In den 1980er und 1990er Jahren konnten sich nur mittlere und große Unternehmen teure Personalinformationssysteme (HRIS) leisten. Für diese Programme waren große Mainframe-Computer und hochqualifizierte Programmierer erforderlich, um sie bedienen und warten zu können. Heute kann sich fast jedes Unternehmen ein Personalinformationssystem leisten. Sogar ein Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern kann ein HRIS-Basisprogramm erwerben, das auf einem Desktop-Computer installiert werden kann, um grundlegende Personalprozesse zu automatisieren.
Was ist HRIS?
Ein HRIS ist im Wesentlichen eine Datenbank oder eine Kombination von Datenbanken, die Informationen gemeinsam nutzen. Beispielsweise erfasst die Datenbank für die Einstellung von Mitarbeitern alle Informationen, die sich auf Bewerbungen beziehen. Wenn ein Unternehmen einen neuen Mitarbeiter anstellt, werden die grundlegenden demografischen Informationen der Person mit anderen HRIS-Modulen geteilt, sodass die Mitarbeiter des Personals die Daten nicht erneut eingeben müssen.
Prozesse automatisieren und rationalisieren
Ein HRIS besteht aus drei Grundkomponenten - Mitarbeiterinformationen, Gehaltsabrechnung und Leistungen. Diese repräsentieren die Kerngeschäftsfunktionen der Personalabteilung einer Organisation. Das HRIS hilft dabei, diese Prozesse zu automatisieren und zu rationalisieren, sodass die Mitarbeiter des Personals die Projektarbeit erledigen und Probleme lösen können. Beispielsweise verwenden Mitarbeiter eine Identifikationsnummer oder "streichen" einen Mitarbeiterausweis, um jeden Morgen eine elektronische Zeituhr einzuchecken, die automatisch Daten an das HRIS übermittelt. Dadurch ist es nicht mehr erforderlich, dass das Personal der Personalabrechnung die Arbeitsstunden der Mitarbeiter von Papierzeitkarten manuell in das Abrechnungssystem eingeben muss.
Der Bewerbungsprozess ist ein weiteres gutes Beispiel dafür, wie ein HRIS Kosten reduzieren kann. In vielen Unternehmen bewerben sich die Bewerber über das Internet auf Stellen. Dies bedeutet, dass Personalmitarbeiter die Anwendungen nicht mehr physisch bearbeiten, sortieren und an die entsprechenden Abteilungen weiterleiten müssen.
Berichterstattung und Entscheidungsunterstützung
Da grundlegende HR-Prozesse automatisiert sind und alle erforderlichen Informationen in verbundenen Datenbanken gespeichert sind, vereinfacht ein HRIS das Reporting und die Entscheidungsunterstützung bei der Entscheidungsfindung. Die meisten Systeme umfassen eine Vielzahl von Standard-HR-Berichten, die zur Verwaltung des Unternehmens und zur Planung für die Zukunft verwendet werden können, z. B. Vergütung nach Zahlungszeitraum und Jahr, Leistungseinschreibung sowie Zeit und Anwesenheit der Mitarbeiter. In vielen HR-Systemen können Benutzer Ad-hoc-Berichte erstellen, um spezifische Probleme zu analysieren oder Trends zu identifizieren, die das Management bei der strategischen Planung unterstützen.
Legal Compliance-Unterstützung
Diese Systeme erstellen Berichte und Dokumentationen, die von Bundes- und Bundesbehörden benötigt werden, z. B. die W-2-Erklärung zu Löhnen und Steuern, die EO-1-Arbeitgeberdetails- und Zusammenfassungsbericht der Equal Employment Opportunity Commission (EO-1) sowie der Bericht über Krankheit und Verletzungen des Arbeitsministeriums (OSHA 301) Bericht).
Ein HRIS kann Unternehmen mit ausgehandelten Arbeitsverträgen helfen, indem sie die Anforderungen des Arbeitsvertrags in die täglichen Abläufe einbezieht, z. B. die Verfolgung des Dienstalters zum Zwecke von Beförderungen, Entlassungen und Gehaltserhöhungen. Die Informationstechnologie hilft der Personalabteilung auch bei der Überwachung von Beschwerden und Leistungsproblemen der Mitarbeiter.
HRIS-Links
Abhängig von der Komplexität des Systems ermöglicht ein HRIS-Programm die gemeinsame Nutzung von Daten und die Integration mit anderen wichtigen Geschäftssystemen wie Finanzwesen und Lieferkettenmanagement. Darüber hinaus können einige Systeme Netzwerkverbindungen zu ihren Krankenversicherungsträgern und Pensionskassenadministratoren herstellen. Auf diese Weise können Arbeitgeber- und Versicherungsträger oder Fondsverwalter Mitarbeiterinformationen schnell und einfach austauschen.
HRIS verbindet auch die Personalabteilung eines Unternehmens mit seinen Führungskräften und Mitarbeitern. Über ein Intranet - ein sicheres privates Computernetzwerk, das einem Unternehmen gehört und von diesem betrieben wird - können Mitarbeiter ihre geleisteten Arbeitsstunden eingeben, Leistungsprogramme oder Fortbildungskurse absolvieren und von der Personalabteilung Kommunikation erhalten.
