Ein Angebot ist ein Verkaufsgespräch, das den Leser dazu verleitet, etwas zu tun oder in einigen Fällen Sie dazu zu bewegen, etwas zu tun. Möglicherweise werden Sie aufgefordert, einen Vorschlag für einen Job oder ein Projekt einzureichen. In der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen wird höchstwahrscheinlich angegeben, ob der Empfänger möchte, dass Sie eine Zusammenfassung hinzufügen. In diesem Fall müssen Sie eine kurze Übersicht über Ihren Vorschlag schreiben - in der Regel nicht mehr als ein paar Seiten -, die die Höhepunkte erfasst. Ihr Leser muss nicht die Details Ihres gesamten Berichts durchsehen, um herauszufinden, was er für eine Entscheidung benötigt.
Wann schreiben
Es gibt zwei Gedankengänge, ob Sie Ihre Zusammenfassung vor oder nach dem Erstellen des Vorschlags selbst schreiben sollten. Wenn Sie es anschließend ausführen, können Sie die Zusammenfassung leichter erstellen, da Sie die vorhandenen Abschnitte Ihres Vorschlags als Leitfaden verwenden.Achten Sie darauf, dass Sie die Informationen Ihres Vorschlags nicht wortwörtlich in Ihrer Zusammenfassung dokumentieren, wenn Sie sie zuletzt schreiben. Wenn Sie ein Brainstorming erleben, stellen Sie sicher, dass Sie zurückgehen und die neuen Informationen Ihrem Vorschlag hinzufügen. Wenn Sie die Zusammenfassung zuerst schreiben, können Sie vielleicht Ideen für Ihr Angebot formulieren, aber Sie werden wahrscheinlich zurückgehen und diese anpassen müssen, nachdem Sie das längere, umfassendere Dokument geschrieben haben.
Was ist hinzuzufügen?
Identifizieren Sie das Problem, das Sie zuerst ansprechen. Wenn Sie eine Idee formulieren, erklären Sie, warum sie so gut ist. Wenn Sie das Ziel haben, für einen Job ausgewählt zu werden, sagen Sie Ihrem Leser, warum Sie die beste Wahl sind. Schreiben Sie nicht jedes Detail Ihrer Anmeldeinformationen auf - sie werden in Ihrem Vorschlag selbst angezeigt. Wenn Sie jedoch irgendwo entlang der Linie einen bedeutenden Preis gewonnen haben, können Sie Ihren Leser mit einem Satz gleich zu Beginn auf den Vorschlag aufmerksam machen, bevor er zu dem Vorschlag kommt. Abhängig von der Art Ihres Vorschlags möchten Sie möglicherweise auch einen Überblick über die von Ihnen durchgeführten Untersuchungen und darüber, wie Sie Ihr Ziel erreichen möchten. Wenn Sie nach Geld fragen, hängt es in Ihrer Zusammenfassung davon ab, ob der Empfänger dies in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen verlangt hat. Wenn nicht, speichern Sie die Nickels und Dimes für den Vorschlag und schließen Sie Ihre Zusammenfassung mit einer höflichen, aber durchsetzungsfähigen Aussage ab, die Ihren Leser dazu auffordert, Sie oder Ihre Idee zu wählen.
Wie man es strukturiert
Die Highlights, die Sie in Ihre Zusammenfassung aufnehmen, sollten in der gleichen Reihenfolge wie in Ihrem Vorschlag angezeigt werden. Wenn Ihr Leser mehr wissen möchte als die kurzen Informationen, die Sie in Ihre Zusammenfassung aufnehmen, erhalten Sie eine Anleitung, wo er in Ihrem Vorschlag finden kann, was er benötigt. Der Zweck Ihrer Zusammenfassung ist es, ihm das Lesen und Verdauen all dieser Informationen so einfach wie möglich zu machen. Wenn Sie eine RFP erhalten haben, werden Sie möglicherweise aufgefordert, nur bestimmte Informationen in Ihrer Zusammenfassung und deren Struktur anzugeben. In diesem Fall verpflichten Sie sich und befolgen Sie die Anweisungen.
Tipps zum Schreiben
Im Idealfall verfügen Sie über die Schreibfähigkeiten eines Pulitzer-Preisträgers. Wenn dies nicht der Fall ist, möchten Sie möglicherweise die Hilfe einer anderen Person hinzuziehen, um die Zusammenfassung zu schreiben, nachdem Sie sie gesperrt haben. Wenn dies keine Option ist, konzentrieren Sie sich darauf, Ihren ersten Absatz - und insbesondere Ihren ersten Satz - so gut wie möglich zu gestalten. Sie möchten Ihr Publikum sofort fesseln; Sie möchten nicht, dass Ihr Leser gähnt und sich wundert, ob er zum Mittagessen gehen oder den zweiten Absatz lesen möchte. Beginnen Sie nicht damit, Ihr eigenes Horn zu drehen. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, warum Ihre Idee oder Lösung - nicht unbedingt Sie oder Ihr Unternehmen - für den Job oder die Situation geeignet ist. Ihr Leser wird wissen wollen, was Sie für ihn tun können, nicht was Sie für den Rest der Welt getan haben, zumindest nicht in Ihrer Zusammenfassung. Sie können ihm sagen, was Sie in Ihrem Vorschlag für den Rest der Welt getan haben.
