Während eines anstrengenden Arbeitstages können wichtige Details leicht verloren gehen oder vergessen werden. Sorgfältige Aufzeichnungen sind unerlässlich - insbesondere bei Geschäftstreffen. Das Protokoll dient als offizielle Aufzeichnung der Sitzung. Sie sollten beschreiben, wer während des Treffens anwesend war, was besprochen wurde und was beschlossen wurde. Bei sorgfältiger Vorbereitung können sie eine der effektivsten Methoden sein, um alle auf dem Laufenden zu halten und sich über vergangene, aktuelle und zukünftige Geschäftsentscheidungen zu informieren.
Artikel, die Sie benötigen
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Tagesordnung
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Notieren Sie Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung.
Liste in der Reihenfolge ihres Dienstalters alle anwesend.
Geben Sie ggf. an, ob ein Quorum vorhanden ist. Nicht für jede Besprechung ist ein Quorum oder eine Mindestteilnehmerzahl erforderlich, um die Besprechung gültig zu machen. Wenn jedoch ein Quorum erforderlich und anwesend ist, bedeutet dies, dass die während des Meetings getroffenen Geschäftsentscheidungen gültig und durchsetzbar sind. Ohne ein Quorum kann das Unternehmen nicht handeln.
Beschreiben Sie das Verfahren in chronologischer Reihenfolge. Beginnen Sie mit der Feststellung, wann das Meeting von wem bestellt wurde.
Notieren Sie sich den Namen aller Personen, die ein Thema beginnen, und notieren Sie die wichtigsten Details der Diskussion.
Schreiben Sie die Namen der Personen auf, die mit dem Gesprächsthema einverstanden sind oder nicht, und nennen Sie kurz die Art des Abkommens oder der Nichtübereinstimmung.
Beenden Sie jeden Abschnitt des Meetings mit einer Zusammenfassung der endgültigen Entscheidung.
Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 7, bis die Besprechung beendet ist.
Schreiben Sie eine formelle Zusammenfassung der Besprechung basierend auf Ihren Notizen auf. Verwenden Sie den Briefkopf des Unternehmens und senden Sie die endgültige Kopie an jede anwesende Person.
Tipps
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Verwenden Sie das Meeting-Programm als Gliederung für Ihr Meeting-Protokoll. In der Tagesordnung werden in der Regel die wichtigsten Themen für das Treffen beschrieben. Die Verwendung der Agenda als Gliederung hilft, Ihre Protokolle zu organisieren.
Während die Technologie eine gewisse Zeitersparnis bieten kann, schlägt Neal Hartman, leitender Dozent für Managementkommunikation an der Sloan School of Management des MIT, vor, in einer Kolumne auf der Forbes-Website das Verbot von Technologie in Meetings zu verwenden, um alle auf den Fokus zu konzentrieren. Wenn Sie sich für die Protokollierung der Minuten entscheiden, sollten Sie ablenkungsfreie Software implementieren, die den Zugriff auf E-Mail, das Internet oder andere Programme außer einer einfachen Textverarbeitung vorübergehend blockiert.
