Interne Kontrollen sind Überprüfungen, Verfahren oder Richtlinien zum Schutz und zur Sicherung der Geschäfts- und Finanzinformationen eines Unternehmens. Unternehmer und Manager sind dafür verantwortlich, interne Kontrollen zu entwickeln und einzuführen, um die Kosten niedrig zu halten und Probleme zu minimieren oder zu vermeiden. Inventar ist für die meisten Unternehmen ein teures und beträchtliches physisches Gut. Interne Kontrollen sind für das Inventar notwendig, da Unternehmen selten überleben können, wenn sie ständig durch Diebstahl, Verderb und Veralterung Inventar verlieren.
Inventar-System
Inventarsysteme sind Buchhaltungsmethoden zur Verwaltung der Finanztransaktionen in Bezug auf die Inventurpositionen eines Unternehmens. Zwei gängige Systeme sind periodische und unbefristete Systeme. Periodische Inventarsysteme aktualisieren das Buchhaltungsbuch monatlich oder vierteljährlich. Eine bessere und kontrollierendere Methode ist das Perpetual Inventory System, das den Bestand nach jedem Kauf, Verkauf und jeder Anpassung aktualisiert. Inventarsysteme vermitteln Eigentümern und Managern ein besseres Bild der Inventarkosten und ihrer Auswirkungen auf die Bilanz, die ein wichtiger Bestandteil der internen Kontrollen ist.
Bestellprozess
Durch interne Kontrollen werden bestimmte Beschränkungen für den Bestellvorgang eines Unternehmens im Bestand geschaffen. Eigentümer und Manager teilen in der Regel die Bestandsaufträge auf mehrere Mitarbeiter auf. Dadurch wird sichergestellt, dass eine Einzelperson kein Inventar bestellt und stiehlt, sobald es im Lager des Unternehmens ankommt. Die Trennung von Bestell- und Zahlungsvorgang ist ebenfalls wichtig, da ein Mitarbeiter das Inventar bei einer gefälschten Firma „bestellen“ und die Zahlung an ein vom Mitarbeiter gemietetes Postfach schicken kann.
Lager
Lagerung ist ein Inventurkontrollverfahren. Unternehmen müssen sichere Lager und Distributoren finden, damit das Inventar nicht gestohlen oder beschädigt wird. Eine angemessene Lagerhaltung stellt auch sicher, dass das Unternehmen über ausreichend Platz verfügt, um Inventarprodukte ordnungsgemäß aufnehmen und lagern zu können. Die Unternehmen müssen über ausreichend Platz verfügen, um Gabelstapler zu fahren, Paletten zu bewegen und den Arbeitern zu ermöglichen, sicher durch das Lager zu laufen, ohne den Bestand zu beschädigen.
Körperliche Zählung
Die physischen Zählungen stimmen das Buchhaltungsbuch des Unternehmens mit dem tatsächlichen Lagerbestand ab. Unternehmen verwenden normalerweise Zykluszahlen oder eine jährliche Bestandszählung für diesen Prozess. Zykluszählungen sind laufende Zählungen, bei denen die Mitarbeiter eine bestimmte Anzahl von Elementen pro Woche zählen müssen. Gegenstände mit hohem Wert oder beliebten Gegenständen können ein konstantes Merkmal von Zykluszählungen sein, um sicherzustellen, dass diese Gegenstände nicht enthalten sind. Jährliche physische Zählungen erfolgen einmal im Jahr, wenn das Unternehmen seinen gesamten Bestand auf einmal und nicht wöchentlich zählt.
