Accounting ist der Prozess der Analyse und Aufzeichnung von Transaktionen. Transaktionsanalyse und Journalbuchungen sind die ersten beiden Stufen des Abrechnungszyklus. Bei der Buchung handelt es sich um die Übertragung von Journalbuchungen in ein Hauptbuch, das normalerweise für jedes Konto ein separates Formular enthält. In Journalen werden Transaktionen in chronologischer Reihenfolge aufgezeichnet, während in Ledgern Transaktionen nach Konto zusammengefasst werden. Die Buchung besteht aus wenigen einfachen Schritten, wie "College Accounting" von John Ellis Price und anderen.
Kontobezeichnung
Im ersten Schritt geben Sie den Kontonamen und die Nummer in das Sachkonto ein. Die beiden wichtigsten Abschlüsse eines Unternehmens, die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz, haben unterschiedliche Konten. Die Gewinn- und Verlustrechnung enthält Umsatzerlöse, Umsatzkosten, Marketing- und Werbekosten, Abschreibungsaufwendungen, Zinsen und Steuern. Die Bilanzkonten umfassen Bargeld, Forderungen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Schuldverschreibungen, kumulierte Abschreibungen, einbehaltene Gewinne und Stammaktien. Die Abschreibung ist die schrittweise Verteilung der Anschaffungskosten eines Vermögenswerts über die Nutzungsdauer.
Eintragsdetails
Der zweite Schritt besteht darin, Datum, Beschreibung und Referenznummer jedes Journaleintrags für jedes Konto während eines Abrechnungszeitraums zu buchen. Die Referenznummer könnte in der Form "J #" sein, wobei "J" sich auf die Zeitschrift des Unternehmens bezieht und "#" sich auf die Seitennummer der Zeitschrift bezieht. Zum Beispiel bedeutet J1, dass der Eintrag von Seite 1 der Zeitschrift stammt. Die Beschreibung ist dieselbe wie im Journal: beispielsweise "Kassenbon, Rechnungsnummer 11-1097".
Lastschriften und Gutschriften
Die Erfassung von Lastschriften oder Gutschriften ist der nächste Schritt im Buchungsprozess. Jede Transaktion muss mindestens eine Lastschrift und eine Gutschrift haben. Belastungen erhöhen Bilanzkonten wie Barmittel und Lagerbestand und erhöhen die Aufwandsabrechnungen, wie Marketing- und Gehaltsaufwendungen. Belastungen mindern die Bilanzverbindlichkeiten, wie zum Beispiel Schuldscheindarlehen, und die Eigenkapitalkonten der Aktionäre, wie zum Beispiel die Gewinnrücklagen. Belastungen verringern auch die Umsatzkonten in der Gewinn- und Verlustrechnung. Kredite erhöhen die Bilanzverbindlichkeiten, die Eigenkapital- und Vertriebskonten. Gutschriften verringern die Bilanzkonten und Aufwandskonten.
Balance
Der vierte Schritt ist die Berechnung der laufenden Belastung und des Guthabens für jedes Konto. Wenn das Geldkonto beispielsweise eine Belastung von 10.000 US-Dollar, eine Gutschrift von 5.000 und eine Belastung von 25.000 US-Dollar an drei verschiedenen Terminen aufweist, betragen die gesamten Belastungen 10.000 US-Dollar plus 25.000 US-Dollar oder 35.000 US-Dollar und die Summe der Gutschriften 5.000 US-Dollar. Daher beträgt der Sollsaldo am letzten Tag 35.000 USD minus 5.000 USD oder 30.000 USD.
Fehler Korrektur
Der letzte Schritt des Buchungsvorgangs besteht in der Prüfung auf Fehler in der Mathematik und in der Datenübertragung. Buchhaltungssoftwarepakete können diese Fehler durch Automatisierung reduzieren. Die Überprüfung der Anzahl ist jedoch ein vorsichtiger Schritt, der verhindert, dass Fehler in die Finanzberichte übergehen.
