Nichts ist frustrierender, als wichtige Datensätze nicht finden zu können, wenn Sie sie benötigen. Reisepässe, Impfunterlagen und Finanzdokumente sollten alle in einem System für Haushaltsdateien abgelegt werden. Unterschätzen Sie niemals die Vorteile eines effektiven Ablagesystems.
Abruf
Wissen Sie, wo Ihr Autotitel ist? Wie wäre es mit der Tat in Ihrem Haus? Ein Dateisystem sollte nur dann die benötigten Informationen finden und abrufen, wenn Sie sie benötigen. Ein effektives Ablagesystem spart Zeit und minimiert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie wichtige Dokumente und Aufzeichnungen verlieren.
Rechtliche Anforderungen
Ein weiterer Vorteil eines Ablagesystems besteht darin, dass es Ihnen hilft, die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten, die festlegen, wie lange Sie verschiedene Arten von Dokumenten aufbewahren müssen. Die Association of Records Management-Administratoren empfehlen Ihnen, die Verwaltungscodes, die Satzungsbestimmungen und den US-amerikanischen Kodex zu überprüfen, um die relevanten Bestimmungen für die Aufbewahrung von Aufzeichnungen an Ihrem Wohnort zu finden.
Bereinigen
Ein Vorteil der ordnungsgemäßen Verwaltung Ihrer Aufzeichnungen ist, dass Sie mit einem Ablagesystem wissen, wann Sie alte Aufzeichnungen löschen müssen, die Sie nicht mehr aufbewahren müssen. Finanzunterlagen und Aufzeichnungen, die persönliche Informationen enthalten, sollten vernichtet werden, um zu vermeiden, dass sie in die falschen Hände geraten.
