Kopierer bieten mehrere produktivitätssteigernde Funktionen. Eine dieser Funktionen ist die Möglichkeit, Kopien zu sortieren oder zu gruppieren. Beide Funktionen sind nützlich und können, sobald die Unterschiede verstanden sind, die Effizienz des Dokumentenflusses eines Büros erhöhen.
Ausrüstung
Damit ein Kopierer sortiert oder gruppiert werden kann, muss er entweder ein digitaler Kopierer sein oder über eine Finishing-Einheit verfügen. Wenn Ihr Kopierer ein analoger Kopierer ist und kein Finisher oder Sortiergerät angeschlossen ist, kann er nicht gruppieren oder sortieren.
Die Unterschiede
Wenn Sie beispielsweise ein 3-seitiges Dokument haben und 3 Sätze erstellen müssen, werden beim Sortieren die Kopien "1-2-3, 1-2-3, 1-2-3" erzeugt. Die Sets können dann geheftet und verteilt werden. Dasselbe dreiseitige Dokument, das dreimal mit der Gruppenfunktion kopiert wurde, erstellt Kopien im Format "1-1-1, 2-2-2, 3-3-3".
Verwendet
Die Sortierung wird am häufigsten verwendet, wenn Sie ein vollständiges Dokument in der richtigen Reihenfolge ausgeben möchten. Die Gruppierung wird häufig verwendet, wenn eine Präsentation geliefert wird und Sie jeweils eine Seite der Präsentation ausgeben möchten.
