Wenn Sie hinter einer Rezeption sitzen, sind Sie die erste Person, die ein Besucher in Ihrer Firma trifft. Der erste Eindruck zählt, und Ihr Verhalten und Ihre Einstellung sind wichtig. Sie sollten stets einen professionellen und einladenden Eindruck machen, auch wenn Sie mit anderen Aufgaben beschäftigt sind. Denken Sie daran, dass der Besucher Ihr Geschäft nicht unterbricht, er ist Ihr Geschäft.
Grußbesucher
Schauen Sie auf, wenn sich jemand Ihrem Schreibtisch nähert und lächeln Sie. Wenn Sie geschäftlich telefonieren, nehmen Sie Blickkontakt mit dem Besucher auf, um anzuzeigen, dass Sie sie sehen und in Kürze bei ihr sein werden. Sobald Sie Ihr Telefongespräch beendet haben, konzentrieren Sie sich mit einem Lächeln auf den Besucher. Entschuldigen Sie sich für die Verspätung und fragen Sie, wie Sie helfen können. Setzen Sie Wärme in die Frage, damit es nicht unhöflich erscheint.
Begrüßungsetikette
Fragen Sie den Besucher, ob er einen Platz haben möchte, während Sie die Person kontaktieren, mit der er sich trifft. Bieten Sie je nach Unternehmensrichtlinien Kaffee oder Tee an oder leiten Sie den Besucher in den Kaffeeraum. Bieten Sie an, seinen Mantel aufzuhängen oder zeigen Sie ihm, wo er aufgehängt werden kann. Rufen Sie die Person an, die den Besucher treffen wird. Verwenden Sie Frau oder Herr, wenn Sie den Besucher ankündigen.
Persönliche Art
Neben dem Lächeln modulieren Sie Ihre Stimme. Seien Sie sich bewusst, dass Sie durch den Ton Ihrer Stimme vermitteln können, was Sie denken. Kauen Sie keinen Kaugummi, nehmen Sie keine persönlichen Anrufe oder SMS an, wenn jemand wartet. Wenn Sie sich mit Kollegen unterhalten, halten Sie an und konzentrieren Sie sich auf den Besucher. Essen Sie nicht an Ihrem Schreibtisch. Wenn Sie es nicht vermeiden können, wählen Sie Lebensmittel, die kein anhaltendes Aroma haben. Mit anderen Worten, keine Pizza oder Spaghetti.
Schreibtisch Aussehen
Behalten Sie einen sauberen und aufgeräumten Schreibtisch, auch wenn Sie neben dem Umgang mit Besuchern noch andere Aufgaben haben. Möglicherweise haben Sie Papierstapel, die Sie bearbeiten müssen, aber diese sollten nicht im gesamten Empfangsbereich verteilt sein. Denken Sie daran, dass Ihr Empfangsbereich Ihr Unternehmen fördert und professionell aussehen sollte - überladen Sie Ihren Schreibtisch nicht mit Schmuck, lustigen Geräten, Fotos oder Schreibtischspielzeug.
