Wichtiges Treffen? Kommende Blutspende Es kann viele Gründe geben, ein überzeugendes geschäftliches Memo zu versenden. Jedes Memo muss gut geschrieben sein, da es Sie und Ihre Abteilung repräsentiert. Und natürlich möchten Sie die Menschen dazu bringen, daran teilzunehmen, sich anzumelden, zu geben oder was immer Sie von ihnen verlangen. Befolgen Sie beim Erstellen überzeugender Memos einige Richtlinien, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe
Verstehen Sie den Leser oder die Zielgruppe. Ein Memo an Ihr Team unterscheidet sich wahrscheinlich von einem Memo an den Verwaltungsrat. Auch wenn sie immer professioneller Natur sind, müssen einige Memos formeller sein. Andere Faktoren wie Alter, Geschlecht und Bildungsniveau können ebenfalls eine Rolle beim Schreiben eines überzeugenden Memos spielen.
Geben Sie Ihr Thema an
Das hört sich vielleicht dumm an, denn Sie denken natürlich, Sie wissen, worum es in Ihrem Memo geht. Wenn Sie jedoch ein klares Thema für Ihren Brief schreiben, können Sie sich genau auf das konzentrieren, was Sie möchten. Kurz gesagt, hilft es Ihnen, ohne übermäßige zusätzliche Kommentare auf den Punkt zu kommen. Die Angabe des Themas dient nur zum Nachschlagen beim Schreiben. Sie kündigen Ihr Thema nicht den Lesern an. Zum Beispiel könnte Ihr Thema "Unterstützung der Blutspende am nächsten Dienstag" sein.
Umreißen Sie das Memo
Oh, es ist dieses verhasste Wort von der siebten Klasse bis zur High School, "Gliederung". Entspannen Sie Sich. Dies ist nur eine informell Überblick darüber, wer der Leser ist, was er von ihm erwarten soll und warum er es tun soll. Niemand wird das sehen außer dir; Kein Grammatiker wird über Ihre Schulter hängen oder einen roten Stift dazu nehmen, weil Sie nicht immer einen Punkt B haben, der zu Ihrem Punkt A passt. Diese Gliederung hilft Ihnen nur, Ihre Gedanken zu ordnen. Ihre Gliederung könnte nur aus Stichpunkten bestehen:
- Unterstützt die Blutspende am kommenden Dienstag.
- Bluttriebe retten Leben.
- Alle Blutgruppen werden benötigt.
- Einen Termin machen.
Fügen Sie der Gliederung Notizen hinzu, bei denen Details sinnvoll sind:
- Unterstützen Sie die Blutspende am nächsten Dienstag, 25. September, 8.00 Uhr - Mittag
- Bluttriebe retten Leben.
- Alle Blutgruppen werden benötigt.
- Vereinbaren Sie einen Termin, damit Sie nicht warten müssen. Anruf ____
Halte es kurz und fokussiert
Beginnen Sie mit dem Schreiben Ihrer Umrisse und Notizen. Denken Sie daran, dass die Memos kurz und fokussiert sind. Beschreiben Sie kurz und knapp, was der Leser tun soll, warum, wie und wann. Zählen Sie die Vorteile von Maßnahmen auf. Menschen dazu zu bringen, mit dem, was Sie vorschlagen und zu tun, was Sie wollen, zu stimmen, ist das ultimative Ziel eines überzeugenden Memos. Aber um die Menschen davon zu überzeugen, dass das, was Sie vorschlagen, eine gute Idee ist, müssen Sie den Lesern Gründe nennen, warum sie sich daran halten sollten. Sagen Sie den Leuten, was gewonnen wird, und geben Sie die wichtigsten Vorteile, wenn Sie das tun, was Sie möchten.
Bearbeiten und umschreiben
Überprüfen Sie auf Grammatik- und Rechtschreibfehler. Während die Idee hinter dem Memo wichtig ist, zählen auch die kleinen Dinge. Ein Memo wird überzeugender, wenn es gut geschrieben ist und keine grammatikalischen und Tippfehler enthält. Geschäftsleute haben hohe Erwartungen. Wenn das Memo überzeugend ist, aber auffällige Fehler aufweist, verringern diese Fehler die Auswirkungen und die Wirksamkeit des Memos. Legen Sie es nach dem ersten Entwurf beiseite und kommen Sie in ein paar Minuten oder Stunden zurück, je nachdem, wie viel Zeit Sie haben, bevor Sie es senden. Lesen Sie das Memo erneut und nehmen Sie alle Änderungen vor, von denen Sie glauben, dass sie es verbessern.
Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, es könnte mehr Überzeugungsarbeit leisten, recherchieren Sie einige Fakten, um sie zu überzeugen:
- Unterstützen Sie die Blutspende am nächsten Dienstag, dem 25. September, von 8 bis 12 Uhr.
- Bluttriebe retten Leben. Allein im letzten Jahr wurden ____ Pints Blut in unserem örtlichen Krankenhaus aufgrund von Notfällen und Transfusionen verwendet. Vielen Dank an Blutspender.
- Alle Blutgruppen werden benötigt.
- Rufen Sie ____ an, um einen Termin zu vereinbaren, damit Sie nicht warten müssen.
Bitten Sie zuerst um Feedback
Bevor Sie das Memo senden, erhalten Sie Feedback von anderen. Fragen Sie ein paar Leute, deren Meinungen Sie schätzen, bevor Sie sie versenden. Fragen Sie, ob sie überredet werden könnten, und wenn nicht, warum. Hören Sie sich alle Vorschläge an und versuchen Sie, nützliche Informationen in das Memo aufzunehmen. Ein überzeugendes Memo benötigt normalerweise einige Entwürfe, bevor es gut genug ist, um es zu verteilen.
