Ablagesysteme bieten Vor- und Nachteile für Büroeinstellungen. Die meisten Unternehmen verwenden traditionelle Ablagesysteme, bei denen Papierdokumente in Aktenschränken abgelegt werden. Das am häufigsten verwendete Dateisystem ist ein alphabetisches System.
Zweck
Ablagesysteme dienen dazu, Dokumente für Mitarbeiter organisiert und leicht zu finden. Ein Ablagesystem wird eingerichtet, und die Mitarbeiter folgen dem verwendeten System.
Vorteile
Alphabetische Ablagesysteme sind eine Art von System, das leicht zu lernen und zu lernen ist. Die Dokumente werden in alphabetischer Reihenfolge abgelegt, in der Regel nach dem Herstellernamen. Jeder Mitarbeiter kann ein benötigtes Dokument finden, solange der Lieferantenname bekannt ist.
Nachteile
Ein Nachteil dieses Systems besteht darin, dass Dokumente aufgrund der Briefe häufig falsch abgelegt werden. Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass Dokumente nur schwer gefunden werden können, wenn etwas unter dem Vornamen des Verkäufers und dem Nachnamen abgelegt wird. Namensänderungen in Unternehmen werden möglicherweise nicht ordnungsgemäß erfasst, was ebenfalls zu Verwechslungen mit diesem Ablagesystem führt.
