänge wird von Kunden erwartet, dass sie zahlen, wenn die Waren gekauft oder die Dienstleistungen erbracht werden. Einige Unternehmen erlauben es Kunden, Zahlungen im Nachhinein zu senden, und andere erlauben Kunden, im Laufe der Zeit Ratenzahlungen zu tätigen. Dies funktioniert meistens gut und nur wenige Unternehmen haben Probleme mit einer großen Anzahl nicht zahlender Kunden. Wenn es jedoch zu Zahlungsproblemen bei Kunden kommt, müssen Unternehmen die richtigen Schritte unternehmen, um die Zahlung zu erhalten. Einer der ersten Schritte ist oft ein Brief, um die Zahlung zu verlangen.
Geben Sie Ihren Namen oder den Namen des Unternehmens, die Adresse, Kontaktinformationen, wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse, und das Datum oben rechts auf der Seite ein. Sie können Firmenbriefkopf zentriert oben auf der Seite verwenden, anstatt Ihre Informationen einzugeben. Sie müssen jedoch das Datum auf der rechten Seite angeben.
Platzieren Sie den Namen, die Adresse und die Kontonummer des Kunden gegebenenfalls sechs Zeilen vom oberen Rand der Seite auf der linken Seite.
Geben Sie den Betrag an, den der Kunde im ersten Absatz schuldet. Beginnen Sie den Brief mit einer Aussage wie "Dieser Brief fordert die Zahlung in Höhe von (Leerzeichen) an." Teilen Sie dem Kunden das Datum mit, an dem er die Zahlung gesendet haben soll.
Teilen Sie dem Kunden den Termin mit, bis zu dem er Ihnen die Zahlung senden muss. Geben Sie an, ob Sie eine kleinere Zahlung akzeptieren oder einen Zahlungsplan ausarbeiten möchten.
Teilen Sie dem Kunden die Folgen der fortgesetzten Nichtzahlung im zweiten Absatz mit. Dazu gehören Gebühren, Zinserhöhungen, Klagen oder das Versenden von Konten an Inkassobüros.
Wir danken dem Kunden für sein Geschäft und für seine rechtzeitige Aufmerksamkeit im letzten Abschnitt. Bitten Sie ihn, sich mit Fragen an Sie zu wenden. Geben Sie unten auf der Seite Ihren vollständigen Namen und Ihre Berufsbezeichnung ein. Setzen Sie Ihre Unterschrift über Ihren eingegebenen Namen.
