Obwohl die Erfassung von Erträgen und Aufwendungen in einem geschäftlichen Umfeld ein komplexer Prozess ist, sind die Grundlagen der Buchhaltung relativ einfach. Ein System, das als allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze bekannt ist, definiert vier Grundannahmen, vier Grundprinzipien und vier grundlegende Einschränkungen für die betriebliche Rechnungslegung. Die vier Grundprinzipien von GAAP behandeln die Art und Weise, wie Geld in das Unternehmen ein- und ausfließt, sowie die Art und Weise, in der dieser Fluss dokumentiert wird.
Kostenprinzip
Das Kostenprinzip besagt, dass die tatsächlichen Kosten der Vermögenswerte erfasst werden müssen, anstatt die Kosten auf der Grundlage des Marktwerts oder der Inflationsanpassung zu erfassen. Dadurch wird sichergestellt, dass die erfassten Kosten für Lagerbestände und andere Einkäufe korrekt im Buchhaltungsbuch angezeigt werden. Das Prinzip wird manchmal als "Anschaffungskostenprinzip" bezeichnet, da die Kosten auf der Grundlage der tatsächlichen Anschaffungskosten zum Zeitpunkt des Erwerbs erfasst werden, anstatt zu einem späteren Zeitpunkt geschätzte oder angepasste Kosten zu erfassen.
Einnahmenprinzip
Das Einnahmenprinzip besagt, dass die Einnahmen zum Zeitpunkt der Einnahme erfasst werden sollten, nicht zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs. Dies verhindert Fehler in der Buchhaltung, die durch verspätete Zahlungen verursacht werden, da das an das Unternehmen noch geschuldete Geld innerhalb des Buchhaltungsledgers ersichtlich ist. Das Ertragsprinzip dient auch als Grundlage für die periodengerechte Rechnungslegung, weshalb es gelegentlich als "periodengerechtes Prinzip" bezeichnet wird.
Passendes Prinzip
Das Übereinstimmungsprinzip besagt, dass die Ausgaben an die Einnahmen angepasst werden sollten, mit denen sie verbunden sind. Die Aufwendungen werden nicht zum Zeitpunkt ihrer Entstehung erfasst, sondern erst, wenn sie einen Umsatzbeitrag leisten. Dies ermöglicht eine einfache Bewertung der Rentabilität von Waren und Dienstleistungen und veranschaulicht auch den Zusammenhang zwischen Aufwand und Ertrag, da Produkte und Dienstleistungen direkt mit den von ihnen erzielten Erlösen abgeglichen werden. Einige Ausgaben wie Verwaltungskosten und Gehälter für Mitarbeiter können natürlich nicht direkt mit den Einnahmen verbunden sein. Diese Aufwendungen werden einfach als Aufwand für die laufende Periode erfasst.
Prinzip der Offenlegung
Das Offenlegungsprinzip besagt, dass alle von einem Unternehmen offengelegten Finanzinformationen in einer leicht verständlichen Form veröffentlicht werden sollten und dass diese Offenlegung mit den Kosten der Zusammenstellung und Veröffentlichung der Informationen abgeglichen werden sollte. Alle Informationen, die zum Verständnis der Finanzberichte erforderlich sind, sollten in den Hauptteil der Aussagen, in Fußnoten oder in ergänzenden Dokumenten enthalten sein, die den Erklärungen beiliegen. Die Menge der offengelegten Informationen sollte ausreichen, damit Unternehmensleiter Entscheidungen bezüglich des Unternehmens treffen können. unnötige Informationen sollten rationalisiert werden, um die Kosten für die Erstellung der Aussagen gering zu halten.
