Die Entwicklung von Schritten für die Auftragsabwicklung ist für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Ohne den richtigen Arbeitsablauf bei der Auftragsabwicklung ist die Auftragsabwicklung in Ihrem Unternehmen chaotisch und unzuverlässig. Nehmen Sie sich die Zeit, um die richtigen Richtlinien für die Auftragsabwicklung zu entwickeln. Ihr Geschäft läuft reibungsloser und Sie haben eine höhere Kundenzufriedenheit.
Verwenden Sie ein standardisiertes Formular, wenn Sie Bestellungen annehmen
Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen einen Kundendienstmitarbeiter für die Annahme von Bestellungen verwendet oder der Kunde Bestellungen direkt über Ihre Website eingibt, müssen Sie über ein standardisiertes Formular verfügen. Dadurch kann die Person, die das Formular ausfüllt, wissen, welche Informationen benötigt werden, und es wird sichergestellt, dass alle benötigten Informationen gesammelt werden.
Jedes Ihrer Inventarartikel kann etwas andere Bestelldetails haben. Wenn Sie beispielsweise ein Möbelhaus betreiben, kann das Bestellformular für ein Sofa die Stoffart enthalten, während für das Formular für einen Tisch die Art der Ausführung erforderlich sein kann.
Es ist wichtig, dass unvollständige Bestellformulare nicht akzeptiert werden. Wenn ein Bestellformular nicht über die erforderlichen Informationen verfügt, muss es zurückgegeben und ausgefüllt werden, bevor es verarbeitet werden kann.
Bestätige die Bestellung
Nach dem Absenden eines Bestellformulars sollte dieses mit dem Kunden bestätigt werden. Dies kann durch Senden einer E-Mail mit den Bestelldetails erfolgen. Es ist nicht erforderlich, dass der Kunde die Bestellung bestätigt. Machen Sie stattdessen klar, dass der Kunde sich bei Problemen mit der Bestellung an Ihr Unternehmen wenden sollte. Stellen Sie sicher, dass die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens für den Kunden leicht zugänglich sind.
Verteilen Sie das Bestellformular intern
Sobald das Bestellformular ausgefüllt ist, sollte es an alle weitergeleitet werden, die eine Aktion im Zusammenhang mit der Bestellabwicklung durchführen müssen. Dazu gehören das Lager, die Debitorenabteilung und der Hersteller, wenn die Bestellung von einem Dritten ausgeführt wird. Der erwartete Erfüllungstermin sollte klar angegeben werden, damit alle Beteiligten den Zeitplan kennen.
Kommunizieren Sie mit dem Kunden
Es ist wichtig, klar mit dem Kunden zu kommunizieren. Teilen Sie dem Kunden mit, wenn sich die Ausführung der Bestellung verzögert. Es ist viel besser, den Kunden im Vorfeld und ehrlich zu sein, wenn ein Problem vorliegt, als es zu ignorieren. Informieren Sie auch den Kunden, wenn die Bestellung verschickt wird. Teilen Sie dem Spediteur die Sendungsnummer und den voraussichtlichen Liefertermin mit. Bitten Sie den Kunden um Rückmeldung, nachdem er die Bestellung erhalten hat. Lassen Sie sich von einem Kundendienstmitarbeiter anrufen, um sicherzustellen, dass der Kunde mit dem Kauf zufrieden ist, oder verwenden Sie eine Online-Umfrage, um Feedback zu erhalten. In jedem Fall gibt das Kundenfeedback sehr nützliche Einblicke in Ihren Auftragserfüllungsprozess.
