Text, der im Büro produziert wurde, stammte bisher nur aus sorgfältiger Schreibweise oder schnellem Tippen. Dies erforderte viel Sorgfalt beim Erstellen eines Dokuments und viel Zeit, wenn Korrekturen erforderlich waren. Heutzutage ist Geschäftstext aufgrund von Textverarbeitungssoftware und Computern, die beide gängige Arbeitswerkzeuge sind, leicht zu ändern und schnell zu erstellen.
Beschreibung
Ein Textverarbeitungsdokument ist ein textbasiertes Dokument, das gleich aussieht, wenn es auf einem Computerbildschirm angezeigt oder in Papierform ausgedruckt wird. Da Sie diese Manuskripte mit Computersoftware erstellen, können Sie schnell Text eingeben und das allgemeine Layout oder Wortbild interaktiv ändern.
Software
Die am häufigsten verwendete Textverarbeitungssoftware ist Word, das Teil der größeren Microsoft Office Suite ist. Sein Hauptnachteil sind die hohen Kosten, obwohl andere kommerzielle Konkurrenten wie Corel WordPerfect existieren. Weitere kostenlose Alternativen sind das internetbasierte Google Docs und das Open-Source-Programm OpenOffice Writer, die beide Word-Dateien öffnen und bearbeiten können. Beachten Sie, dass Word unter vielen unterstützten Dateierweiterungen häufig doc und docx verwendet.
Styles
Textverarbeitungsdokumente verwenden im Allgemeinen Stile, die die Konsistenz zwischen verschiedenen Elementen eines langen Manuskripts erzwingen. Sie können beispielsweise einen Kopfstil definieren, der mit einer bestimmten Schriftart, Farbe und Größe angezeigt wird. Sie können diesen Stil dann auf alle Titel des Dokuments anwenden. Wenn Sie sich entscheiden, das Erscheinungsbild der Kopfzeilen zu ändern, indem Sie beispielsweise die Schriftgröße erhöhen, müssen Sie nicht jeden Titel einzeln ändern. Passen Sie stattdessen den Kopfstil an und der gesamte Text, auf den der Stil angewendet wird, ändert sich ebenfalls automatisch.
Verweise
Verweise ändern den Text je nach den Umständen automatisch. Sie können beispielsweise ein Inhaltsverzeichnis und einen Index mit Seitennummern generieren. Wenn Sie die Anzahl der Seiten ändern, müssen Sie die Seitenverweise nicht individuell anpassen. Diese Zahlen werden stattdessen automatisch angepasst, wenn Sie das Dokument drucken.
Übertragbarkeit
Ein Textverarbeitungsdokument kann leicht Informationen mit anderen Arten von Software austauschen. Anstatt beispielsweise jedes Mal, wenn sich die Prozentsätze ändern, ein Budget-Kreisdiagramm mühsam neu zu zeichnen, können Sie das Diagramm aus einem Tabellenkalkulationsprogramm importieren. Indem Sie die Nummer in der Kalkulationstabelle ändern, passen Sie also automatisch das Diagramm im Dokument an. Wenn das Manuskript Informationen wie Namen und Adressen enthält, die Sie in einem separaten Programm verwenden möchten, können Sie diese Daten auf einfache Weise zur weiteren Verarbeitung exportieren.
