Das Erstellen wiederholbarer Geschäftsprozesse ist ein wichtiger Bestandteil beim Aufbau und Betrieb einer effektiven Organisation. Durchdachte und dokumentierte Geschäftsprozesse sind entscheidend für den Erfolg von Geschäftsaktivitäten, unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Unternehmen mit zwei oder drei Personen handelt oder um ein großes Unternehmen mit Hunderttausenden von Mitarbeitern. Unternehmen, die nicht die Zeit und den Aufwand benötigen, um wiederholbare Prozesse zu erstellen, bergen das Risiko von Qualitäts- und Konsistenzproblemen.
Definition
Ein Geschäftsprozessfluss ist eine Möglichkeit, die Schritte eines Geschäftsprozesses zu visualisieren und zu dokumentieren. Flussdiagramme dokumentieren Eingaben oder Anfragen nach Informationen, Produkten oder anderen Liefergegenständen; die Verfahrensschritte, um dieser Anfrage nachzukommen; und die Ausgabe oder das Ergebnis, das von der Eingabe generiert wird.
Komponenten
Die grundlegenden Komponenten eines Geschäftsprozessflusses sind Ein- und Ausgänge, die normalerweise mit Ovalen bezeichnet werden. Einige Methoden verwenden Kreise, um eine Eingabe oder eine Ausgabe zu kennzeichnen. Entweder / oder Entscheidungen werden durch Diamantkästchen angezeigt. Umsetzbare Prozedurschritte werden im Flussdiagramm durch Rechtecke gekennzeichnet. Einige Flüsse verwenden Pfeilspitzen, um die Richtung des Verfahrensflusses visuell anzuzeigen. In einigen Fällen werden modifizierte Kästchen verwendet, um Dinge wie einen Verfahrensschritt zu kennzeichnen, der die Ausführung eines Untergeschäftsprozesses erfordert. Unterprozesse werden mit separaten Geschäftsprozessabläufen dokumentiert.
Werkzeuge
Die Werkzeuge zur Erstellung von Prozessabläufen reichen von Flussdiagrammerweiterungen in Textverarbeitungsprogrammen bis hin zu dedizierten Flussdiagrammsoftware wie Visio oder Calligra Flow. Auf der High-End-Seite verfügt die Enterprise Resource Planning-Software häufig über dedizierte Flussdiagrammmodule, die an andere Ressourcenplanungsmodule gebunden sind, um sicherzustellen, dass die Bedarfsanforderungen von Kanban oder Just In Time erfüllt werden.
Methodologien
Geschäftsprozessfluss-Methoden stellen die Konsistenz zwischen Geschäftsprozessen für eine bestimmte Organisation sicher. Die meisten Methoden basieren auf der Wahl eines bestimmten ERP-Systems oder Flussdiagrammsystems. Es ist üblich, dass ein Unternehmen Methoden definiert, die seine einzigartigen Geschäftspraktiken unterstützen, beispielsweise die Einbeziehung von Datenstrukturen in einen Prozessablauf.
Personal
Das Erstellen von Prozessabläufen ist ein Spezialgebiet. In einem gut implementierten Geschäftsprozess, Entwicklungs-, Dokumentations- und Engineering-Projektspezialisten - häufig technischen Redakteuren - schreiben und entwickeln Sie genaue und verwertbare Geschäftsprozessflüsse, indem Sie Fachexperten beraten und interviewen. Personen, die eng an einem Geschäftsprozess beteiligt sind, haben oft Probleme, sich von ihrem Teil des Prozesses zu distanzieren und den gesamten Geschäftsprozess aus organisatorischer Sicht zu betrachten. Durch das Einbringen von Spezialisten für die Dokumentation von Geschäftsprozessen gewährleistet eine Organisation die Erstellung von Geschäftsprozessabläufen, von denen die gesamte Organisation profitiert, und nicht auf einen bestimmten Teil der Organisation ausgerichtet ist.
