Memos sind eine Standardform der Geschäftskorrespondenz. Sie sind zur Information geschrieben oder fordern eine Aktion an. Sie können interne oder externe Memos schreiben. Externe Memos werden an Personen außerhalb Ihrer Organisation gesendet. Sie können beispielsweise ein Beratungs-Memo an professionelle Berater senden, die einen Vorschlag für ein bestimmtes Projekt anfordern. Möglicherweise fordern Sie die Berater auf, ein Angebot für das Projekt, einen Zeitrahmen für den Abschluss und einige Arbeitsproben durch das Memo zu senden.
Schreiben Sie eine Überschrift für Ihr Beratungsprotokoll. Die Überschrift enthält vier Zeilen mit jeweils einer bestimmten Bezeichnung: An, Von, Datum und Betreff. Ihr Name und der Name Ihres Unternehmens stehen in der ersten Zeile. Die zweite Zeile enthält die Namen aller professionellen Berater, an die Sie das Memo senden. Die dritte Zeile gibt das Datum an, an dem Sie es versenden möchten, und die vierte Zeile sollte das Thema des Memos in wenigen Worten erläutern, z. B. "Web Design Proposal Request".
Erläutern Sie den Zweck Ihres Beratungsmemos im ersten Absatz. Memos sind in der Regel knapp und auf den Punkt. Lassen Sie die Berater wissen, welche Art von Projekt Sie abschließen müssen und dass Sie Vorschläge von qualifizierten Fachkräften suchen.
Besprechen Sie die Details Ihres Projekts in den nächsten Absätzen. Diese Angaben können ein beliebiges Budget oder eine mögliche Frist enthalten, bis zu welchem Datum Sie die Vorschläge erhalten möchten, was Sie in die Vorschläge aufnehmen möchten und welches Verfahren Sie zur Auswahl eines Beraters verwenden möchten.
Schreiben Sie Ihre Kontaktinformationen am Anfang des abschließenden Absatzes auf. Lassen Sie die Berater wissen, wie Sie am besten Kontakt mit Ihnen aufnehmen können und wie Sie es bevorzugen, die angeforderten Informationen zu erhalten, z. B. per E-Mail oder E-Mail. Erinnern Sie die Berater an die Frist, um zu antworten. Vergessen Sie nicht, den Beratern für ihre Zeit zu danken.
