So schreiben Sie einen Kommunikationsprojektplan

Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation wichtige Informationen zur Kommunikation hat und Ihre üblichen Kanäle nicht ausreichen, planen Sie ein taktisches Kommunikationsprojekt, das an den Inhalt und die Umstände angepasst ist. Bei Ankündigungen, die von benutzerdefinierten Plänen profitieren, handelt es sich in der Regel um bedeutende einmalige, nicht routinemäßige Ereignisse, wie z. B. eine Änderung der Geschäftsführung, Einstellungspläne und Entlassungen, eine Änderung der Leistungen an Arbeitnehmer und die Verlagerung von Betriebsstätten. Sie umfassen oft externe und interne Zielgruppen. Durch die Erstellung eines taktischen Kommunikationsprojektplans können Sie die Schlüsselfragen in Betracht ziehen: Wer muss was von wem hören, mit welchen Mitteln, wann und wohin? In einem Plan werden auch Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitvorgaben identifiziert, wodurch die Arbeit des Projektmanagements erleichtert wird.

Klären und bestätigen Sie, bevor Sie planen. Identifizieren Sie den "Eigentümer" des Projekts - normalerweise die Person, die das Projekt vergeben hat -, die Ihren Plan beraten und genehmigen wird. Mit diesem Projektbesitzer: - Bestätigen Sie den Inhalt der Ankündigungsinhalte, das gewünschte Timing und die Vertraulichkeitsanforderungen. Bestätigen Sie, ob ungewöhnliche Empfindlichkeiten oder Umstände vorliegen, z. - Stellen Sie fest, wie das Projekt als Taktik in übergreifende Öffentlichkeitsarbeits- und Kommunikationsstrategien passt. --Für die detaillierteren Informationen und Eingaben, die Sie benötigen, können Sie sich über Quellen informieren, z. B. den Personalmanager Ihres Unternehmens oder den Vorsitzenden des Executive Search Committees. - Identifizieren Sie die Genehmigungs- und Berichtsanforderungen für Ihr Projekt. Stimmen Sie zu, ob Sie das Projekt informell verwalten oder ein Projektteam strukturieren. - Identifizieren Sie die Genehmigungsanforderungen für Arbeitsprodukte, die aus dem Plan abgeleitet werden, z. B. Überprüfung durch Rechts-, Personal- und Finanzberater oder durch bestimmte Führungskräfte. - Festlegung von Parametern für die benötigten Ressourcen wie Budgeterwartungen und Einsatz externer Agenturen.

Zweck und Ziele kristallisieren. Der Zweck ist das, was Sie erreichen möchten. Normalerweise beginnen Sie mit "Bis …". Ziele beginnen normalerweise mit Aktionsverben - sie sind das, was Sie tun möchten, bis zu welchem Zeitpunkt sie als Prozesse oder gewünschte Ergebnisse bezeichnet werden. In diesem Licht ist es das Ziel, Ihre Ankündigung zu einem bestimmten Zeitpunkt vorzunehmen. Der Zweck kann sein, "die Bedürfnisse und Präferenzen der Interessengruppen für zeitnahe und sachliche Informationen zu (Thema) in einer Weise zu erfüllen, die das Image und die Werte des Unternehmens bestätigt." Beziehen Sie diesen Zweck auf eine übergreifende Strategie für Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation zurück.

