Rechnungslegungsgrundsätze und -verfahren sind nicht ein und dasselbe, obwohl die Angestellten in einem Büro oft die beiden verwirren. Rechnungslegungsrichtlinien stellen die Richtlinien oder Regeln dar, die definieren, was die Buchhaltungsabteilung in einer bestimmten Situation erwartet. Durch das Erstellen von Richtlinien stellt die Buchhaltungsabteilung sicher, dass die Regeln und Standards des Unternehmens von allen Betroffenen konsistent beibehalten und eingehalten werden. Das Verfahren stellt die How-Side der Gleichung dar, indem es die einzelnen Schritte definiert, die sicherstellen, dass die Rechnungslegungsrichtlinien des Unternehmens eingehalten werden und interne Kontrollen vorhanden sind.
Definieren Sie die Richtlinie
Wenn Sie die Rechnungslegungsrichtlinien und das Verfahrenshandbuch vorlegen, die von Wirtschaftsprüfern und anderen Mitarbeitern des Unternehmens verwendet werden, müssen Sie zunächst jede Regel oder Richtlinie als individuelle Richtlinie definieren, die die Personen befolgen sollen. Mischen Sie Richtlinien nicht miteinander, da dies zu verwirrend ist. Buchhaltungsabteilungen erstellen Cashflow-Richtlinien, Reisekostenerstattungsrichtlinien, Richtlinien für geringfügige Bargeldzahlungen, Kreditorenrichtlinien oder Rechnungsrichtlinien, um nur einige zu nennen. In der Richtlinie sollte die Regel definiert werden, die als das Was bezeichnet wird. Sie muss enthalten, wer sich daran halten muss und warum sie eingehalten werden muss. Richtlinien und Verfahren werden als separate Dokumente verwaltet.
Schreiben Sie die Übersicht
Jede Richtlinie muss eine Übersicht oder Zusammenfassung der Richtlinie oder Regel enthalten. Die Übersicht beginnt mit detaillierten Informationen, die die Besonderheiten enthalten. Eine Buchhaltungsabteilung verfügt beispielsweise über eine Richtlinie für kleine Bargeldfonds, in der angegeben ist, wie viel Geld für Bargeld zur Verfügung gestellt wird, welche Art von Einkäufen sie deckt und der Titel der Person, die dafür verantwortlich ist, dass sie ordnungsgemäß verwaltet wird. In der Richtlinie werden nicht die Namen der Personen aufgeführt, sondern der Titel oder die Position des Unternehmens, das dafür verantwortlich ist.
Beschreiben Sie die Verfahren
Verfahren sind ein schrittweiser Prozess, bei dem sich Personen an die Unternehmensrichtlinien halten.Beispielsweise kann eine Buchhaltungsabteilung eine Cashflow-Richtlinie festlegen, die festlegt, wie viel Betriebsmittel zu jeder Zeit verfügbar sein sollten und was geschehen muss, wenn es nicht verfügbar ist. Um jedoch sicherzustellen, dass die Richtlinie eingehalten wird, muss ein Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung die Kontoabstimmung durchführen. Der Bankabgleichsprozess enthält detaillierte Schritte, wie der Bankabgleich durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass die Cashflow-Richtlinie eingehalten wird. Um die Prozedur zu schreiben, skizzieren Sie jeden Schritt, der ausgeführt werden muss, einschließlich der Titel der Personen, die jeden Schritt abschließen, und was in den nachfolgenden Schritten geschieht.
Nummerieren Sie die Schritte
Schreiben Sie Prozeduren in der Reihenfolge, in der die Schritte ausgeführt werden müssen. Beginnen Sie beispielsweise mit dem Bankabgleichungsprozess mit dem ersten, was geschehen muss, z. B.: Kontoauszüge sind ungeöffnet an den Buchhaltungsleiter zu übergeben. Geben Sie die Schritte an, die der Buchhaltungsmanager ausführen muss, bevor Sie die eigentliche Abstimmungsarbeit an eine andere Person im Rechnungswesen übergeben. Dies kann beispielsweise eine schnelle Überprüfung auf Inkonsistenzen der Prüfung, Namen der Zahlungsempfänger usw. umfassen.
Richtlinien- und Verfahrenshandbuch
Fügen Sie eine Liste der Titel in der Buchhaltung mit kurzen Beschreibungen der von jeder Position im Unternehmen ausgeführten Aufgaben am Anfang des Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs ein. Dies hilft, interne Kontrollen zu erstellen und gleichzeitig die Aufgabentrennung zu gewährleisten. Schreiben Sie Richtlinien auf einzelne Seiten, und erstellen Sie für jede Richtlinie eine neue Seite oder einen neuen Satz von Seiten. Jede Richtlinie erhält eine eigene Überschrift und einen eigenen Titel im Inhaltsverzeichnis, damit die Benutzer sie leicht finden können. Fügen Sie nach der Richtlinie alle Verfahren auf ihren eigenen Seiten als Backup ein. Das Inhaltsverzeichnis kann die "Cashflow-Richtlinie" als Haupttitel mit Unterüberschriften und ihren eigenen Seiten enthalten, die "Bankabstimmungen", "Hauptbuch Bankabstimmungen" und alle anderen Verfahren enthalten, die für diese bestimmte Richtlinie gelten.
