Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist ein schriftliches Dokument, in dem die Regeln einer Organisation und deren konkrete Ausführung beschrieben werden. Dies umfasst alles von der allgemeinen Perspektive der Organisation bis hin zur Verarbeitung eingehender E-Mails. Einige grundlegende Ideen für ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch machen ein Handbuch für Mitarbeiter nützlicher.
Sammeln Sie Feedback von Abteilungen
Bevor Sie ein formales Handbuch für eine Organisation schreiben, sollten Sie von allen verschiedenen Abteilungen Feedback zu ihren Richtlinien und Verfahren erhalten. Auch wenn es kein formales Richtlinien- und Verfahrenshandbuch gibt, verfügen die Abteilungen wahrscheinlich über ihre eigenen informellen Richtlinien, Memos und verstreuten Führer. Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch sollte, sofern es nicht für ein neues Unternehmen oder eine neue Organisation geschrieben wird, berücksichtigen, wie die Abteilung bereits betrieben wird. Die Einführung völlig neuer Richtlinien und Verfahren könnte aufgrund der Lernkurve möglicherweise die Produktionen verlangsamen. Stellen Sie sich stattdessen das Richtlinien- und Verfahrenshandbuch als einen Ort vor, an dem alle informellen Richtlinien und Verfahren an einem Ort zusammengefasst werden, um Verwirrung zu vermeiden.
Dies ist jedoch keine absolute Regel. Das Erstellen eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs hat den Vorteil, dass Sie die Wirksamkeit der Arbeit einer Organisation überprüfen können. Sprechen Sie beim Verfassen des Handbuchs mit den Managern und Mitarbeitern in den verschiedenen Abteilungen darüber, ob eine der Richtlinien und Verfahren, mit denen sie derzeit arbeiten, umständlich, schwierig oder inkonsistent ist. In diesem Fall möchten Sie möglicherweise eine Besprechung abhalten, um effizientere Arbeitsmethoden zu besprechen, bevor Sie das Handbuch ausfüllen.
Unterscheiden Sie zwischen Politik und Verfahren
Richtlinien enthalten allgemeine Regeln, die beschreiben, was getan werden kann oder was nicht, und dies reicht von philosophisch bis spezifisch. Eine Richtlinie kann beispielsweise „Wir sind umweltfreundlich“ sein oder „Alle Zulassungsanträge an die Zulassungsabteilung senden.“ In den Verfahren werden die schrittweisen Prozesse zur Durchführung einer Richtlinie beschrieben. Bei der Erstellung eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs müssen Sie zwischen den beiden Richtlinien unterscheiden, indem Sie die Richtlinienüberschriften und die Verfahren für die einzelnen Richtlinienuntertitel oder -listen festlegen. Auf diese Weise kann das Handbuch schnell von Mitarbeitern durchsucht werden, die spezifische Informationen zur Durchführung einer Richtlinie suchen.
Seien Sie klar und spezifisch
Beim Verfassen eines Richtlinien- und Verfahrenshandbuchs müssen Sie Ihre Arbeit möglicherweise regelmäßig überprüfen, um Fachjargon, komplexe Sätze und vage Anweisungen auszuschließen. Versuchen Sie, die Sätze auf 15 Wörter oder weniger zu beschränken. Vermeiden Sie Angriffe oder Sätze, die auf verschiedene Weise interpretiert werden könnten. Anstatt Anweisungen wie "Alle Rechnungen bearbeiten und ein Formular an den Manager senden" zu geben, beschreiben Sie die Verfahren zur Verarbeitung der Rechnungen und geben Sie den Namen des speziellen Formulars an, das dem Manager gesendet werden soll.
Möglicherweise möchten Sie, dass ein oder mehrere Mitarbeiter das Richtlinien- und Verfahrenshandbuch durchlesen, um zu überprüfen, ob sie Teile haben, die nur schwer verständlich sind.
Überprüfen und regelmäßig aktualisieren
Ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist ein lebendiges Dokument. Um es nützlich zu halten, sollten Sie es regelmäßig überprüfen und aktualisieren. Halten Sie jedes Jahr ein Meeting ab, um zu sehen, ob Änderungen an dem Richtlinien- und Verfahrenshandbuch vorgenommen werden müssen. Dazu gehören neue Arbeitsweisen, die Umformulierung schwieriger oder verwirrender Absätze sowie Brainstorming-Methoden, um das Handbuch nützlicher zu machen, z. B. durch Hinzufügen weiterer Informationen oder durch Farbkodierung verschiedener Kapitel.
Vermeiden Sie es, zeitkritische Informationen wie Namen von Kontakten, Telefonnummern und URLs von Websites in die Richtlinie aufzunehmen. Anstatt sich auf bestimmte Personen oder Titel im Handbuch zu beziehen, beziehen Sie sich auf die Abteilungsnamen. Dadurch wird sichergestellt, dass das Richtlinien- und Verfahrenshandbuch länger relevant bleibt.
