Protokolle der Verwaltungsratssitzungen sind rechtliche Dokumente und zur Einsichtnahme durch die Öffentlichkeit zugänglich, wodurch sie zu wichtigen Unterlagen für ein Unternehmen oder eine andere Organisation werden. Je formeller sie sind, desto wichtiger ist es, dass sie vor ihrer Verbreitung vom Vorstand genehmigt werden. Durch die Verwendung einiger einfacher Best Practices für die Aufzeichnung und Genehmigung von Protokollen können Sie diesen Prozess rationalisieren und den Verwaltungsaufwand reduzieren.
Überprüfen Sie den Vorgang zum Aufzeichnen der von der Organisation vorgeschriebenen Besprechungsprotokolle. Viele halten sich an Roberts Regeln für Bestellungen und erlauben dem Aufnahmesekretär, eine Vorlage für Notizen und das Erstellen des letzten Protokolls zu verwenden. Fragen Sie, wann und ob Sie die Namen der Vorstandsmitglieder angeben sollten, die Kommentare abgeben oder Fragen stellen, oder ob Sie deren Privatsphäre schützen sollten. Möglicherweise müssen Sie beispielsweise schreiben: „Es wurde diskutiert, dass unser Konkurrent XYZ Corporation irreführende Werbung verwendete und die FTC kontaktiert werden sollte“, und nicht: „Bob Smith gab an, dass unser Konkurrent XYZ Corporation dies vertritt irreführende Werbung und die FTC sollten kontaktiert werden. Debbie Jones und Hank Johnson stimmten zu."
Achten Sie darauf, die Minuten genau aufzuzeichnen. Bitten Sie die Vorstandsmitglieder, nicht mehr zu sprechen, oder warten Sie mit dem Vorsitzenden, bevor Sie eine neue Diskussion beginnen, wenn Sie bei Ihrer Notiz hinterherhinken. Bitten Sie die Mitglieder, alle Informationen zu wiederholen oder zu klären, die Sie nicht klar finden. Wiederholen Sie die Anträge, die die Vorstandsmitglieder machen, einschließlich eines Originalantrags und der endgültigen geänderten Fassung, wenn ein Antrag eingebracht wird. Machen Sie dies unabhängig davon, ob die Bewegung abgeordnet wird und ob sie durchläuft. Zeichnen Sie die Gesamtzahlen aller Stimmen auf, anstatt lediglich zu sagen, dass eine Stimme bestanden hat.
Senden Sie das Protokoll an den Vorstandsvorsitzenden, den Exekutivdirektor oder das Exekutivkomitee, bevor Sie es an den Gesamtvorstand senden, wenn dies das Verfahren Ihrer Organisation ist. Nachdem Sie die Genehmigung zum Senden der Protokolle an die Vollversammlung erhalten haben, senden Sie das Dokument an jedes Vorstandsmitglied, unabhängig davon, ob sie an der Sitzung teilgenommen hat oder nicht und ob sie an der Sitzung teilnehmen wird, bei der das Protokoll genehmigt wird. Schicken Sie das Protokoll früh genug, damit die Vorstandsmitglieder sie lesen, Fragen dazu stellen, Themen diskutieren und nach Klarstellungen fragen können.
Lassen Sie bei der nächsten Vorstandssitzung, die beschlussfähig ist, den Vorsitzenden oder das andere Vorstandsmitglied, das die nächste Sitzung abhält, einen Antrag an den Vorstand zur Genehmigung des Protokolls stellen. Ein Quorum ist die Mindestanzahl von Vorstandsmitgliedern, die für offizielle Maßnahmen erforderlich ist. Warten Sie, bis der Antrag abgeordnet ist, und lassen Sie den Meetingleiter das Wort für die Diskussion eröffnen. Im Verlauf der Diskussion muss ein Antrag gestellt, abgestellt und angenommen werden, wenn Änderungen oder Korrekturen an dem Protokoll vorgenommen werden müssen. Lassen Sie den Gesprächspartner nach der Diskussion oder, wenn keine Diskussion stattfindet, die Frage anrufen oder stimmen Sie ab, um das Protokoll zu genehmigen.
Tipps
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Prüfen Sie, ob Ihre Organisation eine Satzung oder eine andere Regel in Bezug auf das Datum enthält, bis zu dem die Vorstandsmitglieder ein Sitzungsprotokoll erhalten müssen.