Stakeholder und Zielgruppen profilieren. Die strategische Planung hat wahrscheinlich Kommunikationsziele in großen Zügen identifiziert. Schärfen Sie den Fokus für Ihr taktisches Projekt. Stakeholder sind Gruppen oder Einzelpersonen, die von den spezifischen Informationen, die Sie weitergeben möchten, betroffen sein werden und somit zu den wichtigsten Zielgruppen gehören. Fügen Sie der Liste andere Zielgruppen hinzu, in denen Sie Wahrnehmungen erstellen, ändern oder bestätigen möchten. Verwenden Sie eine Tabelle oder eine Tabelle mit den folgenden Spaltenüberschriften, um Ihre Analyse von: - Audience-Segment zusammenzufassen. Geben Sie jedem einen Namen und gegebenenfalls eine Fußnote mit den darin enthaltenen Bestandteilen. Untersegmentieren Sie eine Gruppe, wenn der Kommunikationsbedarf innerhalb der Gruppe unterschiedlich ist. Beispiel: alle Mitarbeiter, Mitarbeiter des betroffenen Bereichs, Vorgesetzte. Fragen Sie: "Wer wird das wissen oder wissen wollen und warum?" Betrachten Sie beispielsweise Schlüsselkunden, Anteilseigner, die Öffentlichkeit, Kollegen in Ihrer Branche, politische Körperschaften und wichtige Zulieferer. Wählen Sie aus, ob Nachrichtenmedien Verkaufsbereiche sein sollen oder stattdessen als Kanäle genutzt werden, um Bereiche wie die breite Öffentlichkeit und die Geschäftswelt zu erreichen. --Not / Nachricht. Obwohl Bewusstsein und Verständnis Ziele für alle Zielgruppen sind, können einige besondere Bedürfnisse haben. Mitarbeiter möchten vielleicht wissen, wie sie von einem Büroabschluss betroffen sein werden, oder von Mitgliedern eines Vereins, in dem der Prozess eines ausscheidenden Führungskrafts durchlaufen wird. Vorstandsmitglieder, Führungskräfte, Vorgesetzte und Kundenbetreuer sind unter denjenigen, die nicht nur die Nachrichten, sondern auch Ihren Plan für die Kommunikation benötigen, insbesondere wenn sie eine Rolle spielen sollen. Identifizieren Sie die Schlüsselmeldungen für jedes Segment. --Key Communicator. Von wem würde jedes Segment Ihre Nachrichten erwarten oder hören? Identifizieren Sie den Sprecher als das "Gesicht" der Kommunikation mit jeder Gruppe - der zum Beispiel in einer Pressemitteilung zitiert wird, oder leitet eine Konferenz mit Mitarbeitern. Obwohl die Geschäftswelt von einem Chief Executive Officer etwas erwarten kann, möchten die Mitarbeiter es vorziehen, von ihren Vorgesetzten und Schlüsselkunden von ihren Account Managern informiert zu werden.

Kaskadenfolge und Kanäle planen. Wenn Sie jemals erstaunt waren, als Sie von einer Zeitung erfuhren, dass sie große Veränderungen durchführt, die Ihr Unternehmen plant, verstehen Sie das Prinzip "keine Überraschungen" und die Bedeutung von kaskadierenden Informationen, um sicherzustellen, dass keine Überraschungen auftreten. Listen Sie Ihre Zielsegmente in einer temporären Arbeitstabelle oder Kalkulationstabelle in der Reihenfolge auf, in der sie informiert werden, und arbeiten Sie ab dem Datum und Zeitpunkt zurück, zu dem Ihre Informationen am weitesten bekannt sind (häufig der Zeitpunkt einer allgemeinen Pressemitteilung). Obwohl einige Distributionen gleichzeitig sein können, sollten Sie überlegen, ob einige Segmente eine Vorankündigung der Kommunikation benötigen. Supervisoren benötigen beispielsweise Zeit, um sich auf Mitarbeiterfragen vorzubereiten, und Vorstandsmitglieder begrüßen möglicherweise bevorstehende Zeitungsartikel. Identifizieren Sie in der Spalte neben jedem Segment den Kanal, über den die Kommunikation erfolgen soll. Kanäle sind Informationsverteilungsmethoden, die normalerweise Ereignisse und geschriebenen Inhalt betreffen. Beispiele: - Für das Führungsteam, Mitglieder des Verwaltungsrats, wichtige Abteilungsleiter und Vorgesetzte - Vorankündigung per E-Mail. - Für Mitarbeiter --- Vorab-E-Mail-Benachrichtigung, Abteilungsbesprechungen, Videokonferenzen und Website-Inhalt. --Bei wichtigen Bestandteilen --- Vorankündigung per Fax und E-Mail, Live-Präsentation. --Für die Allgemeinheit --- Verbreitung von allgemeinen Pressemitteilungen, Pressekonferenzen und Website-Inhalten.

Identifizieren Sie die erforderlichen Sicherheiten. Collaterals sind die Materialien, die zur Durchführung Ihres Kommunikationsprojektplans verwendet werden - Dokumente und audiovisuelle Medien wie Fotos und Aufnahmen. Kategorisieren Sie sie wie folgt: - Gründungssicherheiten für die Verwendung mit mehreren Segmenten. Beispiele: Pressemitteilung, Informationsblatt, Fragen und Antworten, Fotos, Inhalt der Website. - Segment Collaterals, die Kommunikation, die an ein bestimmtes Publikum gerichtet wird, das auf ihre Bedürfnisse und Vorlieben eingeht, und in der "Stimme" des bevorzugten Sprechers. Häufig handelt es sich dabei um Memos aus dem Key Communicator des Segments, die Kopien der oben genannten Gründungssicherheitsgegenstände anfügen, insbesondere Pressemitteilungen. "Ich wollte Sie wissen lassen, dass unser Unternehmen später am Nachmittag die Nachricht gibt, dass …" Zu diesen Sicherheiten zählen auch Gesprächspunkte, Inhaltsbeschreibungen oder AVs für Key Communicators wie Mitglieder des Executive Teams und Supervisors. - Zusätzliche Sicherheiten, Memos von Ihnen an andere Personen, von denen erwartet wird, dass sie an dem Projekt teilnehmen, und sie über den Kommunikationsplan und ihre erwarteten Rollen darin informieren. Legen Sie relevante Exemplare der Gründungs- und Segmentsicherheiten bei. Identifizieren Sie in einer Tabelle oder Kalkulationstabelle für jede Sicherheit Folgendes: Name, Key Communicator, Zugewiesen an, Fälligkeitsdatum des Entwurfs, Erforderliche Genehmigung (en), Fälliges Fälligkeitsdatum.

