Für ein reibungsloses Funktionieren des Büros ist es wichtig, dass Sie Ihre Vorgesetzten, Kollegen und Untergebenen auf dem Laufenden halten. Während viele tägliche Informationen persönlich, per E-Mail oder am Telefon ausgetauscht werden, ist es manchmal notwendig, ein Office-Memo zu verfassen, in dem bereits geführte Diskussionen und Aktionen (einschließlich Mitarbeiterbewertungen) erinnert und / oder gegeben werden Jeder ist auf dem Weg zu bevorstehenden Änderungen. Hier erfahren Sie, was Sie wissen müssen, um Ihre Gedanken zu sammeln und ein wirksames Memo zu schreiben.
Bestimmen Sie den Zweck des Memos, das Sie schreiben möchten. Versuchen Sie es in einem kurzen Satz zusammenzufassen. Beispiele: Orientierung für neue Mitarbeiter; Neue Verfahren zur Bearbeitung von Reiseansprüchen; Urlaub Potluck. Dieser Satz bildet die Betreffzeile oben in Ihrem Memo direkt unter den Adressaten.
Identifizieren Sie die Personen, zu denen das Memo gehen soll. Wenn es sich nur um wenige Personen handelt, werden sie im Memo nach Name, Titel und Abteilung identifiziert. Wenn es jedoch zu einer großen Gruppe geht, werden sie durch einen Sammeltitel identifiziert. Beispiele: Alle Mitarbeiter; Abteilung 4 Manager; Büroangestellte. Diese Informationen werden in die "An" -Zeile der Notiz eingefügt.
Identifizieren Sie sich und Ihren Titel in der Zeile "Von". Selbst wenn Sie jeder als "Bob" kennt, sollten Sie sich sowohl mit Ihrem Vor- als auch mit Ihrem Nachnamen identifizieren.
Folgen Sie der "3-Regel" beim Erstellen des Memo-Inhalts. Sagen Sie Ihren Lesern insbesondere, was Sie ihnen sagen werden, sagen Sie ihnen, was es ist, und beenden Sie, indem Sie wiederholen, was Sie ihnen gerade gesagt haben. Vielleicht handelt es sich in Ihrem Memo beispielsweise darum, Ihre Mitarbeiter daran zu erinnern, dass die Ablenkung der Ferienzeit es für Diebe zu einer beliebten Zeit macht, um Gegenstände wie Geldbörsen und persönliche Gegenstände zu stehlen, die in Sichtweite liegen. Der erste Absatz würde sie auf die Notwendigkeit aufmerksam machen, vorsichtig zu sein. Der zweite Abschnitt enthält Tipps zum Sperren von Schreibtischen und Türen und zum besseren Bewusstsein der Besucher. Der dritte Absatz würde Maßnahmen vorschlagen, wenn sie verdächtiges Verhalten beobachten oder Opfer eines Bürodiebstahls werden.
Verwenden Sie Aufzählungszeichen für Memos, die prozeduralen Inhalt oder eine beliebige Checkliste enthalten. Diese sind viel einfacher zu verstehen und zu verstehen, als sie in einen narrativen Absatz einzubetten.
Beachten Sie die Regel von 1-Zoll-Rändern auf der linken und rechten Seite und am unteren Rand der Seite. Der Anfang Ihrer Seite ist wahrscheinlich eine Form von Briefkopf oder eine Vorlage, die Ihren oberen Rand um einige Zoll nach unten senkt. Wenn Sie keinen Briefkopf haben, können Sie selbst ein gut aussehendes Dokument erstellen, indem Sie das Wort "MEMO" in Fettdruck 2 oder 3 Zoll vom oberen Rand der Seite nach unten zentrieren. Am linken Rand werden "An:", "Von:" und "Betreff:" eingegeben. Der Hauptteil der Notiz ist einzeilig.
Verwenden Sie ein 12 pt. Schrift, die Ihre Empfänger leicht lesen können. Times New Roman und Courier sind Standard; Bookman und Palatino sind ebenfalls akzeptabel.
Lesen Sie Ihre Inhalte sorgfältig durch, bevor Sie sie ausdrucken.
Sie können beliebig viele Kopien kopieren und an die Empfänger verteilen.
Tipps
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Behalten Sie Ihr Memo möglichst immer auf einer Seite. So viel wie jeder in einem Büro tun muss, wird jedes Memo, das auf mehreren Seiten abgelegt wird, wahrscheinlich für späteres Lesen reserviert und gelangt schließlich an den unteren Rand des Stapels. Wenn der Inhalt von dringlicher Natur ist oder sich auf ein bevorstehendes Meeting bezieht, das er in seinen Kalender eintragen muss, stellen Sie sicher, dass dies in der Betreffzeile auffällt, damit Ihre Leser es nicht verpassen.
Warnung
Wenn der Inhalt Ihres Memos negativ ist oder möglicherweise im Geist eines störenden Moments verfasst wurde, legen Sie es für einige Stunden oder bis zum nächsten Tag beiseite und lesen Sie es erneut.
