Interne Kontrollverfahren dienen der Betrugsprävention und sind für jede gut geführte Organisation von entscheidender Bedeutung. Solche Systeme trennen die Aufgaben zwischen Mitarbeitern innerhalb einer Organisation. Es ist wichtig, Handbücher für interne Kontrollverfahren zur Verfügung zu haben. Mitarbeiter verwenden sie als Referenz, wenn Verfahren oder Pflichten in Frage kommen. Die Informationen in den Handbüchern für interne Kontrollverfahren sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich, das Verfassen eines Verfahrens ist jedoch gleich.
Schreiben Sie eine Übersicht und ein Inhaltsverzeichnis. Die Übersicht beschreibt kurz die steuerliche Verantwortung, die die Konzepte und Komponenten der internen Kontrolle beinhaltet. Das Inhaltsverzeichnis beginnt mit der Aufgabentrennung. Die folgenden Inhalte sind normalerweise: Überprüfungen, Abstimmungen, Genehmigungen, Vermögenswerte, Auszahlungen, Personalwesen, Einkauf und Kontakte.
Füllen Sie den Abschnitt Aufgabentrennung aus. Umreißen Sie Details bezüglich der Aufgabentrennung für Dinge wie Mitarbeiter, die Zahlungen entgegennehmen und buchen, im Gegensatz zur Einzahlung von Zahlungen. Eine weitere wichtige Trennung ist, dass wenn ein Angestellter ein Zahlungsempfänger ist, ein anderer Angestellter den Check-out durchführt.
Bestimmen Sie die Verfahren für die nächsten beiden Abschnitte, Reviews und Abgleiche. Überprüfungen sind Verfahren, die routinemäßig Budgetermittlungen durchführen, Transaktionen stichprobenartig überprüfen und ungewöhnliche Aktivitäten untersuchen. Der Abschnitt "Abstimmungen" enthält Verfahren, z. B. den Vergleich von Datensätzen, um Genauigkeit zu gewährleisten, Unterschiede zu untersuchen und Maßnahmen zu ergreifen. Dies umfasst auch ausdrücklich, dass ein Mitarbeiter, der Transaktionen eingibt, keines der Bankkonten abstimmt.
Füllen Sie die Abschnitte Zulassungen, Vermögenswerte und Verteilungen aus. Der Teil Zulassungen gibt an, welche Mitarbeiter zur Genehmigung von Transaktionen befugt sind. Befugnisse erhalten nur verantwortliche Mitarbeiter mit detaillierten Kenntnissen über das Unternehmen. Der Abschnitt "Assets" listet alle Arten von Assets innerhalb der Organisation auf. In jeder Assetkategorie werden spezifische Verfahren beschrieben, die genau beschreiben, wie Assets gehandhabt und überwacht werden. Im Abschnitt "Ausschüttungen" werden die Richtlinien und Verfahren des Unternehmens für die Verteilung von Geld, einschließlich Gehaltsabrechnungen, beschrieben.
Vervollständigen Sie das Handbuch, indem Sie die letzten drei Abschnitte abschließen: Personal, Einkauf und Kontakte. Der Abschnitt Human Resources (HR) enthält Anweisungen für die Mitarbeiter der Personalabteilung, wie die Mitarbeiterinformationen behandelt werden. Der Abschnitt Einkauf beschreibt die Einkaufsverfahren des Unternehmens. Schließlich werden im Bereich Kontakte Personen im Unternehmen aufgeführt, an die sich Mitarbeiter wenden können, wenn Fragen oder Probleme auftauchen.