Bestätigen Sie die benötigte Unterstützung. Ermitteln Sie, welche Unterstützung der Rollout Ihres Projekts erfordert, und bestätigen Sie die Verfügbarkeit. Wenn keine ständige Unterstützung vorhanden ist, verwenden Sie eine Tabelle oder eine Tabelle, um detailliert anzugeben, wie Sie Unterstützung erhalten, z. B. Unterstützung, Quelle und Kosten: - Erstellen von Sicherheiten - Zusammenstellen von Verteilerlisten mit Kontaktinformationen für Ihre Zielsegmente - Fähigkeit und Verantwortung für Massenübertragungen wie Gruppen-E-Mails - Anordnung von Gruppensitzungen, Pressekonferenzen und anderen zugehörigen Veranstaltungen.

Detailprojekt-Rollout Verwenden Sie eine Tabelle oder eine Kalkulationstabelle, um nacheinander eine Liste zu erstellen und den Zeitplan für jede Aktivität festzulegen, die Sie für Ihren Kommunikations-Rollout planen. Ermitteln Sie, wer was wann tun soll, und auch die Sicherheiten, die jeder verwendet. Beachten Sie folgende Spaltenüberschriften: Nummer, Datum und Uhrzeit, Aktivität, zu verwendende Sicherheiten, verantwortliche Person (en) und Status oder Notizen. Planen Sie die Einbeziehung des Projekt-Roll-Out-Details in die beratenden Sicherheiten, die Sie anderen zur Verfügung stellen, z. B. Mitgliedern des Exekutivteams, Vorgesetzten und Support-Mitarbeitern.

Planen Sie die Projektnachbereitung. Verwenden Sie eine Tabelle oder eine Tabelle, um die Folgemaßnahmen detailliert zu beschreiben: - Fragen zur Ankündigung von Interessenvertretern wie Mitarbeitern und Nachrichtenmedien - Projektbewertung - sehr wahrscheinlich einschließlich des Erfolgs der Projektdurchführung und der subjektiven Einschätzung der Reaktion des Publikums

Machen Sie ein Budget. Ermitteln Sie die voraussichtlichen Kosten, die den Finanzrichtlinien Ihres Unternehmens entsprechen. Möglicherweise müssen Sie nur diejenigen identifizieren, die noch nicht im vorhandenen Budget enthalten sind, um die allgemeine Kommunikationsunterstützung zu unterstützen.

Lassen Sie sich Ihren Projektplan genehmigen. Stellen Sie dem Projektinhaber Ihre Arbeit zur Genehmigung zur Verfügung, bevor Sie mit der Ausführung beginnen und nach Verbesserungsvorschlägen fragen. Stellen Sie Ihrem Vorschlagsdokument eine kurze Zusammenfassung vor. Folgen Sie dieser Gliederung und integrieren Sie Ihre Tabellen / Tabellenkalkulationen anstelle einer detaillierten Beschreibung: - Ausführliche Zusammenfassung --Projektzweck und -ziele - Stakeholder und Zielgruppen (Tabelle oder Tabellenkalkulation) - Kommunikationsroll-Out-Details (Tabelle oder Tabellenkalkulation) --Kollateralen (Tabelle oder Kalkulationstabelle) --Follow-Up-Pläne - Erforderlicher Support --Budget

Tipps

Wenn es die Vertraulichkeit zulässt, wenden Sie sich an Stakeholder- und Publikumsmitglieder oder an Personen, die mit ihnen zusammenarbeiten, um ihre Informationsbedürfnisse und Interessen besser zu verstehen. Planen Sie neben Ihren üblichen Kommunikationskanälen besondere Ereignisse für nicht routinemäßige Nachrichten, um deren "Besonderheit" zu verdeutlichen.