Ein gut gewartetes Ablagesystem ermöglicht den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen und spart einem Unternehmen Geld, indem es Zeit spart. Unternehmen, Schulen, Regierungsbehörden und sogar Menschen des Alltags nutzen Ablagesysteme, um ihre Angelegenheiten zu organisieren. Wählen Sie zwischen vier verschiedenen Arten von Ablagesystemen für Ihr Büro. Jedes bietet seine eigenen Vor- und Nachteile.
Alphabetisches Ablagesystem
Ordnen Sie im alphabetischen Ablagesystem die Datensätze nach Namen - entweder Name der Person, Firma oder Betreff - gemäß den Buchstaben des Alphabets. Verwenden Sie dieses Ablagesystem auf zwei verschiedene Arten. Das thematische alphabetische Ablagesystem, das auch als Wörterbuchsystem bezeichnet wird, speichert einzelne Datensätze in alphabetischer Reihenfolge. Diese Ablagesysteme funktionieren gut, wenn eine kleine Anzahl von Datensätzen gespeichert wird, weniger als 5.000 Dateien, sagt Ancom, ein Ablagesystemunternehmen.
Dieses System erweist sich als problematisch, wenn viele oder mehrere Kunden denselben Namen haben. Verwenden Sie ein geographisches System - auch Enzyklopädie oder klassifiziertes System genannt -, um größere Datensätze zu organisieren. In diesem System fassen Sie die Subjekte nach großen Kategorien zusammen, beispielsweise nach einer Stadt, einem Bezirk oder einem Bundesstaat. Die Kategorien und die Dateien innerhalb jeder Kategorie sind alphabetisch angeordnet.
Numerisches Ablagesystem
Wenn Sie ein numerisches Ablagesystem verwenden, weisen Sie jeder Datei Nummern zu und ordnen Sie die Nummern in sequentieller Reihenfolge an. Dateien für Personen mit demselben Namen haben keine doppelten Überschriften wie beim alphabetischen System. Dieses System bietet auch eine bessere Vertraulichkeit der Dateien, da in den Dateien keine Namen angezeigt werden und sich beim Umgang mit einer großen Anzahl von Dateien gut eignet. Verwenden Sie statt einer Datei eine Nummer, das chronologische System, das die Dateien nach Datum sortiert.
Terminal Digit Ablagesystem
Ordnen Sie bei der Verwendung der Zahlen der Terminal-Ziffern die Dateinummern der Reihe nach zu, legen Sie sie jedoch nach den letzten beiden Ziffern ab. Ancom gibt Beispiele für das Finden einer Datei mit der Nummer 17234. Zuerst gehen Sie zum Abschnitt 34 des Dateisystems, suchen Sie dann nach dem Bereich 72 dieses Abschnitts und schließlich nach Datei 1. Dieses System funktioniert gut, wenn Sie mehr als 10.000 Dateien aufbewahren.
Alphanumerisches Ablagesystem
Verwenden Sie sowohl Buchstaben als auch Zahlen, um Dateien im alphanumerischen Dateisystem zu organisieren. Verwenden Sie beispielsweise zwei Buchstaben, um den Status des Kunden anzugeben, gefolgt von einer Nummer, um seine Kontonummer anzugeben. Dies ermöglicht eine einfachere Vorsortierung, wenn eine große Anzahl von Dateien vom selben Speicherort abgerufen werden muss.
