Die Jahreshauptversammlung ist eine Sitzung mit Vorstandsmitgliedern, Aktionären, Anlegern und leitenden Angestellten, um die steuerlichen Informationen zu überprüfen und wichtige Entscheidungen und Änderungen zu berücksichtigen, die im Laufe des vergangenen Jahres getroffen wurden. Das Hauptversammlungsprotokoll wird als Aufzeichnung der Sitzung zusammengestellt und enthält spezifische Details zu wichtigen Entscheidungen, die während der Sitzung getroffen wurden, sowie Anmerkungen zu den gewählten Amtsträgern. Das Protokoll wird normalerweise an einen Anhang der Berichte angehängt, die während der Besprechung diskutiert oder präsentiert werden.
Geben Sie den Namen Ihrer Organisation ein, gefolgt von "Protokoll der jährlichen Hauptversammlung". Geben Sie dann das vollständige Datum und die Uhrzeit des Beginns der Besprechung sowie den Ort der Besprechung ein. Der Ort muss den Namen des Konferenzraums und den Ort, an dem die Besprechung stattfindet, enthalten.
Schreiben Sie die Präambel. Verwenden Sie die römische Zahl "I" gefolgt von der Bezeichnung "PREAMBLE", um die Teilnehmer vorzustellen. Listen Sie alle anwesenden Mitglieder auf, beginnend mit dem Präsidenten. Dann listen Sie den anwesenden Vizepräsidenten, Schatzmeister, Sekretär und exekutive Mitglieder auf. Für diesen Abschnitt können entweder vollständige Namen oder der erste Vor- und Nachname verwendet werden.
Listen Sie Beobachter und Entschuldigungen auf. Wenn anwesende Teilnehmer anwesend sind, die keine leitenden Angestellten oder Ausschussmitglieder sind, können sie als Beobachter oder als Entschuldigung aufgeführt werden. Wenn niemand in eine Kategorie fällt, geben Sie für jede Kategorie "Null" an.
Führen Sie das Protokoll der vorherigen Besprechung ein. Verwenden Sie für diesen Abschnitt die römische Ziffer "II", gefolgt von MINUTES OF PREVIOUS MEETING. Geben Sie alle Anträge an, die verschoben, abgeordnet und auf die vorliegende Sitzung übertragen wurden.
Stellen Sie die Berichte des Treffens vor. Beginnen Sie diesen Abschnitt mit der römischen Ziffer "III", gefolgt von REPORTS. Listen Sie die Berichte einzeln als Anhangselement auf.
Zeichnen Sie den Wahlprozess auf. Verwenden Sie die römische Zahl "IV", um die Wahl der zurückkehrenden Offiziere, des Präsidenten, des Vizepräsidenten, des Sekretärs, des Schatzmeisters und aller anderen gewählten Beamten anzuzeigen. Für jeden Kandidaten müssen Sie Folgendes angeben: die nominierte Person; von wem sie nominiert wurden; Wer hat die Nominierung unterstützt? und ob der Nominierte die Nominierung abgelehnt oder akzeptiert hat. Der gewählte Offizier wird dann innerhalb des Protokolls als solcher angezeigt.
Zeichnen Sie die Wahlen für die Amtsträger auf. Wenn Sie sich für öffentliche Personen entscheiden, müssen Sie den Namen des Kandidaten und die Personen angeben, die den Offizier nominiert und abgeordnet haben.
Führen Sie alle bei der Sitzung angenommenen oder eingereichten Anträge auf. Ein Antrag ist eine Abstimmung für oder gegen eine bestimmte Politik oder Entscheidung und kann während des Treffens eingereicht werden. Schreiben Sie eine dieser Diskussionen im Protokoll auf und geben Sie an, ob der Antrag angenommen oder abgelehnt wurde.
Erfassen Sie die "Other Business" -Positionen. Listen Sie unter der römischen Zahl "V" alle Diskussionen und Ereignisse auf, die außerhalb der Wahlen und der Einleitung stattgefunden haben. Eine Aufzählungsliste oder 2 bis 3 Sätze zu jedem Element reicht normalerweise aus, um beim nächsten Meeting nachzuschauen.
Listen Sie Anhanginformationen und Finanzdaten auf. Der letzte Abschnitt des Hauptversammlungsprotokolls muss Anhänge auflisten, auf die zuvor im Protokoll verwiesen wurde, und die mit einer vom Finanzvorstand bereitgestellten Zusammenfassung der Finanzdaten enden.
Tipps
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Die ordentliche Hauptversammlung wird in der Regel jedes Jahr abgehalten, um die Mitglieder über die Aktivitäten des Vorjahres zu informieren und Beamte und Amtsträger für das kommende Jahr zu wählen. Kopien des Hauptversammlungsprotokolls können kurz nach der Sitzung an alle Teilnehmer verteilt werden. Bei der nächsten Sitzung muss das Sekretariat möglicherweise eine Kopie des Hauptversammlungsprotokolls zur Überprüfung vorlegen.
