Die Arbeit eines Besprechungsplaners kann angesichts der Vielzahl an Details, die mit der Planung und Durchführung einer Konferenz für Referenten verbunden sind, eine Herausforderung sein. Wenn Sie jedoch die Herausforderung des Multitaskings schätzen und dafür bekannt sind, ein Meister des Jonglierens zu sein, sind Sie bestens vorbereitet Job.
Artikel, die Sie benötigen
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Master-Checkliste
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Referentenverträge
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Tagungsort
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Notfall-Backup-Plan
Beginnen Sie mit der Planung Ihrer Referentenkonferenz mindestens ein Jahr im Voraus - länger, wenn Sie als Gastredner prominente Männer und Frauen sind, deren Kalender Jahre im Voraus gefüllt werden. Erstellen Sie eine Master-Checkliste, in der alle Aufgaben aufgeführt sind, die erforderlich sind, um die Referenten zur Konferenz zu bringen, sowie die Materialien, Ausrüstungen und Vorkehrungen, die zur Durchführung der Veranstaltung eingeholt werden müssen.
Buchen Sie einen Konferenzort in einer leicht erreichbaren Lage in günstiger Lage in der Nähe von Flughäfen, öffentlichen Verkehrsmitteln, Hotels, Restaurants und anderen Annehmlichkeiten. Die Mitarbeiter an diesen Veranstaltungsorten sind dafür ausgebildet, rund um die Uhr Konferenzbesucher zu bewältigen. Bitten Sie Ihren Anwalt, einen Standardvertrag zu entwerfen, mit dem Sie einen rechtlich bindenden Vertrag mit jedem Redner abschließen können, um an der Veranstaltung teilzunehmen.
Arbeiten Sie an Ihrer Konferenzagenda, damit die Referenten gezielt geplant werden. Weisen Sie die dynamischsten Sprecher für die Bearbeitung der Keynote und der letzten Slots zu, sodass die Teilnehmer von den Bemerkungen des ersten begeistert und von den Worten des letzten inspiriert werden. Appressieren Sie Sprecher Ihrer Fristen und legen Sie fest, wie wichtig es ist, Zeit für Feldfragen zu lassen.
Bestellen Sie Verbrauchsmaterial, Registrierungstabellen, arrangieren Sie Ausrüstungsverleih, Beschilderungen, Ausweise und ein Kreditkarten- / Bargeldbelegsystem für diejenigen, die keine Vorverkaufskarten erworben haben. Senden Sie den Konferenzrednern einige Monate vor dem Termin einen bestätigenden Zeitplan, damit die Teilnehmer ausreichend Zeit haben, Transportpläne zu erstellen. Überprüfen Sie die Verantwortlichkeiten Ihres Unternehmens, z. B. Erstattungen für Flüge, vorgebuchte Unterkünfte oder Ausgabenlimits, und stellen Sie sicher, dass die Referenten eine Liste der gesellschaftlichen Veranstaltungen erhalten, zu denen sie im Rahmen ihres Besuchs eingeladen werden.
Planen Sie einen Backup-Plan, der die katastrophalen Möglichkeiten abdeckt: Tod oder Verletzung eines Sprechers oder eine Änderung des Veranstaltungsortes in letzter Minute. Weisen Sie Freiwillige zu, die als Gastgeber des jeweiligen Redners fungieren, und reservieren Sie einen Limousinen- oder Taxidienst, um die Lautsprecher herumzufahren, wenn der Transport nicht in den Verantwortungsbereich des Host fällt. Erledige Last-Minute-Aufgaben wie das Bestellen von Snacks und Wasserfällen für die Sprecher.
Machen Sie Ihre Ausdauer für die letzten Tage vor der Konferenz ausprobiert - wenn audiovisuelle Hilfsmittel verloren gehen, Hotelzimmer verwechselt werden und Flugzeuge verspätet sind, ist dies der Zeitpunkt, zu dem die Dinge außer Kontrolle geraten. Behalten Sie Ihren Verstand und verlassen Sie sich auf Ihre Master-Checkliste. Wenn Sie nach den Konferenzen ein Dankeschön an die Referenten geschrieben haben, tun Sie sich selbst einen Gefallen und machen Sie Urlaub. Du hast es verdient.
