Eine Pressemappe, oft auch als Medienmappe bezeichnet, ist ein Werkzeug, mit dem Unternehmen und Organisationen Informationen über ihr Unternehmen an die Medien weitergeben. Es besteht aus verschiedenen Dokumenten und Dateien, einschließlich Pressemitteilungen, Fotos, Listen mit häufig gestellten Fragen, veröffentlichten Artikeln, Werbevideos und Statements von Unternehmensvertretern. Unternehmen aller Größen bereiten Pressemappen mit Informationen vor, die von den Medien angezeigt werden sollen. Unternehmen sind häufig bestrebt, Pressemappen zu vertreiben und sie bequem zugänglich zu machen.
Online gehen
Finden Sie heraus, ob das von Ihnen recherchierte Unternehmen über eine offizielle Website verfügt. Suchen Sie nach einer gedruckten Webadresse in Broschüren und Visitenkarten.
Überprüfen Sie die Website, um zu sehen, ob es einen Link gibt, der "Medien", "Öffentlichkeitsarbeit" oder "Pressemappe" enthält. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise auf einen Link klicken, der "Kontakt mit uns" oder "Weitere Informationen" enthält, um an die Pressemappe weitergeleitet zu werden. Wenn Sie keine hilfreichen Links finden können, suchen Sie nach der E-Mail-Adresse des Geschäftsinhabers oder nach den Kontaktinformationen des Kundendienstes. Senden Sie eine E-Mail mit einer persönlichen Vorstellung und fordern Sie eine Pressemappe an.
Lesen Sie alle Informationen, auf die Sie online zugreifen können. Einige Unternehmen stellen möglicherweise komplette Pressemappen zum Herunterladen und Drucken auf einmal zur Verfügung. Sie können das Kit auch sortieren und die spezifischen Informationen speichern, nach denen Sie suchen. Einige Unternehmen veröffentlichen nur ausgewählte Pressemitteilungen oder Fotos und geben eine E-Mail-Adresse für zusätzliche Informationen an. Senden Sie eine E-Mail an die entsprechende Kontaktperson, in der Sie Informationen zur Pressemappe anfordern, die online nicht verfügbar ist.
Per Telefon anfragen
Rufen Sie ein Unternehmen an, wenn Sie die Website nicht finden können oder die Website kein Pressematerial oder E-Mail-Adressen anbietet. Rufen Sie zu den für das Geschäft günstigsten Zeiten an. Wenn Sie beispielsweise ein Restaurant anrufen, vermeiden Sie das Abendessen. Wenn Ihr Anruf angenommen wird, bitten Sie um ein Gespräch mit dem Geschäftsinhaber oder der für Öffentlichkeitsarbeit zuständigen Person.
Stellen Sie sich vor und erklären Sie Ihren Bedarf an einer Pressemappe. Wenn der Eigentümer oder Vertreter sagt, dass er keine offizielle Pressemappe hat, beschreiben Sie die spezifischen Informationen, die Sie benötigen. Sie können über einzelne Elemente verfügen, z. B. Pressemitteilungen und Fotos, die, wenn sie zusammengefügt werden, als Pressemappe dienen.
Vereinbaren Sie den Zugriff auf die Informationen zur Pressemappe. Wenn Sie eine Frist einhalten müssen, fordern Sie das Kit per E-Mail oder Fax an. Wenn das Kit zu groß ist, vereinbaren Sie die Abholung oder fragen Sie, ob es verschickt werden kann.
Besuchen Sie persönlich
Besuchen Sie das Unternehmen, das Sie recherchieren, wenn Sie keine Pressemitteilungen per E-Mail, Post oder Fax erhalten. Stellen Sie sich vor und bitten Sie um ein Gespräch mit dem Eigentümer oder dem Leiter der PR-Abteilung.
Beschreiben Sie die gesuchten Informationen und listen Sie bestimmte Dokumente oder Elemente auf, die die erforderlichen Informationen enthalten. Erklären Sie, wie Sie mit einer Pressemappe ihre Perspektive in Ihre Geschichte integrieren können.
Überfliegen Sie die in der Pressemappe enthaltenen Informationen, um sicherzustellen, dass sie Ihren Bedürfnissen entsprechen und Ihre Fragen beantworten. Da Sie den Geschäftsinhaber oder den PR-Vertreter vor Ort haben, können Sie ein schnelles Interview anfordern, wenn Sie weitere Fragen haben, die nicht in der Pressemappe behandelt werden.
Tipps
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Pressemappen werden zur Eigenwerbung durch das Unternehmen oder die Organisation erstellt, die sie vertreiben. Informationen zum Faktencheck, die aus den Pressemappen entnommen wurden, und zusätzliche Quellen verwenden, um das Gleichgewicht zu halten.
