Wenn Sie die ordnungsgemäßen Papiere beibehalten, um einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten, können Sie eine Ertragsprüfung am Jahresende vermeiden. Wenn Sie jedoch vor einer Ertragsprüfung stehen, können die ordnungsgemäß eingereichten Unterlagen den Prozess vereinfachen. Wenn Sie alle Quittungen für Einkäufe, Ausgaben, Spenden und Kontoauszüge zusammen mit den Steuererweiterungen aufbewahren, können Sie den Prüfungsprozess unterstützen.
Bruttoeinnahmen
Bruttoeinnahmen werden aus dem Verkauf Ihrer Waren oder Dienstleistungen abgeleitet. Dazu gehören Ihre Registrierkassetten, Einzahlungsscheine, Quittungsbücher, Rechnungen, Kreditkartenbelege und alle 1099-MISCs, die Sie an freiberufliche Auftragnehmer ausgezahlt haben. Das Aufbewahren dieser Dokumente ist notwendig, um Ihre Steuern später einreichen zu können und Einkommen für Ihr Unternehmen zu zeigen. Akzeptable Alternativen für den Internal Revenue Service (IRS) während einer Prüfung, wenn Sie keine Quittung haben, z. B. einen abgebrochenen Scheck, ist ein Kontoauszug eines Finanzinstituts mit der Schecknummer, dem Scheckbetrag, dem Namen des Zahlungsempfängers und dem Datum, an dem der Betrag gebucht wurde durch das Finanzinstitut. Wenn die Zahlung durch einen elektronischen Geldtransfer (EBT) geleistet wurde, muss der Kontoauszug den Namen, den Betrag des Zahlungsempfängers und das Datum enthalten, an dem der Betrag von Ihrem Finanzinstitut überwiesen wurde. Bei Kreditkarten sollte der Betrag den belasteten Betrag, den Namen des Zahlungsempfängers und das Datum der Abwicklung der Transaktion enthalten.
Einkäufe und Ausgaben
Jeder geschäftliche Einkauf sollte mit einer Quittung in Form von Kreditkartenbelegen, bezahlten Rechnungen, stornierten Schecks und Kassenbelegen versehen sein. Eine Ausgabe ist ein Kauf, den Ihr Unternehmen tätigt und nicht als Ware oder Dienstleistung weiterverkauft wird, wie zum Beispiel Büromöbel oder Computer. Bewahren Sie alle diese Quittungen an einem Ort auf, an dem Sie sofort darauf zugreifen können.
Kontoauszüge
Kontoauszüge für das Steuerjahr sollten mit Ihren Bruttoeinnahmen, Einkäufen und Ausgaben hinterlegt werden. Die Aussagen belegen, was das Unternehmen für das Steuerjahr ausgezahlt und übernommen hat. Ein Steuerjahr besteht aus 12 aufeinander folgenden Monaten, die am letzten Tag eines anderen Monats als Dezember enden.
Lohnsteuererklärung
Der Betrag, den Sie Ihren Mitarbeitern als Schecks oder Direkteinzahlungen ausbezahlt haben, wird ebenfalls erforderlich sein. Die Lohnsteuererklärung sollte alle Bundes- und Gemeindesteuern sowie eine Abrechnung der Einbehalten von Altersguthaben enthalten. Die Lohnsteuern der Mitarbeiter sollten mindestens vier Jahre eingehalten werden. Dies ist die von der IRS geforderte Zeitdauer.
Record Keeping
Die vom IRS empfohlene Aufbewahrung von Aufzeichnungen umfasst das Führen eines Geschäftsscheckhefts, eine tägliche und monatliche Zusammenfassung Ihrer Bareinnahmen, ein Protokoll oder Journal über etwaige Scheckzahlungen, eventuelle Entschädigungen von Mitarbeitern und ein Abschreibungs-Arbeitsblatt. Ein weiterer IRS-Tipp ist, Ihr Geschäftsscheckbuch von Ihrem persönlichen Scheckbuch getrennt zu halten. Dies geschieht, um persönliche Ausgaben von den Geschäftsausgaben zu trennen. Behalten Sie alle Aufzeichnungen für Ihr Unternehmen mindestens so hoch wie den von der IRS erforderlichen Mindestbetrag und alle Ihre zuvor eingereichten Steuererklärungen.
Angestellte
Es ist eine Anforderung des IRS, dass Sie alle Ihre ehemaligen und gegenwärtigen Mitarbeiter mit ihren Sozialversicherungsnummern, Kontaktinformationen und ihren I-9- und W-4-Formularen protokollieren. Das I-9-Formular stellt sicher, dass der Mitarbeiter legal in den USA arbeiten kann. Das W-4-Formular wird für das Quellensteuerzertifikat des Mitarbeiters ausgefüllt, mit dem Sie die Höhe des Lohns des Mitarbeiters aus der Tabelle im Formular abschätzen können.
