Systemansätze der Organisationskommunikation betrachten Kommunikation als ein grundlegendes Element des gesamten Geschäfts - von innen und außen. Anstatt die Kommunikationsprozesse in Silos zu trennen, wird die Kommunikation auf Systemebene verwaltet, um sicherzustellen, dass das Messaging konsistent und abgestimmt ist. Dies ist eine wichtige Philosophie für Organisationen, die sicherstellen möchten, dass ihre Zielgruppen zum richtigen Zeitpunkt und über die geeigneten Kommunikationskanäle die gleichen Botschaften erhalten. Zu den Schlüsselkonzepten von Systemansätzen zählen die gegenseitige Abhängigkeit von Zielen und deren Eigenschaften, Ganzheitlichkeit, Zielstrebigkeit und Input / Output.
Interdependenz
Kommunikationsansätze des Systems erkennen an, dass die vielen Formen der organisatorischen Kommunikation, die sowohl innerhalb als auch außerhalb von Organisationen existieren, integral miteinander verflochten sind und folglich voneinander abhängig sind. Beispielsweise kann eine Mitteilung des CEO bei einem unternehmensweiten Meeting dazu führen, dass ein Artikel im Organisationsnewsletter, ein Post im Intranet des Unternehmens und möglicherweise sogar ein Interview der lokalen Medien erstellt wird. In Anerkennung dieser gegenseitigen Abhängigkeit können Organisationen ihre Kommunikation besser planen und strukturieren, um alle potenziellen Kanäle zu berücksichtigen. Ein Unternehmen möchte beispielsweise planen, seine Kommunikation so zu planen, dass zunächst die Kommunikation mit den internen Zielgruppen, dann mit den wichtigsten Zielgruppen der Kunden und letztendlich mit den Verbrauchern im Allgemeinen erfolgt. Durch ein sorgfältiges Timing und die Verteilung von Nachrichten wird sichergestellt, dass die richtigen Zielgruppen zu den richtigen Zeitpunkten die richtigen Nachrichten erhalten.
Holismus
Ganzheitlichkeit ist ein Ansatz, der die Summe der verschiedenen Aktivitäten insgesamt betrachtet und nicht die einzelnen Beiträge der einzelnen Elemente des Ansatzes. Dies ist in der Werbewelt durchaus üblich, wo Vermarkter erkennen, dass die über mehrere Kanäle gesendeten Nachrichten einen multiplikativen Effekt haben, der größer ist als die Summe der Teile. Dasselbe gilt, wenn Organisationen einen systematischen Ansatz für ihre Unternehmenskommunikation in Betracht ziehen. Eine einzelne Nachricht, die über mehrere Kanäle gesendet wird, hat eine größere Auswirkung als die Summe der einzelnen Auswirkungen der einzelnen Nachricht.
Zielsuche
Systemansätze zur Kommunikation erkennen, dass es einige erwünschte, beabsichtigte Ergebnisse gibt, die zum Erfolg der Kommunikation führen. Der Zweck der organisatorischen Kommunikation sollte auf ein gewünschtes Ergebnis abzielen, z. B. die Verbesserung der Mitarbeiterbindung, die Erhöhung der Kundenzufriedenheit, die Steigerung des Bewusstseins für bestimmte Organisationsinitiativen und dergleichen. Bei der Identifizierung von Kommunikationszielgruppen werden Nachrichten erstellt und Kanäle ausgewählt. Die Ziele bestimmen die Formulierung der Strategien, die letztendlich die gewünschten Ergebnisse erzielen sollen. So möchte das Unternehmen beispielsweise die Präferenz für seine Dienstleistungen gegenüber den Wettbewerbern erhöhen und eine Lücke zwischen diesen Präferenzen um einen bestimmten Betrag schließen. Kommunikationsaktivitäten sollen die Lücke schließen und zukünftige Messungen würden zeigen, ob die Ergebnisse erzielt wurden.
Eingänge und Ausgänge
Wichtig ist, dass effektive Systeme offen und nicht geschlossen sind. Systemansätze zur organisatorischen Kommunikation erkennen, dass Kommunikation sowohl Inputs als auch Outputs beinhaltet. Unternehmen, die effektiv kommunizieren, erkennen, dass sie nicht nur Nachrichten an die wichtigsten Zielgruppen senden, sondern auch bereit sein müssen, Nachrichten zu empfangen. Die Inputs verschiedener Zielgruppen können als Orientierungshilfe für zukünftige Aktivitäten dienen und als Indikator dafür dienen, wie effektiv Ziele erreicht werden. Die heutigen Social-Media-Kanäle bieten vielfältige Möglichkeiten für diese Art der wechselseitigen Kommunikation.
