Die Dokumentation der Mitarbeiter ist aus mehreren Gründen wichtig. Die Dokumentation rechtfertigt Beschäftigungsmaßnahmen von der Einstellung und Auswahl bis zum Rücktritt, dem Ausscheiden oder dem Ausscheiden. Schulung und Entwicklung sowie Vergütung und Leistungen sind ebenfalls Bestandteil der Mitarbeiterdokumentation. Durch die genaue und vollständige Dokumentation werden die Ziele der Humanressourcen unterstützt, z. B. die Nachfolgeplanung und die Beförderung von innen. Die Dokumentation der Mitarbeiter ist, wenn sie sorgfältig, vertraulich und gemäß den Unternehmensrichtlinien erstellt wird, das Rückgrat einer Personalabteilung.
Rekrutierung und Musterung
Auch wenn Ihr Rekrutierungs- und Auswahlprozess mit der Online-Bewerbung über ein Bewerber-Tracking-System beginnt, ist die Dokumentation immer noch ein wichtiger Bestandteil des Einstellungsprozesses. Der Einstellungsprozess umfasst mindestens vorläufige Telefonüberprüfungen, persönliche Interviews und Interviewerbewertungen. Dokumentation ist für diesen Prozess unerlässlich. Das Erstellen von Notizen in persönlichen Interviews ist praktisch eine Voraussetzung für eine kluge Einstellungsentscheidung. Wenn Sie die Qualifikationen eines Bewerbers an einen anderen Einstellungsmanager weitergeben möchten, ist es außerdem hilfreich, Ihre Interviewnotizen mitzuteilen. Interviewnotizen enthalten Ihre persönlichen Einschätzungen und Meinungen. Daher wird diese Art von Dokumentation normalerweise nicht Teil der Personalakte, es sei denn, die Notizen aus dem Rekrutierungs- und Interviewprozess enthalten Testergebnisse oder stellen bestimmte Fakten über die Fähigkeiten des Kandidaten fest. Wichtig ist, dass die Dokumentation der Mitarbeiter auch die Berechtigung zur Beschäftigung beinhaltet.
Mitarbeiterschulung und -entwicklung
Die Dokumentation der Mitarbeiterleistung ist wichtig für die Aufrechterhaltung von Arbeitszufriedenheit, Produktivität und Engagement. Ihr Performance-Management-System umfasst eine Reihe von Komponenten, z. B. Stellenbeschreibungen, informelles Feedback, Schulungen, Disziplinarmaßnahmen und jährliche Leistungsbewertungen. Für alle diese Komponenten ist eine Dokumentation erforderlich, damit Ihr Leistungsmanagementsystem auf dem Laufenden bleibt. Mangelnde Dokumentation steht in diesem Bereich nahe an mangelnder Kommunikation. Mitarbeiter sind auf Feedback angewiesen, um die Motivation zu fördern und die Moral der Mitarbeiter zu steigern. Ohne Dokumentation fehlen den Mitarbeitern die Werkzeuge, um die Erwartungen des Arbeitgebers zu erfüllen.
Entschädigung und Vorteile
Die Dokumentation der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Vergütungs- und Leistungsstruktur. Ohne diese Art von Dokumentation ist es unmöglich, die Löhne, Verdienststeigerungen, Jahresbonusse sowie obligatorische und freiwillige Abzüge von Mitarbeitern zu verfolgen. Die Dokumentation behält auch den Status der Arbeitnehmerleistungen bei, wie z. B. Gesundheitsoptionen, abhängige Pflege und flexible Ausgabenkonten. Die Personalabteilung erfasst einen Großteil der Mitarbeiterdokumentation in diesem Bereich. Ihr Datenschutzbeauftragter hat jedoch exklusiven Zugriff auf alle medizinischen Dokumente, um die Vertraulichkeit der Mitarbeiterinformationen zu wahren.
Beschäftigungsende
Wenn die Anstellung eines Mitarbeiters im Unternehmen endet, ist die Dokumentation äußerst wichtig. Unabhängig vom Grund müssen Sie Unterlagen zur Dokumentation dieser Beschäftigungsmaßnahme vorbereiten und einreichen. Wenn Sie einen Mitarbeiter kündigen, wird die Entscheidung durch eine Dokumentation begründet. Die Entlastung von Mitarbeitern im Zusammenhang mit schlechter Leistung, Verstößen gegen die Richtlinien oder schwerwiegendes Fehlverhalten erfordert eine Dokumentation zur Unterstützung der unfreiwilligen Kündigung. Wenn der Mitarbeiter beschließt, eine Beschwerde wegen unrechtmäßiger Entlassung einzureichen, kann die Dokumentation Ihr Unternehmensvermögen schützen, wenn die Beschwerde zu einem Rechtsstreit eskaliert. Wenn ein Arbeitnehmer in den Ruhestand geht oder aus dem Amt ausscheidet, sind Unterlagen erforderlich, um die Gesundheits- und Einkommensleistungen fortzusetzen.
